社員の安全を守るオフィスのコロナ対策とは？ガイドラインをもとに徹底解説！
新型コロナウイルスの感染状況が長期化する中で、コロナ対策としてテレワークや在宅勤務を導入した企業も増えてきています。
一方で、コロナ収束後は従業員をオフィスに戻そうと考えている企業も多くあり、コロナ感染予防を行うのと同時に、アフターコロナを視野に入れたオフィス作りが求められます。
今回は、今行うべきコロナ対策から、アフターコロナ時代のオフィスの運用方法までご紹介いたします。
オフィスの感染リスク
感染症対策を行う理由
2020年から流行し始めて、職場でもクラスターが多く発生しています。
職場でクラスターは発生してしまうと、業務を一時停止せざるを得なくなったり、対応に追われたりと、大きな手間や損失に繋がりかねません。また対策を行っていないことで、顧客や取引先だけでなく、社員の不安や不信感に繋がり、安心して業務を行えない等大きな影響があります。
ガイドライン
2020年5月に経団連が「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」を公表しています。こちらは、オフィスにおいて個々の業界の実態に応じた感染症予防対策を行う時の基本事項について整理されています。
このガイドラインについて、緊急事態宣言下はもちろん、宣言が終了した段階においても関係者の健康と安全・安心が十分に確保される段階まで用いられるべきとされています。
次の章では、ガイドラインに記載されている講じるべき具体的な対策について解説します。
出典：一般社団法人日本経済団体連合会「オフィスにおける新型コロナウイルス感染症予防対策ガイドライン」https://www.keidanren.or.jp/policy/2020/040_guideline1.html?_fsi=aD9sS0SR
オフィスで講じるべき具体的なコロナ対策
ガイドライン中に示されている9つの具体的な対策について紹介します。
1. 感染予防対策の体制
新型コロナウイルス感染防止のための対策の策定や変更について検討する体制を、経営トップが率先して整えることが必要です。また、関連法令を踏まえて産業医や衛生委員会等の産業保健スタッフの活用を図り、感染症に関する正確な情報を常に収集し、施策に反映させることも重要です。
2. 健康確保
従業員はもちろん、派遣労働者や請負労働者についても事業者を通して下記の対応が必要となります。
≪出勤前≫
・体温の確認
・感染を疑われる症状の有無の確認
・体調が思わしくない従業員については、休暇制度の取得を奨励する
≪体調が優れない従業員についての対応≫
・勤務中に体調が悪くなった従業員については、必要に応じて直ちに帰宅させ、自宅待機とする
・発熱等により自宅療養をしている従業員については、毎日健康状態を家訓する
・出社判断を行う際には、日本産業衛生学会が作成しているガイドラインを参考にする
・症状の改善がみられない場合には、医師や保健所に相談をする
3. 通勤
公共交通機関の混雑緩和を図るためにも、下記のような様々な勤務形態を検討することが必要です。
≪勤務形態例≫
・テレワーク
・時差出勤
・ローテーション勤務
・変形労働時間制
・週休3日制
4. 勤務
オフィス内や会議、イベント、出張や外出時とそれぞれのシーンで下記のような対策が求められます。
≪オフィス内≫
・2メートルを目安に、一定の距離を保てるような配置とする
・座席についても対角や横並びでの配置で飛沫感染防止に努める
・定期的な手洗いの徹底とそれに必要となる水道設備や石鹸、手指消毒液の配置を行う
・マスクの着用徹底を促す
・人が頻繁に対面する場所については、アクリル板やビニールカーテン等を用いる
・窓が開く場合には、1時間に2回以上窓を開けて換気を行う
≪会議・イベント・出張≫
・地域の感染状況に注意し、不急の出張は控える
・また、外勤時には対面相手や時間、経路、訪問場所を記録に残す
・会議やイベントはオンラインで行うことを検討する
・対面での会議やイベントはマスク着用を徹底し、椅子を減らすなど近距離や対面にならないような配置にする
5. 休憩・休息スペース
テーブルや椅子など、共有する物については定期的な消毒作業が必要です。また、利用者に対しても2メートルを目安に距離を確保し入退室の前後の手洗いの徹底など周知することも重要です。一定数が同時に休憩スペースに入らないように、休憩時間をずらすなど3密を回避するための配慮が求められます。
6. トイレ
不特定多数の人が使用する場所なので清拭消毒が必要です。トイレに蓋がある場合には、蓋を閉めてから流すようにしたり、ハンドドライヤーの利用を停止しペーパータオルの設置や従業員に個人用タオルを持参するように周知することが求められます。
7. 設備・器具
ドアノブや電気のスイッチ、手すり、エレベーターのボタンなど、不特定多数の人が触れる場所については、頻繁に洗浄・消毒を行うことが必要です。また、マスクや鼻水や唾液がついたゴミがある場合には、ビニール袋に密閉して、こまめにゴミを回収することも重要です。
8. オフィスへの立ち入り
取引先や外部関係者の立ち入りに関しては最低限に抑え、立ち入りを認める場合には感染防止対策を求められ、対策の内容を説明するなどの理解を促すことも必要です。
また、名刺交換はオンラインで行うことを検討することも求められています。
9.従業員に対する感染防止策の啓発
従業員に対して感染防止対策の重要性を認識させ、マスクの着用や咳エチケットの励行を徹底させるためにも、「『新しい生活様式』の実践例」や「人との接触を8割減らす10のポイント」など専門家会議で発表されている内容の周知をする取り組みが必要です。また、新型コロナウイルス感染症から回復した従業員に対して差別されることがないように周知啓発を行い、円滑な職場復帰ができるよう十分に配慮することも求められます。
コロナ感染者が発生してしまった場合の対応
ここまでコロナ対策について紹介してきましたが、万が一陽性者が発生してしまった際の対応について、事前に把握しておくことで迅速な対応につなげられます。
1. 関係先への報告
コロナ陽性者が発生してしまった場合には、速やかに管轄の保健所に報告が必要となります。スムーズに対応できるように、事前に保健所との間で連絡窓口（担当者）を決めておくことも有効です。
2. 事務所内の清掃・消毒
保健所の指導に基づき、職場を清掃・消毒する必要があります。
消毒や除菌の方法も、厚生労働省から示されている「新型コロナウイルスの消毒・除菌方法について」にて決まりも多いので、オフィス消毒業者への依頼が確実となるので、地域の消毒業者を調べておくと安心です。また、費用は事業者の自己負担となります。地域によっては助成金がある場所もあるので事前に調べてコロナ発生後の備えましょう。
3. 濃厚接触者の特定
感染拡大を防止する上では、クラスターの発生を避けることがきわめて重要だとされています。職場で陽性者が発生した場合には、濃厚接触者にかかわらず幅広い接触者を対象に検査を行うように厚生労働省では要請をしています。
濃厚接触者や検査対象となる人について厚生労働省では、「患者の感染可能期間のうち当該患者が入院、宿泊療養又は自宅療養を開始するまでの期間（発症２日前等）において、以下のいずれかに該当する者」としています。
4. 対外的な広報活動
陽性者が発生してしまった場合の情報公開については慎重に行う必要があります。誰に対してどういったツールで公表するのか、事前にルールを決めておくことで不確定な情報が広まらないように対策することに繋がります。
≪事前準備≫
・自社のBCPや社内規定を踏まえて、経営者や専門家等の意見も参考にしながら情報開示方針を策定する
・発生してしまった場合に、どのような情報をどこまで開示するか検討する
→不必要な情報開示はかえって混乱を招く原因となります。感染者の性別や年齢など個人のプライバシーにかかわる情報の開示についてあらかじめ専門家に相談しておくことが必要です。
≪発生してしまった場合≫
・対外的に情報開示を行うか検討
→感染拡大の可能性がある場合には開示の必要性が高まりますが、海外事業所等ですでに対応できている場合には開示しないといった選択も可能です。感染の状況や業種、取引先数などで対応が異なってくるので、ケースバイケースでの判断が求められます。
・広報窓口を一元化する
→問い合わせ窓口やQ＆Aを用意することで、噂や不確定な情報が広まらないように徹底することが必要となります。
5. 従業員とのコミュニケーション
同じ職場で感染者が発生することにより、他の従業員が動揺し不安になったり休みたいといった要望が増えたりする可能性があります。事前に休暇や手当の支給方法について周知したり、事実を隠さずに情報開示を行うことで従業員の安心感にも繋がります。また、テレワークなどで情報の共有が難しくなり、「聞いていない」「取引先から言われて初めて知った」となりかねないので、全員に情報を伝える手段を整えておくことも重要です。
出典：東京商工会議所「職場で新型コロナウイルスの感染が疑われたら読むガイド」
https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1022768
アフターコロナ時代の新しい働き方
コロナ禍において、テレワークをはじめとしてABWであったり、テレワークとオフィスを併用したハイブリットワークなど、働き方が多様化する中でオフィスの在り方も見直されるきっかけとなりました。アフターコロナ時代の新しいオフィスの在り方とは？そして新しいオフィス運用に必要なシステムをご紹介します。
新時代のオフィスの在り方
テレワークの実施にともないオフィスの縮小化などオフィス離れが進み、都内オフィスの新規空室面積が拡大しているというニュースを見かけるようになりました。
しかし一方でアップルやグーグル、アマゾンでは、ワクチン接種が進むことを見越して2021年秋頃を目途に社員をオフィスに復帰させることを発表しています。アマゾンは｢我々の基本であるオフィス中心のカルチャーに戻すことを計画しており、これによって最も効果的にものづくりやコラボレーション、ともに学ぶことができると考えている｣としています。
ただ集まるだけの場所だったオフィスが、新しいアイディアが生まれたり会社の文化を築いていく場所として、オフィスのある目的が変化してきています。
コロナ収束後は、テレワークとオフィスを併用したハイブリッドワークが増え、オフィスはイノベーションを発想する場所として、オフィスの復帰は進んでいくことが予想されます。
オフィス再開に向けた環境整備に必要なシステム『AI Office Base』
オフィス復帰に向けて、サテライトオフィスやサードプレイスを取り入れた拠点分散型オフィスなど、多様化するオフィスの在り方に柔軟に対応できるシステムが必要となってきます。
AI Office Baseにはコロナ対策はもちろん、コロナ収束後のオフィス運用にも最適な機能がたくさんあります。またAIによる分析機能もあるため、今から導入してデータを蓄積させることで、オフィスに従業員が戻ってきた際により働きやすいオフィス作りのヒントとしてデータを活用頂けます。
まとめ
今回は、ガイドラインをもとにオフィスにおいて求められるコロナ対策についてご紹介しました。
コロナ対策も重要ですが、コロナが収束し新時代のオフィス運用を見据えた準備をすることも今後求められてきます。
ご紹介した『AI Office Base』であれば、コロナ対策はもちろんアフターコロナ時代の新しい働き方にも柔軟に対応可能なシステムとなります。
運用のイメージがつかないという方も、ショールームにて実機見学も可能なので、まずは以下からお気軽にお問合せください。
