入退室記録の重要性とは？記録するべき理由やメリット、効率的な方法を解説
入退室の記録（ログ）とは、オフィスや施設・短期の貸しスタジオ・貸し会議室などの出入り口で、「誰がいつ入室し、いつ退室したか」を記録・管理するシステムや方法です。
オフィスでは社員や訪問者の出入り状況を記録するだけでなく、セキュリティ強化や勤怠管理の効率化、従業員の在籍状況の把握など職場環境の質を高める役割も果たします。
また、短期で特定の人物の入退室権限をオンラインで付与・解除することで、人を介さずに管理できるため、会議室・スタジオ・別荘などの遊休スペースの活用ビジネスにも有用です。
本記事では、このような入退室記録の概要や重要性、メリットなどを詳しく解説します。
なお株式会社セキュアでは、オフィスや施設の入口や特定エリアへのセキュリティ対策を強化できる入退室管理ソリューションサービスを提供しています。
入退室管理システムを導入する際に必要な情報を、多数の導入実績をもとにまとめた資料を作成しました。詳細は下記からダウンロードいただけますので、セキュリティの強化・最適化にぜひご活用ください。
目次
企業や施設における入退室記録（ログ）とは？
「入退室の記録（ログ）」とは、社員や来訪者が特定エリアに出入りする際につける記録のことです。主に企業や施設の入口・セキュリティルームの扉の前で行われます。
不審者や部外者を簡単に中に入れない入退室管理の一環として、人の出入りを記録することは大事な意味があります。なぜなら、企業が保管・管理する機密情報や個人情報の盗難、またデータの漏洩を未然に防ぐことにつながるからです。
東京商工リサーチによると、2022年の上場企業による情報漏洩と紛失事故件数は、過去最多の165件（前年比20.4%増）でした。影響人数は592万人にもおよび、入退室の記録と管理は、もはや企業が担う責務といえます。
参考：流出・紛失情報は592万人分 ～ 2022年「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査 ～ | TSRデータインサイト | 東京商工リサーチ
なお記録するタイミングは、主に人が入る時と出る時の2回です。来た人や場所によって、記録する内容は異なります。例えば来訪者の場合、「どこの誰がいつどんな目的で入室するか」を記し、退室時には時刻だけが記されることが一般的です。
企業に入退室記録（ログ）が必要な3つの理由
入退室記録をつけることは法的な義務ではありませんが、実施している企業は多いのが現状です。本章では、企業に入退室記録が必要な主な理由を3つ紹介します。
- Pマーク・ISMS認証の取得と維持
- 勤怠管理と業務効率の向上
- 貸スタジオ・会議室などの管理コストの大幅削減とセキュリティを両立
さっそく見ていきましょう。
理由1.Pマーク・ISMS認証の取得と維持
プライバシーマーク（Pマーク）制度や情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の適合性評価制度は、個人情報や組織の情報資産を適切に保護する体制を整えている企業を認定する制度です。
| プライバシーマーク制度 （Pマーク） | 個人情報の適切な保護のための体制を整備している事業者を認定する制度 |
|---|---|
| ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）適合性評価制度 | 組織が保護すべき情報資産について、国際的に整合性のとれた情報セキュリティマネジメントシステムが構築されている事業者を認証する制度 |
これらの認証を持つ企業は、情報保護に真剣に取り組んでおり、入退室管理も取り組みの一環として世の中に示すことができます。
認証の取得審査において入退室記録の実施は、情報セキュリティへの取り組み姿勢を強くアピールできる点がメリットの一つです。
情報保護認証規格の「Pマーク」を取得する企業が年々増えていることからも、企業のセキュリティ対策への関心が高まっていることが分かります。
増加の背景には、2022年4月の改正個人情報保護法の施行で事業者に新たな責務が課され、違反した場合の罰則が厳しくなっている点も挙げられます。
なお、PマークやISMS取得するために必要なセキュリティについて関心のある方は、下記をクリックのうえQ&Aコーナーをチェックしてみてください。
ISO27001を取得するために必要な物理セキュリティとは？
理由2.勤怠管理と業務効率の向上
入退室記録は企業の大事な情報を守るためだけでなく、社員の勤怠管理にも役立ちます。
社員の出社・退社・休憩時間などの正確な把握は、業務の効率化や働き方の見直しにも欠かせません。2019年に「労働安全衛生法」が改正され、「客観的な記録による労働時間の把握」が法的義務になりました。
下記は、厚生労働省が発表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」の一部です。
| 労働時間を適正に把握するために、労働者の始業・終業時刻を確認し、記録すること タイムカード、ICカード、入退室記録などの客観的な記録を基に確認し、適正に記録すること 自己申告制を採用する場合でも、入退室記録やパソコン使用時間の記録などのデータを活用し、自己申告と実際のデータに乖離がある場合には実態調査を行い、労働時間を補正すること |
以上の点から、入退室の記録（ログ）は労働時間管理の根幹を支える重要なツールであり、法令遵守と労務管理の効率化、労働者の健康を守るために欠かせないものであるといえます。
理由3.貸スタジオ、会議室などの管理コストの大幅削減とセキュリティを両立
貸スタジオ・会議室・貸別荘など、不特定多数の人々が利用する空間では、安全性を確保することが最優先です。入退室記録をしっかりと管理し、利用者の安全と安心感を提供しなければなりません。
入退室記録を確実に実施すると、下記のような利点を利用者にもたらします。
| ・不正利用の防止やトラブル発生時の迅速な対応が可能 ・不正利用の防止やトラブル発生時の迅速な対応が可能 不特定多数の人が出入りする施設では、記録されているという透明性が利用者の安心感・信頼感につながる |
また、企業が入退室記録を実施する背景には、施設運営を効率化し、管理負担を軽減する必要性もあります。
管理者が直接対応して鍵を貸し出したり、利用時間を確認したりする運営方法は、人件費や時間的コストがかかるだけでなくセキュリティリスクやトラブルの原因になることも少なくありません。
例えば、QRコード発行による入退室管理を用いれば、非対面での運営や、正確な利用時間の記録と料金計算が可能となり、人件費や事務手続きのコストが大幅に削減されます。
「セキュリティと効率的な運営の両立」という面でも、入退室の記録はとても有用です。
入退室記録（ログ）をつけることによる5つのメリット
本章では、「入退室の記録（ログ）」を管理することの具体的な4つのメリットについて解説します。
- 誰がいつどこに入退室したのか把握できる
- 社員の勤怠管理に活用できる
- 機密情報の漏洩リスク対策になる
- 遊休スペースの活用を促進し、新たな収益機会を創出
- 感染対策につながる
メリットを把握し、自社の入退室記録の活用やシステム導入の際の判断材料にご活用ください。
メリット1.誰がいつどこに入退室したのか把握できる
社員や訪問者、施設の利用者が「いつ入室し、いつ退室したのか」を確認でき、部外者の出入りを監視できる点が入退室記録のメリットの一つです。
施設や企業への人の出入りを記録しておけば、万が一物品や重要書類の盗難が起きた際でも、入退室記録が証拠として使えます。
入退室の日時や場所を把握すると得られる利点の例は、下記のとおりです。
| ・セキュリティ事故やトラブル発生時に迅速な原因究明が可能 入退室データをもとにした不正行為の抑止 ・記録を活用した施設利用状況の分析や改善が可能 |
例えば、株式会社セキュアが提供する「SECURE AI Office Base」は、社員や来訪者の入退室記録を記録するだけではありません。AI技術を駆使した顔認証で誰が入室したかを解析し「なりすまし」による入室を防ぎます。
AI顔認証によるカードレス運用で、安全面のリスクからカード運用をしたくない企業や、セキュリティ強化が必要なPマーク取得企業、感染症対策や健康管理を徹底したい企業など幅広いニーズにお応えします。
ワンタイムパス機能でゲスト管理も簡単な「SECURE AI Office Base」について関心のある方は、下記から気軽にお問い合わせください。
メリット2.社員の勤怠管理に活用できる
企業の総務部にとっても、入退室記録は社員の出退勤管理で大事な役割を果たします。
前述したように、近年労働安全衛生法の改正により「労働時間の把握」が義務化され、企業は社員の残業を含む労働時間や有給休暇、欠勤などの勤務状況を正確に把握し、給与計算に反映することが求められています。
またコロナ禍以降テレワーク化が進み、出社と在宅勤務を交互に行う企業も増えました。社員の働き方が多様化した一方で、出退勤管理は以前より複雑化しています。そのため、誰がどこで勤務しているか把握するためにも、入退室記録が出退勤管理に活用されています。
その他、オフィスの入退室記録（ログ）をとることで得られる利点は、下記のとおりです。
| ・入退室記録（ログ）により勤怠状況が明確化され、必要なサポートやリソース配分が効率化される ・特定の日時における入退室情報を遡ることで、問題発生時の原因究明や迅速な対応が可能になる |
このように、入退室記録は社員が安心して働ける環境の提供や、企業の業務効率化と法令遵守の支援に役立ちます。
メリット3.機密情報の漏洩リスク対策になる
入退室記録は、企業に不正侵入しようとする人物に隙を与えにくくし、情報の盗難・漏洩リスク対策にもなります。
個人情報保護法では、重大な情報漏洩問題が起きた際には「個人情報保護委員会」に報告しなければならないため、企業は特に個人情報の保護に慎重にならざるを得ません。
特にマイナンバーなどの個人情報は、高いセキュリティ対策のもと、通常業務とは分けられた管理区域で保管することが望ましいとされています。そして管理区域への入退室には、細心の注意を払わなければならず、入退室記録は必要不可欠な要素といえます。
入退室の記録をつけることで、下記のような情報漏洩リスクを低減できます。
| ・機密エリアへのアクセス制限を強化 ・ 重要なデータが保管されている場所の監視強化 ・不審者や内部関係者による不正行為の抑止 |
繰り返しにはなりますが、入退室記録を残し管理を徹底することで、個人情報保護法や情報セキュリティ規格（ISMSなど）の要件を満たす管理体制の構築にも役立ちます。
メリット4.遊休スペースの活用を促進し、新たな収益機会を創出できる
効率的な入退室記録は、貸しスタジオ・貸し会議室・貸し別荘などの短期利用型施設において、遊休スペースを有効活用することにも役立ちます。
特に、オンラインで入退室権限を特定の利用者に期間限定で付与し、同時にQRコードを発行して入退室を可能にするシステムの活用は、次のような理由で企業にとって大きなメリットです。
| 運営の効率化 | ・オンライン予約時に自動で発行されるQRコードを使用すれば、施設の利用者が管理者と非対面で入退室を行うことが可能 ・物理的な鍵の受け渡しや現地対応が不要となり、運営コストが削減される |
|---|---|
| 利用者体験の向上 | ・QRコードによるスムーズな入退室は、利用者にとって便利でストレスフリーな体験を提供する ・リピート利用を促進し、施設の稼働率向上も期待できる |
| 遊休スペース活用の促進 | ・一定期間利用されていないスペースを効率的に運用することで、遊休状態を減らし、新たな収益機会を創出する ・短期利用を前提としたスペース運用の柔軟性が向上し、企業にとって新しいビジネスモデルが構築できる |
| セキュリティの向上 | ・誰がいつ利用したのかが明確になるため、不正利用の防止やトラブル発生時の迅速な原因特定が容易となる ・利用者に安全性への信頼を提供できる |
入退室記録はシステムを上手に活用することで、効率的な施設管理に加え遊休スペースのビジネス価値を最大化する手段にもなり得ます。
メリット5.感染対策につながる
入退室記録をつけることは、職場でのクラスター感染対策にもつながります。企業は、労働環境について安全を配慮する義務があるためです。
感染症対策は、個人の健康を守るだけでなく、社会全体の安定に貢献する重要な取り組みです。そのため、施設や企業では、集団感染がおきないように日ごろから社員の体温チェックや衛生管理など、できることをしなければなりません。
入退室記録をつけていれば、感染者が発生しても、記録からオフィス滞在時間や滞在場所も確定できます。その時間帯と同じ場所に居合わせた社員に注意を促して在宅勤務に切り替えるなど、感染拡大の予防に向けた対応がとりやすくなります。
ここまで、入退室記録をつけることによるメリットをご紹介しました。それでは、実際にどのように入退室記録をつければいいのでしょうか。次に、具体的に入退室の記録をつける方法を見ていきます。
入退室の記録（ログ）をつける4つの方法
入退室の記録をつける4つの方法を紹介します。
- Excelやスプレッドシートで入退室記録表を作る
- タイムカード・来訪者記録をつける
- 入退室管理アプリを利用する
- 入退室管理システムを導入する
順番に見ていきましょう。
方法1.Excelやスプレッドシートで入退室の記録（ログ）表を作る
企業の入口で、受付担当や警備員が対面で記録する方法があります。Excelやスプレッドシートで入退室記録表を作成し、一人ひとり目視で確認することが一般的です。
来訪者の場合、訪問予約の有無を確認したり担当者を呼び出したりして、簡単に入室させないメリットがあります。社員など関係者以外の人に対しても、プレッシャーを与えることが可能です。社員が、管理区域にむやみに出入りしないためにも役立ちます。
一方で、人が行う入退室管理は全ての重要エリアの前に配置することは難しく、人件費の負担も考慮しなければなりません。
方法2.タイムカード・来訪者記録をつける
多くの施設で実施されている方法が、タイムカードや来訪者記録です。社員の出退勤にはタイムカードを使用し、来客には入口に設置された入退室管理表に、社名と氏名、訪問部署や用件、そして入退室時間を記入してもらいます。
この場合のデメリットとしては、入退室の記録漏れや外部者が社員について入室する「共連れ」リスクがあることです。そのため、誰がいつ出入りしたか確実に記録するしくみ作りが必要になってきます。
また、機密情報の管理区域への入退室に関しては、記録だけでなく扉に暗証番号やICリーダーを設置するなどして、セキュリティレベルをあげることも検討されます。
方法3.入退室管理アプリを利用する
入退室管理アプリとは、企業や施設の出入りをデジタルで管理するためのアプリケーションです。
小規模な施設やコストを抑えたい場合に適しており、導入の第一歩として利用するのに適しています。
導入コストが低い・運用が手軽・既存のスマートフォンを活用できるなどがメリットです。
通常、入退室管理アプリは施錠・解錠などの基本的な機能に特化しており、スマートフォンやICカードを使用して施錠・解錠を行うことができます。
一方でシステムとの統合性が限定されるため、特定のエリア・時間帯によるアクセス制限、複数の認証方式の組み合わせなど複雑な運用や大規模管理には対応が難しい点がデメリットです。
方法4.入退室管理システムを導入する
入退室管理システムとは、企業や施設の出入りをデジタルで一元管理し、セキュリティや勤怠管理を効率化するためのシステムです。
特に大規模な施設や従業員が多い企業では、アプリより複雑で多機能な「入退室管理システム」の方が、スムーズで効率的な管理に適しています。
例えば、株式会社セキュアが提供する「SECURE AI Office Base」は、AI顔認証を活用したオフィス管理システムで、従業員の健康管理や入退室、勤怠データの一元管理、オフィスの混雑状況の可視化などを実現できます。
管理区域のセキュリティ重要度に合わせて、個人ごとに入退室を制限でき、AI顔認証や測温など時代のニーズにも対応しています。
さらに入室時/退室時の状況を記録し、異常時にはログを保存することも可能です。記入漏れもなく、入退室記録のデータベース化もできるため、長い目で見ても入退室管理を行うメリットは大きいといえます。
その他の「SECURE AI Office Base」の主な機能は下記のとおりです。
| 【SECURE AI Office Baseの主な機能】 ・AI顔認証による非接触型の入退室管理 ・体温測定とマスク着用検知 ・感染者と接触した従業員の追跡機能 ・オフィス内の混雑状況のリアルタイム分析 ・勤怠データのクラウド管理 ・社員の在籍情報確認 ・ゲストのワンタイムパス発行 など |
AIが自動で機器をシステムにつないでくれるため、設定の手間がかからない「SECURE AI Office Base」については、下記からお気軽にお問い合わせください。
入退室管理システムで効率化に取り組んだ事例
本章では、前述した「SECURE AI Office Base」を導入してセキュリティや効率が向上した企業の事例を2つ紹介します。
- 正確な入退室記録で勤怠管理の精度向上｜株式会社Clapper
- 入退室記録の効率化と感染防止を実現｜スマートニュース株式会社
事例1.正確な入退室記録で勤怠管理の精度向上｜株式会社Clapper
出典：株式会社Clappers
ゲーム制作会社の株式会社Clappersは、2021年6月、オフィス移転に伴い、従来のスマートロックシステムから株式会社セキュアの顔認証クラウド管理システム「SECURE AI Office Base」にリプレイスしました。
| 課題 | 従来の指紋認証システムでは、寒い季節による手荒れや指が細いことが原因で認証しづらく、複数回の認証操作が必要な場合があった |
|---|---|
| AI Office Baseに決めた理由 | ・季節や個人の状態に左右されず、認証精度が安定している顔認証を検討していたため |
| 導入効果 | ・登録者のみが入室できるセキュリティ環境を維持 ・会員は遠隔から顔写真を送信するだけで認証登録が可能になり、初めて訪れる際にもスムーズに入室できる |
新オフィスに移るタイミングで顔認証にシフトし、入退室記録のカードレス運用と正確な勤怠確認を実現した事例です。
事例の詳細を知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
なお当サイトでは、オフィスの移転や拡大などで、入退室管理システムの見直しを検討する際に役立つ資料を配布しています。
お手元に資料を置いておきたい方は、気軽に下記からダウンロードしてみてください。
入退室管理システムのリニューアルタイミングはいつ？（前編）
入退室管理システムのリニューアルタイミングはいつ？（後編）
事例2.入退室記録の効率化と感染防止を実現｜スマートニュース株式会社
出典：スマートニュース株式会社
スマートニュース株式会社は、複数の顔認証システムの運用による管理の煩雑さや、テレワーク時代の新たな課題に対応するため、「SECURE AI Office Base」を導入しました。
| 課題 | ・異なるベンダーの顔認証システムを複数導入していたため、顔登録や管理作業に多くの時間と労力を費やしていた ・オフィス在室者数の確認作業や社員の体温記録も手間を要していた |
|---|---|
| AI Office Baseに決めた理由 | ・高い認証率や低コストで導入可能 ・信頼性の高さ |
| 導入効果 | ・クラウド型顔認証システムの導入により、オンライン上で顔登録が完了するようになり、2時間かかっていた作業が不要に ・体温計測機能の自動化により、手書きの体温記録台帳を廃止 ・入退室記録からオフィスの在室者数がリアルタイムで把握できるようになった |
顔登録作業の効率化・オフィスの在室者数把握の自動化・体温記録・管理の自動化など、多岐にわたる効果を実現し、業務効率の向上とセキュリティ強化が促進された事例です。
本事例の詳細を知りたい方は、下記からチェックしてみてください。
なお当サイトでは、10,000社を超える導入者数の実績をもとに事例記事も豊富にご用意しています。自社の課題にマッチした事例を探したい方は、下記からご確認ください。
導入事例｜AI顔認証セキュリティはSECURE|株式会社セキュア
入退室記録に関連したよくあるQ&A3選
最後に、入退室記録に関連したよくあるQ&Aを3つ紹介します。
- 入退室記録の保管期間はどのくらいですか？
- 入退室管理システムは自作できますか？
- 入退室管理システムの導入にかかる費用はどれくらいですか？
気になるものからチェックしてみてください。
Q1.入退室記録の保管期間はどのくらいですか？
A：5年です。
国税庁標準文書保存期間基準（保存期間表）によると、入退室管理表の保存期間は、5年と定められています。
また、労働に関係する書類（タイムカードなど）は労働基準法第109条で、5年間保管するように定められています。
【第百九条】使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
Q2.入退室管理システムは自作できますか？
A：自作は可能です。
しかし、システム構築に必要な技術・人材・資金・時間的なリソースが必要です。さらに、IPA（独立行政法人情報処理推進機構）が公開した、「入退管理システムの調達や運用時に必要な情報セキュリティ対策を整理・明示したチェックリスト」を満たすには開発や運用にかかる負担は少なくありません。
そのため、自社での開発は慎重な判断が求められるといえます。
参考：プレス発表 入退管理システムにおける情報セキュリティ対策要件チェックリストを公開 | IPA（独立行政法人情報処理推進機構）
Q3.入退室管理システムの導入にかかる費用はどれくらいですか？
A：運用の目的、設置環境により異なります。
入退管理システム（出入り管理システム、アクセスコントロールシステム）を導入する場合、認証リーダー、管理パソコンなどのハードウェアのほか、管理ソフトウェア、IDカード、工事費用などが必要です。
費用に関する詳細は、24時間いつでも気軽にお問い合わせください。
まとめ：入退室記録はシステム導入で効率化を図ろう
入退室記録にはExcelやタイムカードなど手作業の方法もありますが、近年は入退室管理システムを導入し、記録を自動化する企業が増えています。
システム導入により、データの一元管理やリアルタイム監視が可能になり、不正行為の防止や法令遵守にも対応できるだけでなく、利用者の安心を守り運用の効率化や管理負担の軽減が期待できます。
株式会社セキュアが提供する「SECURE AI Office Base」は、顔認証クラウド型入退室管理システムです。AIを活用して、社員の安全と働きやすさを追求する企業に最適なソリューションを提供します。
社員や施設利用者の安全を守りながら、遠隔管理で効率的な運用も可能な「SECURE AI Office Base」については下記のバナーをクリックのうえ、小さなことでもお気軽にお問い合わせください。
