コワーキングやシェアオフィスの入退室管理5選！ 導入するメリットを解説
「コワーキングやシェアオフィスの運営に入退室管理システムは必要？」
「おすすめの入退室管理システムを知りたい」
コワーキングやシェアオフィスを運営する際、考えなければならないのが入退室管理やセキュリティ対策です。
なかでも入退室管理システムは、安全かつ効率的に入退室管理ができるため検討している方も多いのではないでしょうか。
ただ、導入するメリットやおすすめのシステムなど、わからない人も多いかと思います。
そこでこの記事では、
- 入退室管理システムを導入するメリット
- 5つの選び方
- おすすめの入退室管理システム
についてまとめて解説します。セキュリティ対策を強化しつつ、コワーキングやシェアオフィスの運営にかかる業務負担を大きく減らしたい方はご一読ください。
なお「入退室管理システムの必要性や導入の流れを社内で共有したい！」と思った方には、以下の資料もおすすめです。以下から無料ダンロードの上、ご活用ください！
目次
入退室管理システムとは？
入退室管理システムとは、いつ、どこで誰が入退室したかを管理・記録するシステムです。
入退室管理システムには、監視カメラや入退室履歴を管理するサーバーなどが組み込まれています。
代表的な認証方法は、6種類あります。
| ICカード | 認証機にカードをかざすだけで入退室できる |
|---|---|
| パスワード入力 | 扉に設置したテンキーに暗証番号を入力して解錠する |
| スマートフォン認証 | スマートフォンを認証機にかざす、もしくは無線通信により解錠する |
| 指紋認証 | 指紋データや画像などの情報を登録して、認証時に照合する |
| 静脈認証 | 静脈を赤外線カメラで読み取り、個人を判別する方法 |
| 顔認証システム | 顔の特徴的な部分や各部位の位置などを元に本人確認を行う |
これらの中から、予算・導入目的・会社の規模などを基に自社に合ったシステムを選ぶ必要があります。
また、非接触の入退室管理ソリューションの市場規模は将来的に約2兆8,000億円になると言われており、今後も導入する企業が増加する可能性があります。
コワーキングやシェアオフィスに入退室管理システムを導入するメリット
近年は、コワーキングやシェアオフィスでも入退室管理システムを導入している企業が増えています。
では、コワーキングやシェアオフィスに入退室管理システムを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか？
順番に入退室管理システムを導入するメリットを紹介します。
【メリット1】利用者が入退室しやすくなる
コワーキングやシェアオフィスを頻繁に利用する人は、基本的に入退室のたびに手続きを行わなければなりません。
例えば、1Dayドロップイン（一時利用）でコワーキングスペースを利用する場合、基本的に利用する席の種類・利用時間などを毎回伝える必要があります。また、利用のたびに支払いが必要です。
しかし、入退室管理システムを導入した場合、入退室管理システムがあれば認証時に登録・支払いなどが可能です。そのため、入退室のたびに面倒な手続きをしなくて済みます。
【メリット2】入退室履歴を把握しやすくなる
入退室管理システムを利用すると、利用者の入退室履歴を把握しやすくなります。
現在、誰がどの場所を利用しているかも表示されているので、どの部屋や席を貸し出せるのかすぐにわかります。そのため、会議室の貸し出しやドロップインの受け入れ判断もスムーズになるでしょう。
このように入退室管理システムを使えば、利用者が多く、頻繁に人の出入りがあるコワーキングやシェアオフィスでも入退室履歴を確認しやすくなります。
【メリット3】セキュリティ対策をしやすくなる
コワーキングやシェアオフィスは、一般的に会社よりもセキュリティ対策が甘くなります。
まず、コワーキングは、不特定多数の人が入退室するため、利用者が安心して利用できる環境を作らなければなりません。シェアオフィスについても、利用するスタッフ全員に鍵を用意するとなると、紛失や盗難リスクがあるため注意が必要です。
しかし、入退室管理システムでは、ICカードや生体認証などの方法を用いることで部外者の入室を防げます。また、人数分の鍵を用意する必要がなく、紛失や盗難のリスクを避けられるでしょう。
さらに、手荷物などを保管できるスマートロッカーについても、入退室管理システムによる管理が可能です。
このように入退室管理システムを導入すれば、手軽にセキュリティ対策を実行できます。
【メリット4】人件費の削減につながる
コワーキングやシェアオフィスでは、以下のように申し込み業務や利用者の対応を行うため、人員を配置しなければなりません。
- 入会の申し込み
- 入退室の受付および支払い
- 備品の申し込み
- 時間貸しスペースの申し込み
- 飲食物の提供
しかし、入退室管理システムを利用すれば、これらの業務を半自動化できます。
入退室の時間や料金、延長の有無なども履歴に残るので、業務がしやすくなります。
また、コピー機やプリンターなど備品の利用なども管理できるため、より正確に業務を進められるのです。
コワーキングやシェアオフィス向けの入退室管理システムを選ぶ4つのポイント
コワーキングやシェアオフィスは、一般的なオフィスのように決まった人のみが利用するケースは多くありません。
したがって、入退室管理システムを導入する際も、コワーキングやシェアオフィス向けのものを選ばなければなりません。
そこで、それぞれのポイントについて順番に見ていきましょう。
【ポイント1】どの認証方法が合っているのか検討する
コワーキングやシェアオフィスで入退室管理システムを導入する際は、どの認証方法が合っているのか検討する必要があります。
例えば、ICカードであれば、認証機にかざすだけで利用できます。ICカード情報の登録や退会手続きもかんたんなので、利用者の人数が多くても負担がかかりません。
一方で、セキュリティ対策を強化したいのであれば、指紋認証や顔認証のような方法を導入しているシステムの方が安全です。
入退室管理システムを選ぶときは、どんな目的で導入しようとしているのかよく考えた上で検討しましょう。
【ポイント2】スマートロックの取り付け方法を確認する
多くの入退室管理システムで採用されている方法として、ICカードやスマートフォンの暗証番号などが鍵になるスマートロックがあります。
スマートロックには、大きく分けると後付け型と交換型の2種類があります。
後付け型は、工事の必要がありません。鍵の場所に両面テープなどで貼り付けて設置するだけでよく、取り付けもかんたんにできます。既にある鍵にもつけられるので、ほとんど負担がかかりません。
もう1つの交換型は、ドアに穴を開けて、鍵のシリンダーを交換する方法です。交換型のメリットは、劣化などにより、スマートロックが外れる心配がほとんどないことです。しかし、取り付ける際に工事が必要なので、費用と手間がかかります。
予算も踏まえて、どちらの取り付け方法を採用しているのか、検討しましょう。
【ポイント3】費用が自社の規模に合っている
入退室管理システムを選ぶ際は、費用が自社の規模に合っているかも重要です。
各認証方法により、費用が異なるため、慎重に検討する必要があります。
| ICカード | 端末費用やコントローラー費用、サーバー費用など全部で40〜100万円ほど |
|---|---|
| パスワード入力 | 端末費用のみで1台あたり2〜10万円ほど |
| 指紋認証 | 端末費用やサーバー費用などを合わせて概ね30〜70万円ほど |
| 静脈認証 | 端末費用やサーバー費用などを合わせて概ね50〜100万円ほど |
| 顔認証 | クラウド型は端末費用と工事費用がかからないので、月額数千円〜数万円 オンプレミス型はサーバー代が100万円以上かかるケースもある |
費用が高くても、自社の導入目的に合致するとは限りません。また、扉の数や規模感で価格が変わるので、将来的な自社の状況も踏まえて決めましょう。
【ポイント4】勤怠管理や監視カメラなどと連携可能か
シェアオフィスやコワーキングスペースの運営において、勤怠管理や監視カメラも必要になります。
そのため、それらのサービスと連携できる入退室管理システムを選びましょう。そうすれば、従業員の労務管理やセキュリティ対策がしやすくなるので、業務の負担も削減できます。
コワーキングやシェアオフィス対応の入退室管理システム5選
現在、さまざまな企業から入退室管理システムがリリースされています。
よって、どの入退室管理システムがコワーキングやシェアオフィスに対応しているのか、よくわからない人も多いのではないでしょうか？
そこで、この章では、コワーキングやシェアオフィスに対応しているおすすめの入退室管理システムを5つ紹介します。
1.SECUREのSECURE AC
SECUREのSECURE AC（入退室管理システム）は、コストや導入目的に合わせて、顔認証や指紋認証などさまざまな認証方法に対応したデバイスから選択できる入退室管理システムです。扉ごとに入退室管理・セキュリティレベルの設定認証方式が選べます。
また、会社の規模に合わせて数人から数千人まで対応できるので、シェアオフィスの導入にも最適です。入退室管理システムを探しているのであれば「SECURE AC」をご検討ください。
2.akerunの入退室管理システム
akerunの入退室管理システムは、導入実績7,000社を超えているサービスです。
akerunでは、ドアの鍵のつまみにスマートロックを被せるように取り付けられる「Akerun Pro」を提供しています。ICカードやスマートフォンで施解錠ができて、工事も必要ないので、届いたその日から利用可能です。
また、既に設置している電気錠や自動ドアなどがある場合は、「Akerun コントローラー」もおすすめです。こちらの製品もクラウド上の管理ツールやスマートフォンで遠隔地からでも管理できます。
3.アートの⼊退室管理システムX-LINE
アートの入退室管理システムX-LINEは、交通系ICカード、顔認証、ICリーダーなどさまざまな認証方法に対応している入退室管理システムです。
入退室の履歴管理はもちろん、以下のような機能があるため、セキュリティの高い環境を構築できます。
- 入室時のID認証の記録がなければ、退室時の認証もできない
- タイムスケジュールの設定
- 動線の管理
- 個人ごとに各種権限を調節できる
ラディックスが運営するコワーキングスペースでも導入されており、将来的には予約システムや決済システムの導入による無人運営も可能になります。
4.RemoteLOCKのOfficeUP
RemoteLOCKのOfficeUPは、コワーキングやシェアオフィスなど、不特定多数の人が出入りする施設の管理に最適なシステムです。
既存施設の電気錠に後付けで導入できるので、工事は必要ありません。また、セキュリティレベルの設定や遠隔から認証権限の付与もできます。ICカード・PINコード・顔認証などさまざまな認証方法に対応しているため、無人での運営も可能です。
そのため、人件費を削減したい人におすすめです。
5.ブロックチェーンロック株式会社のKEYBOX
KEYBOXは、鍵の管理や予約・決済・入退室などの機能をクラウド上で利用できるサービスで、10種類以上のロックに対応しています。さらに、コワーキングやシェアオフィスで使いやすい時間貸し予約システムを提供しています。
鍵の受け渡しやチェックアウトの立ち会いが不要で、利用者にとっても負担がかからないので、双方ともに使いやすいシステムです。実際に多くのレンタルスペースやコワーキングで採用されています。
まとめ：入退室管理システムを導入すれば利用状況を把握しやすくなる
多くの人数が出入りするコワーキングやシェアオフィスを運営する場合、入退室管理システムの導入をおすすめします。
入退室管理システムを利用すれば、入退室時の手続きの負担が減るだけでなく、会議室の貸し出しやドロップインの受け入れ判断も把握しやすくなります。そのため、少ない人員でもコワーキングやシェアオフィスの運用が可能です。
また、セキュリティ対策の強化もかんたんにできるので、不法侵入の防止ができます。
コワーキングやシェアオフィスの入退室管理システムを探しているのであれば、SECURE AC（入退室管理システム）がおすすめです。SECURE ACなら、さまざまな認証方法に対応しており、利用者の多い施設でも入退室管理がしやすくなります。
「SECURE AC」の詳細については、以下からお問い合わせください！
