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ハイブリッドワークとは?導入するメリット・デメリットもやさしく解説

「従業員がより効率的に働ける環境を作りたい」
「感染症に対応した新しい働き方を導入したい」
と悩んではいませんか?

新型コロナウイルスの影響でリモートワークが広がりました。しかしすべての業務をリモートワークに置き換えるのが難しかったり、生産性に影響があったりすることも。

こういった背景から、リモートワークとオフィスワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」という働き方に注目が集まっています。

そこで本記事では、

  • ハイブリッドワークとは何か
  • ハイブリッドワークのメリット・デメリット
  • ハイブリッドワークを成功させるポイント

など、ハイブリッドワークについて解説します。

「柔軟な働き方によって業務効率を高めたい」という方は、ぜひご一読ください。

なお、複数の場所で仕事をする従業員の生産性を高めるには、クラウド型入退室管理システム『SECURE AI Office Base』の導入がおすすめです。

SECURE AI Office Baseでは誰がどこで働いているか可視化できるため、従業員同士が円滑に連携を取れます。SECURE AI Office Baseの詳細は、ぜひ以下からお問い合わせください。

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ハイブリッドワークとは?何がハイブリッドなのか紹介

ハイブリッドワークとは、リモート勤務とオフィス勤務を柔軟に組み合わせた働き方のこと。

新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを導入した企業は増えました。しかし以下のような課題があり、オフィス勤務の重要性も再認識されてきました。

  • 家だと会社ほど集中できない従業員がいる
  • 社内での方が捗る仕事がある
  • 社内でしかできない仕事がある

そのため次のように、従業員が働く場所を選択できるハイブリッドワークを取り入れる企業が増えています。

  • 毎日リモートワーク
  • 会議がある日だけオフィスワーク
  • 育児や介護などで出社が難しい日はリモートワーク

2020年にはハイブリッドワークを推進する、ハイブリッドワークライフ協会も設立されました。ハイブリッドワークライフ協会では、場所や時間、職種に捉われない多様な働き方を支援し、地方創生に尽力しています。

参考:ハイブリッドワークライフ協会

ハイブリッドワークは働く場所を柔軟に選択できますが、「具体的にどんな効果が得られるのだろう……?」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。続いて、「最適な環境で仕事ができる」など、ハイブリッドワークのメリットを解説します。

ハイブリッドワークの3つのメリット

ハイブリッドワークのメリットは、以下3つです。

  1. 会社勤務か自宅勤務を自由に選べるため、最適な環境で仕事ができる
  2. 最適な環境で仕事ができることで、生産性の向上が期待できる
  3. 勤務先を自由に選べることで、従業員のモチベーションや満足度が高まる

それぞれ順番に解説します。

【メリット1】会社勤務か自宅勤務を自由に選べるため、最適な環境で仕事ができる

ハイブリッドワークは従業員が働く場所を自由に選べるため、最適な環境で仕事ができます。

新型コロナウイルスの影響でリモートワークする企業が増えましたが、次のようにオフィスへ出社した方が効率的に仕事できる人もいます。

  • 在宅だと家族がいて仕事に集中できない人
  • 重要な打ち合わせがある人

ハイブリッドワークを導入すれば、「打ち合わせの日だけ出社して、あとはリモート勤務」など、オフィス勤務とリモート勤務を仕事内容に応じて選択することが可能です。その結果、仕事で高い成果を発揮しやすくなります

【メリット2】最適な環境で仕事ができることで、生産性の向上が期待できる

ハイブリッドワークでは最適な環境で仕事ができるため、生産性の向上も期待できます。

従業員によって、生産性が高まる場所はそれぞれです。オフィスのほうが仕事に集中しやすい人もいれば、自宅のほうが集中できる人もいます。

従業員が高いパフォーマンスを発揮できる場所を選ぶことで業務効率が上がり、生産性の向上につながります。

【メリット3】勤務先を自由に選べることで、従業員のモチベーションや満足度が高まる

ハイブリッドワークで働く場所を選べると、従業員の仕事へのモチベーションが高まります

なぜなら自分の意思で働く場所を選ぶことが、仕事への主体性に繋がるからです。主体性が高まると、次のように仕事に対して前向きに取り組むようになります。

  • 自分の言動に責任を持つ
  • 仕事の課題に対して積極的に行動する
  • 業務に深く興味関心を持つ

ハイブリッドワークは従業員の仕事への満足度が高めるため、離職率を下げることも可能です。

ここまで、ハイブリットワーク3つのメリットを解説しました。

■ハイブリットワークの3つのメリット

  1. 会社勤務か自宅勤務を自由に選べるため、最適な環境で仕事ができる
  2. 最適な環境で仕事ができることで、生産性の向上が期待できる
  3. 勤務先を自由に選べることで、従業員のモチベーションや満足度が高まる

しかし実際は、「いろいろな場所で働く従業員の勤務状況の管理は大変なのでは……?」と、マイナスなポイントが気になる方もいるのではないでしょうか。そこで次に、ハイブリットワークの課題やデメリットをお伝えします。

ハイブリッドワークの3つの課題やデメリット

ハイブリッドワークの課題やデメリットは、以下3つです。

  1. 従業員がどこで勤務しているのかが見えにくい
  2. 出社が少ない従業員とのコミュニケーションが減る
  3. 出社人数が少ないとオフィスの維持費が高くつく

3つ順番に見ていきましょう。

【デメリット1】従業員がどこで勤務しているのかが見えにくい

ハイブリッドワークは、従業員が働く場所を自由に決められます。しかし誰がどこで仕事しているかが見えにくく、以下のように従業員へ問い合わせたいときスムーズに連携が取れないことも。

  • 直接依頼したい業務がある
  • 急な打ち合わせが入った

そのため業務効率を高めるためにも、従業員が働いている場所を把握できるシステムの導入が重要となります。

たとえばクラウド型入退室管理システム『SECURE AI Office Base』でなら、アプリで従業員がどこにいるかすぐに確認できます。リアルタイムの情報がわかるため、コミュニケーションの連携が取りやすくなるでしょう。

引用元:SECURE AI Office Base

またSECURE AI Office Baseではオフィスの入退室管理を行うため、社内にいる人の混雑具合を可視化できます。さらに曜日や時間帯別のオフィス混雑予測もできるため、出社する際の密を避けることも可能です。

このようにSECURE AI Office Baseでは、コロナ時代に必要な対策もできます。SECURE AI Office Baseが気になる方は、ぜひ以下からお問い合わせください。

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【デメリット2】出社が少ない従業員とのコミュニケーションが減る

出社が少ない従業員とのコミュニケーションが減る点が、ハイブリッドワークのデメリットです。

出社する従業員同士は、以下のような場面で自然とやりとりが増えます。

  • 対面での挨拶
  • 業務の合間や休憩時間でのちょっとした雑談
  • 業務内容の相談

一方で在宅勤務がメインだと、近くにすぐ話をできる相手がいません。必然的に連絡は仕事関連のみとなってしまい、雑談が減ってしまうのです。

このように、出社する回数が多い人と比べて従業員同士のコミュニケーション量が少なくなります。

その結果リモートワークが多い従業員は、次のように業務へのストレスを抱える危険性が高いです。

  • ほかの従業員とうまく連携が取れない
  • 孤独を感じてモチベーションが下がる
  • 結果的に企業への帰属意識が低くなってしまう

出社組と在宅組でコミュニケーション量に差が生じる点は、ハイブリッドワークのデメリットといえます。

【デメリット3】出社人数が少ないとオフィスの維持費が高くつく

出社人数が少ない場合、オフィスの維持費が高くつきます

しかし出社して働く人数は予測しにくいため、オフィスを縮小することも簡単ではありません。もしオフィスを小さくして多くの社員が出社した場合、以下のようなデメリットが生じます。

  • デスクが足りない
  • 感染症対策が不十分

出社人数の把握が難しくオフィスの維持コストが大きくなりやすい点が、ハイブリッドワークのマイナスな部分です。

ここまで、ハイブリットワークの3つの課題やデメリットを解説しました。

■ハイブリットワーク3つの課題やデメリット

  1. 従業員がどこで勤務しているのかが見えにくい
  2. 出社が少ない従業員とのコミュニケーションが減る
  3. 出社人数が少ないとオフィスの維持費が高くつく

ハイブリッドワークにはデメリットもあるため、「自社で導入するのは難しいのでは……?」と不安に思う方もいるかもしれません。しかし実際は、ハイブリッドワークを成功させるポイントを抑えれば、うまく導入することが可能です。

そこで次に「従業員がどこで勤務しているかを把握するための仕組みを導入する」など、ハイブリッドワークを成功させる3つの秘訣をお伝えします。

ハイブリッドワークを成功させるのに欠かせない3つの秘訣

ハイブリッドワークを成功させるために欠かせない秘訣は、以下3つです。

  1. 従業員がどこで勤務しているかを把握するための仕組みを導入する
  2. コミュニケーションはリモートワークを前提とする
  3. 出社組・リモート組で評価に差がつかないようにする

特に1つ目の「従業員がどこで勤務しているかを把握するための仕組みを導入する」は、業務効率を高めるためにも重要です。ぜひ入念にチェックすることをおすすめします。

【ポイント1】従業員がどこで勤務しているかを把握するための仕組みを導入する

ハイブリッドワークを成功させるには、従業員が勤務している場所を把握する仕組みの導入が必要です。

勤務場所を把握する仕組みを導入すれば、従業員同士の連携が取りやすくなります。その結果、連絡を取り合う際の余計なコミュニケーションの負荷が減り、業務効率を向上させることが可能です。

たとえばクラウド型入退室管理システム『SECURE AI Office Base』でなら、従業員の勤務場所をリアルタイムで把握できます。そのため出社している人に対しての、社内外からの問い合わせ件数を減らすことが可能です。

引用元:SECURE AI Office Base

またクラウド型のシステムなので、自社で専用のサーバーを構築する必要などもありません。SECURE AI Office Baseの詳細は、以下からお問い合わせください。

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【ポイント2】コミュニケーションはリモートワークを前提とする

ハイブリッドワークを成功させるには、従業員同士のコミュニケーションはリモートワーク前提で行うことが大切です。

基本は出社している人同士でも次のようなオンラインツールを用いて連絡を取り合うよう、ルールを作ることをおすすめします。

  • チャット
  • メール
  • Zoom

リモートワーク前提で連絡し合うことで、出社組と在宅組のコミュニケーションに差が出ないよう配慮することが可能です。

【ポイント3】出社組・リモート組で評価に差がつかないようにする

ハイブリッドワークを成功させるには、出社組とリモート組で評価に差がつかないよう注意が必要です。

出社した人のほうが働いている姿が見えるため、頑張っていると判断されやすい傾向があります。そうなると評価のためにリモートワークする従業員が減り、職場が密になったり、従業員の希望する働き方が実現しづらくなったりします。

そのため次のように、出社する人とリモートする人で評価の差を生まない工夫が重要です。

  • 明確な評価項目を共有する
  • 従業員一人ひとりに目標を設定させる
  • 成果がわかる報告書を作成させる

導入前に評価制度などを見直すこともまた、ハイブリッドワークを成功させる秘訣なのです。

ここまで、ハイブリッドワークを成功させる3つのポイントを解説しました。

■ハイブリッドワークを成功させる3つのポイント

  1. 従業員がどこで勤務しているかを把握するための仕組みを導入する
  2. コミュニケーションはリモートワークを前提とする
  3. 出社組・リモート組で評価に差がつかないようにする

これらのポイントを抑えれば、ハイブリッドワークを成功させやすくなるでしょう。しかし「ハイブリッドワーク導入がうまくいった企業はあるのだろうか?」と気になる方もいるのではないでしょうか。

続いて、ハイブリッドワークを導入したマイクロソフトの事例をご紹介します。

6つのステージで働き方の指針を提示。マイクロソフトの事例を紹介

マイクロソフトは新型コロナウイルスの対策としてハイブリッドワークを導入し、ハイブリッドワークプレイスダイヤルという以下6つのステージを定義しているようです。

  • ステージ1:閉鎖
  • ステージ2:在宅勤務の義務化
  • ステージ3:在宅勤務を強く推奨
  • ステージ4:オフィスのソフトオープン
  • ステージ5:制限を設けオフィスをオープン
  • ステージ6:オープン

新型コロナウイルスの流行や政府の指針、従業員の健康状態などを加味し、1〜6のステージを決定します。そしてステージごとに定められた方針に沿って、従業員はオフィス勤務とリモート勤務のバランスを調整しています。

マイクロソフトでハイブリッドワークを導入した結果、次のように働き方についてさまざまな考えを持つ従業員がいることがわかりました。

  • オフィスへの復帰を楽しみにしている人
  • 在宅ワークを続けたい人
  • 在宅で働く必要がある人

そのためマイクロソフトでは、今後も従業員に柔軟性の高い働き方を提供するそうです。従業員に優れた職場を提供することで、個人のワークスタイルとビジネスニーズのバランスを取り、マイクロソフトの文化継承を目標に掲げています。

参考:ハイブリッドワークプレイスの理念と実践

まとめ:従業員の勤務場所を把握できる仕組みを導入すれば、ハイブリッドワークは成功しやすい!

ハイブリッドワークは、オフィス勤務とリモート勤務を柔軟に組み合わせた働き方です。新型コロナウイルスの影響を受けて、ハイブリッドワークを検討する企業も増えています。

  • ハイブリッドワークのメリット
    • 会社勤務か自宅勤務を自由に選べるため、最適な環境で仕事ができる
    • 最適な環境で仕事ができることで、生産性の向上が期待できる
    • 勤務先を自由に選べることで、従業員のモチベーションや満足度が高まる
  • ハイブリッドワークのデメリット
    • 従業員がどこで勤務しているのかが見えにくい
    • 出社が少ない従業員とのコミュニケーションが減る
    • 出社人数が少ないとオフィスの維持費が高くつく

ハイブリットワークはメリットだけでなくデメリットもあります。しかし、以下3つの秘訣を押さえることで、ハイブリットワークを実現しやすくなります

■ハイブリッドワークを成功させる秘訣

  1. 従業員がどこで勤務しているかを把握するための仕組みを導入する
  2. コミュニケーションはリモートワークを前提とする
  3. 出社組・リモート組で評価に差がつかないようにする

特に従業員がどこで勤務しているか把握する仕組みを導入することは、業務の生産性を高めるためにも重要なポイントです。

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