社員証（入館証）紛失対策4選！起こりうるリスクとカードに頼らない認証方法を紹介
社員証や入館証の紛失は、情報漏えい・不正侵入・企業の信用低下など、深刻なリスクに発展するおそれがあります。
実際、PR TIMESの調査では「社員証を紛失したことがある」と回答した人は約4人に1人ともいわれており、決して他人事ではありません。
本記事では、社員証を紛失した際に起こりうるリスクや企業として講じるべき対処法に加え、紛失を防ぐための具体的な対策を解説します。
| 【この記事でわかる！社員証・入館証をなくしたときの対処＆予防策】 ・社員証の紛失によるリスクとは？ ・万が一紛失したときの正しい対応法とは？ ・「社員証をそもそも持たない」注目のシステムとは？ |
なお株式会社セキュアでは、カード不要で入退室管理ができる「SECURE AC」入退室管理システムを提供しています。入室・ 退室ごとにログを正確に記録するので、「誰が・いつ・どこにいたのか」を把握でき、権限を持たない外部者の侵入や情報漏洩リスクの大幅な軽減が可能です。
「カード」＋「顔認証」など複数要素を組み合わせた認証設定も可能な「SECURE AC」入退室管理システムの詳細は下記からご覧ください。
目次
社員証（入館証）を紛失するリスクとは？
多くの企業ではICカード型の社員証や入館証が導入されています。入退室管理を効率化できるうえ、社員の認証や出勤管理にも役立つ便利な手段です。
しかし一方で、ICカードは「物理的に持ち歩く」必要があるため、紛失や盗難・置き忘れといったリスクがともないます。
社員証を失くした際に発生し得る主要なリスクは、以下の3つです。
ICカードを用いた入退室管理の詳細は、こちらの記事でも解説しているのでぜひご覧ください。
リスク1.個人情報や機密情報が漏えいするリスク
社員証には、名前や所属部署、社員番号などの個人情報が記載されていることが多く、場合によっては社内ネットワークへのアクセス権限が含まれていることもあります。
万が一、悪意のある第三者の手に渡れば、不正アクセスやなりすまし、情報漏えいといった深刻な被害を招くおそれがあります。
このような事故が発生すると、社内だけでなく取引先や顧客との信頼関係にも影響を与え、結果として企業イメージが悪くなるおそれもあります。
リスク2.不正侵入や悪用が発生するリスク
社員証は物理的な入退室の「鍵」にもなっているため、1枚のカード紛失が深刻なセキュリティインシデント（情報セキュリティに関する事故や攻撃）につながることがあります。
例えば、顔認証や暗証番号との併用がない単体カード方式の入退室管理であれば、「拾った社員証で誰でもビルや社内に侵入できる」という事態が起こり得ます。
加えて、入室ログ確認の遅延や監視カメラのチェックが不十分な場合、発覚が遅れて被害が拡大する可能性もあるため注意が必要です。
リスク3.企業の信用や信頼を失うリスク
社員証の紛失は、単なるミスでは済まされず、企業全体の信頼性にも影響します。
例えば、取引先から「御社の社員証を道端で拾いました」と連絡を受けた場合、相手に「管理体制が甘いのでは？」という不信感を与えかねません。
一度失った信用は簡単には取り戻せません。場合によっては、取引の見直しや中止といった事態に発展することもあり得ます。社員証の紛失が原因で社内の雰囲気が悪化したり、他の従業員のモチベーションが低下したりなど、さまざまな悪影響の引き金になるリスクを忘れてはいけません。
社員証（入館証）を紛失したときの3つの対処法
ここまで紹介したリスクに備えて企業としてもいざというときのためのルールや対応体制を整えておくことが大切です。社員証（入館証）を紛失したときの主な対処法は以下の3つです。
対処法1.会社への報告と社内での手続きをする
まず行うべきなのは会社への速やかな報告です。報告が遅れると不正利用のリスクが高まり、場合によっては「報告義務違反」として注意・処分の対象になるおそれもあります。
一般的には、総務部門やセキュリティ管理部門の担当者へ「紛失した日時・場所・状況」などの報告が必要です。そのうえで、システム管理部門や施設管理者などと連携し、カードの無効化や出入り制限といった「システム上での無効化処理」を依頼しましょう。
| 【紛失の報告を受けたときに企業が取るべき対応】 1.報告を受けたら、まずICカードを即時停止する 2.該当日時の監視カメラ映像をチェックする再発行 3.手続きを迅速に進め、新しいカードを社員へ交付する |
このように社内で対応フローが整っていれば従業員も迷わずに行動でき、被害が最小限におさえられます。
対処法2.警察に遺失届を提出する
社員証に個人情報が含まれている場合は、特に注意が必要です。公共の場で紛失した可能性があるときは、最寄りの警察署に遺失届を提出しましょう。
遺失届を提出しておくと、拾得された際スムーズな返却が期待できます。また、企業によっては社内規定として「遺失届の受理番号の提出」を義務付けているケースもあり、報告時に求められることがあります。
対処法3.セキュリティ対応を依頼する
ICカード型の社員証には、入退室管理や社内システムへのログイン認証など、セキュリティと直結する役割を持っていることもあります。
そのため、紛失した際には速やかに情報システム部門などに連絡し、「カードの利用停止」や「ログイン権限の停止」「カードの無効化」などの対処を依頼する必要があります。
物理的な入館カードを利用している場合は、ビルの管理会社への通報や、システム側でのアクセス制限処理が必要になることもあるため、早めの対応が重要です。
社員証（入館証）の紛失を防ぐための4つの対策
社員証の紛失リスクを減らすためには、個人の意識に頼るだけでなく、会社としての仕組みづくりが欠かせません。ここでは、効果的な4つの対策についてご紹介します。
対策1.社内ルールとマニュアルを整備する
社員証の紛失を防ぐためには、日常的なルールと対応手順を定めて「失くさない仕組みを作る」ことが大切です。例えば、下記のような対策がおすすめです。
- 毎日決まった場所に保管する
- 外出時以外は社員証を外す
- 紛失時の対応手順もマニュアル化しておく
- 「報告→カード停止→再発行」という対応フローを図解でまとめ、社員研修に活用する
具体的な管理ルールを就業規則やハンドブックに記載しておくことで、従業員の意識が自然と高まります。
対応の流れを明確に可視化しておけば、万が一の事態でもスムーズに対処しやすくなります。
対策2.スマートタグなどの物理的対策を講じる
日々持ち歩く社員証は、落としたり忘れたりすることがあるため、物理的に紛失しない工夫が欠かせません。物理的対策の一例を紹介します。
- ネックストラップ付きのカードホルダーを使う
- スマートタグ（忘れ物防止タグ）を社員証に装着する
スマートタグ（忘れ物防止タグ）を使用すると、紛失時にスマートフォンへ通知が届いたり、Bluetooth範囲内で場所を追跡できます。
こうしたツールの活用は、外出時の紛失にも対応でき、社員証の管理負担を軽減します。
対策3.退職・異動時に社員証を回収・棚卸しする
退職や異動のタイミングで社員証の返却を徹底することも、紛失や不正使用のリスクを防ぐうえで重要です。
【社員証の返却対応】
- 物品返却リストに「社員証」を明記する
- ICカードの使用履歴と照合する
- 定期的に棚卸しを実施する
これらの運用を徹底することで、退職・異動時の見落としを防ぎ、セキュリティリスクの最小化が可能になります。
対策4.入退室管理システムを導入する
社員証を「なくさない」ためには、「そもそも持たない」運用に変えるという方法もあります。社員証（ICカード）以外の入退室管理システムの主な認証方法は、下記のとおりです。
【入退室管理システムの主な認証方法】
- 生体認証（指紋・顔・静脈）
- テンキー（暗証番号）
- スマートフォン
その代表例が、顔認証を活用した入退室管理システムの導入です。顔そのもので本人確認ができるため、社員証の携帯や再発行の手間がなくなり、紛失の心配も不要になります。
さらに、「誰が・いつ・どこに」出入りしたかの入退室ログが自動で記録されるため、セキュリティ対策と管理効率の両立ができます。 カードを使わない運用への転換は、紛失リスクを根本から解消できる有効な選択肢の一つです。
以下の記事では、顔認証などを活用した入退室管理システムの導入メリットや注意点、営業担当者が語るポイントを紹介しています。ぜひご覧ください。
「そもそも持たない運用」へ！注目の顔認証システムとは？
顔認証システムは、社員証やICカードを使わずに「顔」そのもので本人確認ができるセキュリティ技術です。カメラが顔を読み取り、事前に登録されたデータと照合して本人かどうかを判定します。
| 【顔認証の特徴】 ・紛失や盗難の心配がない ・なりすましが難しくセキュリティ性が高い ・読み取りは非接触でスピーディー「誰が・いつ・どこに入退室したか」の追跡が容易 ・ICカードの紛失・再発行コストが大幅に削減 |
顔は一人ひとり異なるため、なりすましが非常に難しく、セキュリティ性が高いです。非接触でスピーディーな認証が可能なため、社員証の持ち歩きや管理の手間も不要になります。
| 【顔認証が選ばれる理由】 ・紛失や偽造の心配がいらない ・犯罪抑止力になる ・両手が塞がっていても認証ができる ・非接触による認証で衛生的 ・季節や生体の状態による影響が少ない |
顔認証システムを導入すると社員証の紛失や持ち忘れに悩まされることもなくなり、現場のストレスや管理コストも大幅に軽減されます。
下記の記事では、顔認証の仕組みやメリット、活用シーンなど網羅的に解説していますので、併せてご覧ください。
セキュアの顔認証システムなら導入も運用も安心
セキュアの入退室管理システム「SECURE AC」は、高度な顔認証技術と豊富な導入実績をもとに設計されており、11,000社以上の企業・施設で活用されています。特に、顔認証に関する国内シェアは数量・売上ともに3期連続No.1（※同社調べ）と信頼性は抜群です。
「SECURE AC」入退室管理システムの主な特徴としては、以下の点が挙げられます。
- 「誰が・いつ・どこに」入退室したかを正確に記録
- 重要エリアへの入室制限が可能
- 既存システムとの連携・拠点横断管理もOK
- 在室ログの取得による勤怠管理への応用も可能
- 顔認証は、0.2秒以下という高速な認証を実現
- 「カード」＋「顔認証」など複数要素を組み合わせた認証の設定も可能
また、施工・導入支援・保守までセキュアがワンストップで対応する点もメリットです。複数の業者とやり取りする必要がなく、導入の手間やトラブルを最小限に抑えられるため、初めての導入でも安心です。
顔認証でカード不要の入退室管理を実現し、セキュリティと業務効率を同時に高められる「SECURE AC」入退室管理システムについては、下記からご覧ください。
社員証・入館証の紛失対策には、「カードに頼らない」セキュリティ対策も検討してみよう！
社員証や入館証の紛失対策には、社内ルールの整備や物理的な対策、退職・異動時の棚卸しに加えて、入退室管理システムの導入などの仕組みでリスクを減らす工夫がおすすめです。
なかでも顔認証による入退室管理システムは、「持たない」「失くさない」セキュリティ対策として、社員証の紛失リスクを根本から解消してくれます。
なお、株式会社セキュアでは、顔・指紋・カード・テンキーなど多様な認証デバイスを取り揃え、業種や課題に応じて最適な入退室管理システム「SECURE AC」を提供しています。なかでもセキュアの顔認証技術は、ライセンス・デバイス合わせて8,800件以上の導入実績をもち、世界最高クラスの性能です。
入退室管理ソリューションについて詳しく知りたい方は、無料でダウンロードできる「入退室管理システムソリューション総合カタログ」をご活用ください。
セキュリティマーケター
和田 麗奈
保有資格：防犯設備士
株式会社セキュアに入社後4年間、セキュリティソリューション営業に従事。多岐にわたる業界・業種の課題解決に貢献する。
現在はマーケティングチームに所属し、現場での経験を活かしながら活動中。
