サテライトオフィスとは？企業の課題解決につながるメリットとデメリットを解説！
サテライトオフィスとは？企業の課題解決につながるメリットとデメリットを解説！
テレワークの導入や在宅勤務など企業の多様な働き方への対応が注目されています。自宅を拠点に働く働き方以外に、オフィスの所在地や拠点を変える、もしくは増やすことで多様な働き方を実現する動きが「サテライトオフィス」です。
サテライトオフィスを設置することで生産性の向上やワークライフバランスの実現、コストの削減などのメリットもあります。一方では、コミュニケーションやセキュリティなど、サテライトオフィス導入のデメリットや課題への対応も必要に。
今回は、サテライトオフィスの基本知識と導入におけるメリット・デメリットについて詳しく解説します。
サテライトオフィスの企業課題に直結する「セキュリティ」に関する解決策も紹介しているので、ぜひ、サテライトオフィスの導入を検討している方はご一読ください。
目次
サテライトオフィスとは
サテライトオフィスとは、企業の本拠地から離れた場所に設置されたオフィスのことです。本拠を中心としてみた時に衛星（サテライト）のように存在するオフィスとの意味から、サテライトオフィスと言われています。
本社とは違う拠点にあるので、「支店や営業所と同じなのでは？」と疑問に感じる方もいるでしょう。サテライトオフィスの設備は必要最低限のものであり、支店や支社以外でも実施できる業務を行うためのもの。
企業目線での考え方ではなく、従業員の働き方に重点を置いた考え方などの違いがあるのです。
サテライトオフィスと在宅ワーク（テレワーク）の違い
企業以外の場所で働く在宅ワーク（テレワーク）を導入する企業は増えていますが、在宅ワークは基本的に自宅で仕事を行うものです。サテライトオフィスは、オフィスに出勤して仕事を行う形になるので、在宅ワークやテレワークとは考え方が異なります。
また、新型コロナウイルスの影響により在宅ワークやテレワークが導入されましたが、様々な事情により自宅で仕事ができない、仕事場所があった方が生産性が上がるなどの声も。生産性を向上させるためにも、サテライトオフィスを設置する企業も増えているのです。
サテライトオフィスと支店・支社の違い
支店や支社は業務の視点から見た考え方であり、サテライトオフィスとは規模などが異なります。支店や支社には、業務全般を行うための本格的な設備がありますが、サテライトオフィスは必要最低限の設備で運用されることが特徴です。
サテライトオフィスは社員の生産性向上などを目的に設置されるため、支店と支社では目的が異なります。
サテライトオフィスの必要性と導入増加の背景
サテライトオフィスの導入増加の背景には、働き方改革や新型コロナウイルスの影響があります。新型コロナウイルスの影響により、安全面を考慮してテレワークや在宅勤務を急遽取り入れた企業も多いのも事実です。
しかし、一方では、「子供がいるから自宅では仕事ができない」「自宅に仕事ができるスペースがない」などの不満の声も。テレワークや在宅勤務によって生産性が上がるばかりか、逆に仕事ができる場所を求める声も多くみられます。
社員が働きやすい環境を作ることが生産性の向上にもつながるため、地方や郊外にサテライトオフィスを設置する企業も増えているのです。
サテライトオフィスの3つの種類
サテライトオフィスは、設置する場所によって、「都市型」「地方型」「郊外型」の3つに大きく分けることができます。それぞれの特徴が異なり、ニーズによって選ぶべきものも変わってくるため、サテライトオフィスの種類について押さえておきましょう。
①都市型サテライトオフィス
都市型のサテライトオフィスは、都市部に設置するものです。主に地方に本社を持つ企業が設置することが多く、都市部の営業担当のスタッフが本社に戻る移動コストなどを減らすことができます。
②地方型サテライトオフィス
地方型のサテライトオフィスは、都市部に本社がある企業が地方の遠隔地に設置するのが一般的です。地方で働くスタッフを雇用することで、地方での事業拡大などが期待されます。
また、都心部で働いていた社員が地方に移住することで、ライフワークバランスを実現することも可能に。国や地方自治体も地方型のサテライトオフィスの設置には前向きであり、様々な支援事業も行われています。
③郊外型サテライトオフィス
郊外型サテライトオフィスは、都市部に本社を持つ企業が郊外に設置するもの。郊外に設置することで、都市部まで通勤していた社員の移動コストや時間を減らすことができます。
郊外にサテライトオフィスを設置することにより、在宅勤務やテレワークが自宅で実施できない社員の生産性向上にもつながるでしょう。
サテライトオフィスの2つのタイプ
先ほどは、サテライトオフィスの設置場所によって分類されるタイプについてお伝えしましたが、共有型や専用型などの契約形態によっても違いがあります。それぞれの特徴を見ていきましょう。
専用型のサテライトオフィス
専用型のサテライトオフィスとは、自社や自社グループが専用の施設として利用するタイプです。社員がテレワークの作業場所として利用したり、営業活動中の移動に立ち寄って利用することができます。
専用型のサテライトオフィスは、自社の社員や取引先などが利用するため、施設に立ち入る人も把握しやすいことが特徴です。ただし、オフィスの設置場所から探す必要があるため、コストも高くなります。
共有型のサテライトオフィス
共有型のサテライトオフィスは、自社専用とは異なり、複数の企業が共同で利用するスペースです。シェアオフィスやコワーキングスペースと呼ばれており、自社の社員以外にフリーランスや個人事業主、起業家などと施設内のスペースを共有する形になります。
共有型のサテライトオフィスは、すでにある共有オフィスを契約して利用する形になるので、導入コストも低いことが特徴です。ただし、自社の社員以外に不特定多数の人が出入りするため、盗難や情報漏洩などのセキュリティ対策が求められます。
サテライトオフィスを活用するメリット
サテライトオフィスを活用するメリットとしては、地方の人材を確保できたり、移動コストの削減、働きやすい環境により離職率を低下できるなど効果が期待できます。
ここでは、企業がサテライトオフィスを導入するメリットについて、詳しく見てきましょう。
地方の人材を確保できる
地方にサテライトオフィスを設置することで、地方の人材を確保することができます。現在、地方型サテライトオフィスの導入を検討している企業に向けて、総務省が「お試しサテライトオフィス」という支援を実施中です。
総務省の選定した地方公共団体がサテライトオフィスの環境を提供し、そこで一定期間サテライトオフィスで勤務するというもの。地方でビジネス拡大を行うためには、その土地の生活環境やニーズを探る必要があります。
地方へのサテライトオフィス導入を検討するのであれば、まずは「お試しサテライトオフィス」を利用してみるのも良いでしょう。
移動コストの削減により社員の生産性が向上する
郊外にサテライトオフィスを設置することにより、都心部まで通勤していた社員の移動時間とコストを削減することができます。通勤時間が短くなることで、ワークライフバランスの両立につながり、生産性の向上にもつながるでしょう。
また、郊外に設置されたサテライトオフィスの近くに住むことで、都心部よりも安い家賃で生活ができるので、時間とお金を有効に活用することができます。
働きやすい環境を整えることで離職率が低下する
例えば、郊外型サテライトオフィスを設置した場合、郊外から都心部への移動時間やコストが削減されます。また、移動時間の削減により、介護や子育てをしながら働きやすい環境にもつながるでしょう。
テレワークや在宅勤務を導入しても「仕事場所」に困っている社員も多く見られるため、サテライトオフィスの設置により働きやすい環境を整えることができます。社員が働きやすい環境を整えることで、ワークライフバランスが両立でき、離職率の低下にもつながるでしょう。
BCP（事業継続計画）対策になる
BCPとは、事業継続計画（Business Continuity Plan）の頭文字をとった言葉であり、災害やシステム障害などの危機的な状況に置かれた場合でも、重要な業務が継続できる方法を用意しておく戦略計画のことです。
サテライトオフィスを設置することにより、都心部や地方にある本社が機能しない状態になっても、本社の代わりに一定の業務を行うことで、事業が迅速に再開しやすくなります。 本社以外の拠点を持つことで、災害などのリスクを分散することにも繋がるのです。
サテライトオフィスのデメリット・注意点
サテライトオフィスの設置には様々なメリットがありますが、コミュニケーションが難しくなることや高いセキュリティが求められるなど、企業としての課題もあります。
ここでは、サテライトオフィスのデメリットと注意点について、詳しく見ていきましょう。
本社と社員のコミュニケーションが難しくなる
サテライトオフィスは同じオフィスで業務を行うわけではないため、本社の社員とのコミュニケーションが難しくなります。
直接やりとりが行えるわけではないので、部下の業務中の勤務態度が把握しにくい、プロジェクトの進捗管理が難しいなどの問題も。
サテライトオフィスを活用して円滑にマネジメントを行うためには、WEB会議ツールやビジネスチャットツール、定期的な進捗確認などを実施しましょう。
組織内で知識や経験に格差が生じる可能性がある
都心部では研修やセミナー、勉強会などが開催される機会も多いですが、地方や郊外にオフィスがあると参加が難しく、組織内で知識や経験に格差が生じてしまう可能性があります。
組織内でのインプットの機会格差を解消するためには、地方や郊外のオフィスでも研修や勉強会を行うなど、別のコストをかける必要も出てくるでしょう。
また、本社で実施されている勉強会やセミナーをWEB会議システムで中継する形で、地方や郊外のサテライトオフィスに共有することで、インプットの機会を増やすことも可能です。
出社管理や高いセキュリティが求められる
社内外の人が出入りするサテライトオフィスでは、高いセキュリティが求められます。出社管理や入退出管理システム利用や重要な部屋への入室者の制限など、本社と同等のセキュリティを整えておくことが必要です。
セキュリティシステムと聞くと難しいイメージがある方もいると思いますが、ソリューションを活用することで、遠隔でサテライトオフィスのセキュリティを管理することができます。
サテライトオフィスのセキュリティはAI Ofiiece Baseなどのソリューションで解決できる
サテライトオフィスは本社から物理的な距離があるため、より高いセキュリティ管理が求められます。
AI Ofiiece Baseなどのソリューションシステムを活用することで、遠隔でも高いセキュリティ管理を維持しながら、サテライトオフィスを運用することが可能です。
サテライトオフィスを安心安全に運用できるAI Ofiiece Baseとは
AI Ofiiece Baseとは、顔認証生体認証による入退室管理、監視カメラシステムなどを利用できる「リモートオフィス運営クラウドシステム」のこと。入退室管理や勤怠管理、社外からの入退室者の管理までを全てフルリモートで管理が可能です。
AI Ofiiece Baseの主な機能
AI Ofiiece Baseの主な機能は、下記の3つです。
- 体調管理＋打刻管理
- 入退室管理＋遠隔運用
- 混雑可視化＋職場稼働分析
全ての管理をフルリモートで対応できるため、管理する側は少人数で運用することが可能です。混雑度の表示やカメラ映像を確認することができるので、遠隔でもオフィス内の様子を把握することができます。
入退室管理だけを行うソリューションサービスもありますが、AI Ofiiece Baseでは、社員の体調管理から職場使用率分析、なりすまし対策なども一貫して行うため、より高いセキュリティ体制を整えることが可能です。
AI Ofiiece Baseを導入するメリット
新型コロナウイルスの影響により、3密やソーシャルディスタンスが重要視されています。AI Ofiiece Baseを導入することで、入退室管理だけでなく、社員の検温や体調管理を把握できるため、感染予防やリスクを下げることにも繋がるでしょう。
また、職場の混雑度や使用率を分析することにより、職場内での3密回避の対策をとり、感染予防対策を実施することも可能です。
入退室管理を行うだけでなく、社員の感染予防や健康状況も同時に管理できるため、物理的な距離があっても本社と同等の管理体制を実現することができます。
サテライトオフィスを円滑に運用するならAI Ofiiece Baseの導入がおすすめ
在宅勤務やテレワークの導入を経て、更なる社員の働きやすさを追求し、サテライトオフィスの導入を検討している企業も増えています。
サテライトオフィスの導入にあたり、セキュリティシステムなどの活用が求められますが、AI Ofiiece Baseを使うことで遠隔地でもフルリモートで管理が可能です。
入退室は非接触の顔認証生体認証システムが利用できるので、管理する側もオフィスを利用する社員にも負担が少なく、メリットが大きいでしょう。
サテライトオフィスの導入を検討されている方は、ぜひAI Ofiiece Baseの導入も合わせてご検討ください。
