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あなたの会社は出社管理出来ていますか?コロナ時代に役立つ在室管理のススメ

新型コロナウイルスの感染拡大によって、世の中の働き方は大きく変わりました。
企業では、テレワーク勤務を導入するところが増えています。
社員の働き方が多様化しているため、社員の在室管理や勤務管理には皆さん苦労されていることではないでしょうか。
そこで、本記事では社員やメンバーがどこにいるのか?管理をすることに役立つツールをご紹介します。

在室管理が求められる理由


新型コロナウイルスの感染が拡大する以前から、各企業では、働き方改革の実現が大命題でした。
働き方改革を実現するため、さまざまなオフィス環境の変革が実施されてきました。
それに加えて、新型コロナウイルスが蔓延している社会環境下において、社内の密な環境を避けるため、社員の出社制限やテレワークを導入する企業が増えています。
ただ、実際にテレワークを導入してみると、目に見えるところに社員がいないため「在席しているのか不在なのか分からない」という声を多く聞こえます。
また誰が出勤しているのか分からないため、会社に電話が来ても直ぐに確認が取れないという問題も出ています。
もしあなたがマネジメントをする立場として、部下が「テレワークをする」のか「出社をする」のか報告がない場合、不安になることでしょう。
リアルタイムで部下の状況が把握できないことにより、確認をするためのコストも、負荷となります。

また、これから国内のワクチン接種率が増加する中で、徐々に経済活動全般をコロナ以前のように戻そうという流れになっています。
その流れに従うと、オフィスへの出社制限も緩和されることが予想されます。
オフィスへの出社人数が増えた中で、出社をしていた社員がコロナに感染した場合に、「誰がオフィスに一緒にいたのか」「誰が濃厚接触者に該当するのか」を把握することが、今まで以上により困難になります。
そういった背景、社員の在室の管理ができるシステムがより求められています。

さらに、オフィス環境は社員の安全・安心を一番に考慮されたものである必要があります。
オフィスの価値は、快適性や衛生面など、労働環境のクオリティを追及したものにシフトしていくでしょう。

こういった背景の中で、社員の在室管理ができるシステムがより求められています。

在室管理とは?

在室管理は「居る」「居ない」を管理することです。
万が一、事件や事故が起こった際には「その日時に」「誰がそのエリアにいたか」を速やかに特定できると、原因の早期発見が可能になります。
また新型コロナウイルスが蔓延している社会環境下では、室内空間を安心して利用するため、在室管理を行うことによりコロナウイルスの感染リスクを低減する取り組みが欠かせません。
オフィス環境における感染症対策として、3密の回避・テレワークの推奨がなされています。
そのため、オフィス内の人数を管理したうえで、なるべく減らすことが求められています。

在室管理システム導入のメリット

・誰がその場にいるかがわかる。(クラスター発生予防)

・過去の履歴から、ある日時にその場に誰がいたかがわかる。(発生時対処)

・テレワーク時に誰が出社しているのかがわかる(発生予防)

在室管理システムを活用することにより、コロナ対策としては「発生予防」「発生時対処」どちらにも役立つのが特徴です。
たとえば、新型コロナの感染者がもし発生してしまったとき、「2週間前にどこにいましたか?」と聞き取ることになると思います。ただし人の記憶には限界がある上、全員にヒアリングするのにも時間がかかります。
社内の状況把握を担当させられる総務担当者には、大きな負担がかかるでしょう。
そんなとき、在室履歴を追うことができれば、誰が社内で濃厚接触者の可能性があるのかを迅速に確認することができます。

また、在席管理システムは新しい働き方である「ABW」にも対応できるものとも言えます。
聞き慣れない言葉だと感じる方も多いとは思いますが、ABWとは、Activity Based Working(アクティビティ・ベースド・ワーキング)の頭文字をとった略語です。
オランダ発祥のワークスタイルで、業務をいつ、どこでやると効率が良いかを考え、自分で選択した空間で仕事をします。
場所は、オフィス内であったり、自宅であったり、コワーキングオフィスであったり、さまざまです。
各個人が仕事内容に応じて最適な場所で働くスタイルのため、社内に誰がいるのかという管理がよりできなくなります。

在室確認システム3選!

在席管理システムとは従業員の在席・不在を見える化するアプリです。
オフィス向けSNSやグループウェアにも「応答可能」「退席中」「取り込み中」などのステータスがありますが、勤務状況を的確に伝えるには物足りなさを感じます。
しかし、在席管理システムを使えばより的確に在席状況の共有ができます。

SECURE AI Office Base

(出所:SECURE公式Webサイト)


入退室管理システムの記録により、顔認証での入退室管理に加え、オフィスや施設内の混雑見える化を実現します。
在籍管理機能に加え、濃厚接触者追跡機能等がオプション費用なしで利用できます。
また顔認証/クラウドにて管理が可能のため、管理者は出社しなくとも、勤怠管理からオフィスの混雑状況まで、一元管理が可能です。
また、管理者だけでなく、従業員もスマートフォンのアプリからオフィスの混雑状況をリアルタイムで確認することが可能な、業界初の入退室管理ソリューションです。

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混雑カウントシステム

(出所:SECURE公式Webサイト)

ステレオカメラによって人数計測し、5段階のアイコン表示で混雑度を見える化するサービスです。
混雑度はテキストではなく、分かりやすいアイコンで表示されるため、簡単に確認可能です。
施設のエントランスのみならず、オフィス内の各エリア毎の設置が可能です。
 運用開始後は蓄積したデータを分析し混雑予測が可能になります。
社員はいつでも、どこからでもリアルタイムでオフィス内の混雑状況を確認でき、オフィス内における「3密」をスムーズに回避することが可能になります。

↓混雑カウントシステムの詳細はこちらから↓

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在室確認センサー

管理画面

(出所:エコモット株式会社公式Webサイト)

会議室やトイレに設置した人感・開閉センサーの取得情報から使用状況を確認できるパッケージです。
センサー取得情報は、クラウドに送信され、事務所パソコンやスマートフォンなどでリアルタイムモニタリングが可能となります。
会議室やトイレの利用状況を把握することで、限られたリソースの有効活用が実現します。 

↓在室確認センサーの詳細はこちらから↓

https://www.ecomott.co.jp/solution/814/

在室確認の活用方法

在室管理システムの情報は、BCP対策にも活用することができます。

BCP対策とは、事業継続のために対策を講じることを指します。 具体的に言うと、自然災害や事故、不祥事などによる事業への損害を最小限にとどめ、早急な復旧をさせるマニュアルを策定し、なにかが起こっても対応できるように訓練を行うことです。
事件や事故が起こった際には、その日時に、誰がそのエリアにいたかを速やかに特定できると、原因の早期発見が可能になります。

まとめ

新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点から、在室管理の必要性について解説いたしました。
3密回避のツールとしてだけでなく、BCP対策の一環としても活用できます。
まだオフィスに導入されていない場合には、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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