在席確認を行うならツールの導入がおすすめ！機能やメリットを4つ解説

在宅勤務やフリーアドレスなど、働き方が多様化している現代の新たな問題が、同僚や上司・部下の位置を確認しづらいことです。所在地がわからないとコンタクトを取りづらく、コミュニケーションがスムーズにいかないために、生産性が低下する恐れがあります。

従業員同士の居場所をわかりやすくする手段が在席確認です。この記事では在席確認が重要な理由とおすすめツールについて解説します。

なお、当社が提供するクラウド型入退室管理システム「AI Office Base」では、在席確認の効率化が図れます。クラウドで入退室管理をするので、在宅勤務でもオンラインで在席確認が可能です。詳細については、以下からお問い合わせください！

在席確認とは？

在席確認とは、従業員がどこで何をしているのかを把握することです。

社内を移動する機会が多かったり、フリーアドレスを取り入れていたりする場合、従業員を探すだけで時間を取られてしまいます。また、在宅勤務を取り入れている事業者だと「○○さんは今日は会社勤務？在宅？？」と逐一確認しなければいけません。

在席確認ができれば全従業員の居場所が一目瞭然なので、すぐにコンタクトを取れるようになります。さらに居場所がわかることで、各従業員へ的確な指示を与えられるので、効率よく仕事を進められます。

在席確認が重要な理由2選

在席確認が重要な理由は2つあります。

1. 働き方が多様化している
2. 社内コミュニケーションに時間がかかる

1つずつ解説します。

【理由1】働き方が多様化している

在席確認の重要性が高まっている理由は、フリーアドレスや在宅勤務など働き方が多様化しているためです。

フリーアドレスや在宅勤務は従業員のパフォーマンスを高める働き方として注目を集めています。しかし、管理職目線で見ると働き方の多様化に伴い、従業員の管理が難しいことが問題となっています。

特に在席確認は難しく、従業員数が多いほど把握しきれなくなっているのが現状です。従業員の多様な働き方に対応しながら生産性を維持するために、在席確認は欠かせないものと言えます。

【理由2】社内コミュニケーションに時間がかかる

在席確認が不十分だと、社内コミュニケーションに時間がかかってしまう恐れがあります。従業員がどこで何をしているのか把握できていないと、用事がある時に「人探し」から始めなければいけません。

メールやコミュニケーションツールなどでも連絡が取れないと、手間をかけて探すことになるでしょう。人探しに時間を要してしまうのは、生産性の低下に繋がります。

しかし在席確認ができていれば、各従業員がどこで何をしているのかすぐにわかるので、コミュニケーションがスムーズになります。結果として生産性の向上に繋がるでしょう。

在籍確認ツールを導入する4つのメリット

在席確認を取り入れているとしても、ホワイトボードなどのアナログな方法で行っている事業者は、まだまだ多いのではないでしょうか。在席確認を行う際は、専用ツールの導入がおすすめです。

ここからは、在席確認ツールを導入するメリットを4つ紹介します。

1. 社内のどこに誰がいるのかをすぐに把握できる
2. 社内コミュニケーションを効率化できる
3. トラブル発生時に早期に対応できる
4. タイムカードが不要になる

導入を検討されている事業者は、ぜひご一読ください。

【メリット1】社内のどこに誰がいるのかをすぐに把握できる

在席確認ツールを導入すれば、従業員が出社しているのか、またどこで仕事をしているのかを特定できます。在席確認ツールによってはクラウドで入退室管理を行う機能があるので、在宅勤務であっても他従業員への共有が可能です。

社内外の出入りが激しかったり、在宅勤務をしたりする従業員がいても問題なく対応できることが、在席確認ツールの強みと言えます。

【メリット2】社内コミュニケーションを効率化できる

在席確認ツールでは従業員の予定を共有できる機能があるため、コミュニケーションを円滑に行えます。お互いの予定を共有できていれば、適切な仕事の割り振りができるので、効率よく進められるはずです。

逆に在席確認ツールを導入していないと、従業員の予定を共有しづらいために、円滑にコミュニケーションを取れないことが想定されます。在席確認ツールで社内コミュニケーションを円滑に取れれば、仕事を効率良く進められるようになり、生産性の向上にも繋がるでしょう。

【メリット3】トラブル発生時に早期に対応できる

在席確認ツールがあることで、万が一トラブルが発生したときでも、早急に対応できるようになります。在席確認ツールに搭載されている従業員の行動履歴を活用すれば、トラブルに関係する人を絞り込めます。

早い段階で関係者に確認を取れば、トラブルが小さいうちに対処できるので、生産性を落とさずに仕事を進められるでしょう。

【メリット4】タイムカードが不要になる

在席確認ツールには勤怠管理機能も搭載されているため、タイムカードが不要になります。

タイムカードは従業員側としては打刻する手間が発生し、一方の管理職側は記録に不正がないかチェックする必要があります。このことから、タイムカードはお互いにとって効率が悪い管理方法です。

在席確認ツールであれば入退室管理の際に自動で出勤・退勤時間を記録してくれるので、勤怠管理の手間が省けます。特に顔認証を搭載している在席確認ツールであれば、出社時に自身の顔を読み込ませるだけで、勤怠チェックが可能になります。

顔認証による勤怠管理については、下記の記事で詳しくまとめています。勤怠管理サービスの選び方も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

在席確認ツールの機能4選

在席確認ツールに搭載されている主な機能を4つ紹介します。

1. 在席確認
2. 勤怠管理
3. 従業員の予定共有
4. 社内施設の管理

順番に見ていきましょう。

【機能1】在席確認

在席確認機能では、従業員の出社の有無や作業場所の確認が可能です。クラウド型であれば在宅勤務であっても、オンラインで従業員の在席を確認できます。

他の従業員に用事があるときに在席確認機能を活用すれば、すぐにコンタクトを取れるので、コミュニケーションがスムーズになります。

【機能2】勤怠管理

勤怠確認機能により従業員がタイムカードを打刻する必要がなくなることも、在席確認ツールの主な機能の1つです。出社・退社時に自動でデータ登録してくれるので、管理職側もわざわざ不正をチェックする必要がありません。

検温機能が搭載されているツールであれば、従業員が体調不良でありながら出勤しようとしても、出勤停止の指示を送れます。記録した勤怠管理データはCSVへのエクスポートに対応しているので、誰でも見やすい形に編集が可能です。

【機能3】従業員の予定共有

在席確認ツールには、従業員の予定を共有できる機能もあります。自分の予定もパソコンやスマホから入力できるので、いつどこにいてもすぐに更新できます。

予定共有機能を活用するメリットは、ホワイトボードで予定を確認しに行ったり、自身の予定を書き込んだりする必要がないことです。従業員同士の予定を共有する手間が大幅に削減され、仕事の効率化に繋がるでしょう。

【機能4】社内施設の管理

会議室を始めとした、社内施設の利用状況も在席確認ツールで管理できます。社内施設を利用しようと思っても、先客がいないのかの確認に手間を感じる人は、多いのではないでしょうか。

社内施設の利用状況が一目で確認できれば、円滑にスケジュールを組み立てられます。施設の予約ができる機能も搭載されているので、その場でスケジュールを確定させられます。

ここまで在席確認ツールの主な機能を4つ紹介しました。もしも在籍確認ができるツールを探している方は、当社が提供している「AI Office Base」がおすすめです。

AI Office Baseであれば、従業員がどこに在籍しているか確認できるのはもちろん、勤怠管理も可能です。勤怠管理システムとAPI連携もできるため、既に別の勤怠管理システムを利用している場合も問題ありません。

AI Office Baseの詳細については、以下からお問い合わせください！

在籍確認ツールを選ぶ際は目的に応じて決めること

在席確認ツールはさまざまなサービスがあり、それぞれ特徴があります。在席確認ツールを選ぶ際は、導入する目的を決めるところから始めましょう。

「フリーアドレスや在宅勤務を導入して円滑に仕事を進めたい」「在席確認に加えて従業員のコロナ対策も両立したい」など、在席確認ツールによってできることが異なります。

社内で抱えている問題を洗い出し、在席確認ツールで解決できるのか検討した上で、導入するようにしましょう。

まとめ：在席確認を適切に行えば仕事を円滑に進められる

在席確認を適切に行うことで、仕事を円滑に進められるようになります。近年では在宅勤務やフリーアドレスなど働き方が多様になっており、従業員を管理する上で在席確認の重要性が高まっています。

在席確認を行う上でおすすめの方法が、在席確認ツールの導入です。在席確認ツールがあれば他の従業員とコンタクトを取りやすくなり、コミュニケーションを効率化できるので、生産性の向上に繋がります。

当社の「SECURE AI Office Base」であれば在席確認だけでなく、入退室管理やコロナ対策など幅広く行えます。ぜひ、在席確認ツールの導入を検討してみてください。