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コロナ禍でオフィスの生産性が低下する4つの理由とは?対策もセットで解説

SECURE AI Office Base

「テレワークなどの導入により、従業員の生産性が下がっていないか心配……」
「働き方の変化による生産性低下には、どのような対策が有効なのだろう?」
と感じていませんか?

コロナ禍をきっかけとして、テレワークや時差出勤などの新しい働き方を導入する企業が増えています。しかし、これまでと働き方やコミュニケーション方法が異なるため、生産性の低下を感じている方もいるのではないでしょうか。

そこで、コロナ禍で生産性が低下する理由と対策について解説します。今後加速する多様な働き方でも生産性を下げずに業務を進めたい方は、ご一読ください。

なお、withコロナ時代のオフィスに必要となる「課題と対策」をまとめた資料をご用意しています。具体的な対策方法を知りたい方は、「職場の3密対策 虎の巻」も合わせてご一読ください。

コロナ禍により生産性が低下する4つの理由とは?

コロナ禍における従業員の生産性が低下する理由は、以下の4つ。

  1. テレワークの導入による、働き方やマネジメント方法の変化
  2. 働き方の多様化による、労務管理・健康管理の複雑化
  3. 直接話す機会が減り、社内のコミュニケーション不足が加速
  4. オフィスのコロナ対策を強化するため、新たな業務が発生

それぞれの理由を見てみましょう。

【理由1】テレワークの導入による、働き方やマネジメント方法の変化

コロナ禍をきっかけに、新しい生活様式に合わせた働き方(テレワークや時差出勤など)を実現する企業も増えてきました。その中で急速なテレワークの普及が、生産性低下に影響を及ぼしています。

とはいえ、実際のところの状況がよくわからない方もいるでしょう。そこでここでは、テレワークによる生産性低下が起こる具体的な理由について、以下2つの流れで解説します。

  • テレワークの実施状況
  • テレワークによる生産性低下の影響
  • テレワークによる生産性低下となる原因

1つずつ詳しく見ていきましょう。

コロナ禍で急速に広まったテレワークの実施状況とは?

東京商工会議所が行った「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」によると、東京都にある企業のテレワークの実施率は67.3%。そのうちの52.7%は、緊急事態宣言発令以降にテレワークを導入しています。

引用元:「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」 調査結果

緊急事態宣言前の3月に実施した前回の調査結果と比較すると、テレワークの実施率が41.3ポイントも上昇。緊急事態宣言の発令が、一気にテレワーク促進に拍車をかけたことがわかります。

しかし、慣れないテレワークの導入で、生産性低下を招いている企業もあるようです。続いて、テレワークによる生産性低下への影響について見ていきましょう。

テレワークによる生産性低下の影響とは?

日経BP総研 イノベーションICTラボの「新型コロナ対策テレワーク実態調査」によると、テレワークで生産性が上がったのは、たったの12.3%。回答者のうち、62.8%の人は生産性が下がっていると感じていました。

引用元:https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/column/18/01307/060800004/

上記の調査結果から、多くの企業でテレワーク導入による生産性低下を課題にしていることがわかります。

では、なぜテレワークで生産性が下がってしまうのでしょうか。続いて、テレワークにより生産性低下となる原因について見ていきましょう。

テレワークにより生産性低下となる原因とは?

テレワークにより生産性低下を招く原因をまとめてみました。

  • 自宅などで快適にテレワークができる通信環境や設備が整っていない
  • 家族がいて集中できない
  • ざっくばらんな会話など、気軽なコミュニケーションが取りづらい
  • 従業員ごとの業務の進捗がわかりにくい
  • 働いている姿が見えず、従業員を評価しづらい など

コロナ禍以前のように対面で仕事していたときは、お互いの状況が見えていたため業務内容の共有や進捗の把握がすぐにできました。

しかしテレワークの導入により、チャットやオンライン会議などのコミュニケーションが中心に変わっています。その結果、従業員の状況がわかりづらくなったり、ざっくばらんな会話が減ったりするケースが増えているのが実情です。

また久しぶりに出社したとしても、誰が出社しているかわからずコミュニケーションしづらい問題も。

こういった、

  • コミュニケーションが取りづらい
  • 状況が確認しづらい
  • 情報共有がしづらい

といった理由により、生産性低下を感じている方が増えています。

テレワークはオフィスのコロナ対策として有効な手段ですが、「やみくもに導入するだけでは、生産性低下を招く原因」に繋がってしまいます。そのため、あらかじめ円滑に業務ができる環境と仕組み作りが大切です。

具体的な対策については、後述します。

またテレワークを含めた働き方の多様化により、生産性低下となる可能性も。具体的な理由について、詳しく見ていきましょう。

【理由2】働き方の多様化による、労務管理・健康管理の複雑化

オフィス内の3密を避けるために、

  • テレワーク
  • 時差出勤
  • サテライトオフィスの利用

など、新しい生活様式に合わせた働き方が増えています。しかし、働き方の多様化は「労務管理」や「健康管理」を複雑化させ、業務を担当する従業員の生産性低下に繋がる場合も。

たとえば、以下のように労務管理上の問題が起こる可能性もあります。

  • 従業員ごとに出退勤時間がバラバラになり、勤怠管理に手間がかかる
  • どこのオフィスで働いているか確認が必要となってしまう
  • 勤務時間中にしっかり仕事をしているのかわからない
  • 長時間労働になっていないか確認しづらい

働き方の多様化により、従業員が同じ時間・同じオフィスに出社していたときと比べて従業員の状況を確認しづらいです。その結果、働く場所の把握と勤務時間の管理に負担(工数)がかかる可能性があります。

また、コロナ対策を強化したことにより、健康管理に追加の業務が発生することも。たとえば、以下のように健康管理上の問題が起こる可能性もあります。

  • マスク未着用者への指導するのが大変
  • 体温が高い(高熱)状態で出勤していないか確認しづらい
  • 従業員の身体やメンタルの不調に気づけずケアが遅れる

オフィス内でコロナ感染者を出したり、クラスターを発生させたりしないために、マスクの着用チェックや検温は必須です。しかし、対面で確認や指導ができないことで、オフィス内でのコロナ感染のリスクが高まる恐れもあります。

上に挙げた労務管理や健康管理の問題点をまとめると、働き方の多様化で従業員と対面できなくなることで、個別の状況把握や管理に工数がかかることがわかります。

さらに、問題を改善させるための仕組み作りなどに時間がかかり、本来やるべき業務に手が回らなくなることも。このように、働き方の多様化により担当者の生産性低下に繋がる可能性があります。

とはいえ、従業員ごとの労務管理や健康管理を人の手でチェックしていくには限界があります。このような場合は、労務管理・健康管理などを効率化できるシステムの導入がおすすめです。

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【理由3】直接話す機会が減り、社内のコミュニケーション不足が加速

これまでお伝えしたように、コロナ禍でテレワークや時差出勤などの働き方が増えています。その結果、従業員同士が対面で会話擦る機会や、気軽に雑談をする機会が一気に減ったことで「社内のコミュニケーション不足」が問題となっています。

では、なぜコミュニケーション不足が生産性低下の理由になるのでしょうか。

モチベーションエンジニアリング研究所の『従業員エンゲージメントの近年の傾向に関する調査』によると、「社内の上司と部下といった上下のコミュニケーションによって従業員エンゲージメントが向上する」と述べられています。

さらに、同研究所の『エンゲージメントと企業業績に関する研究結果』では、従業員エンゲージメントと労働生産性との間に相関があることがわかりました。

引用元:https://www.lmi.ne.jp/about/me/finding/detail.php?id=14

つまり、相互のコミュニケーションが取れている状態では従業員エンゲージメントが高まり、生産性も向上すると言えます。反対に、コミュニケーションがうまく取れない状況が続くと従業員エンゲージメントが下がり、生産性低下に繋がる恐れも。

このように、社内のコミュニケーション不足は「生産性低下」に大きな影響を及ぼします。そのため、コミュニケーション不足を解消できる対策が必要です。

また、社内のコミュニケーション不足がもたらす問題は、生産性低下だけではありません。コミュニケーション不足による問題について詳しく知りたい方は、以下をご一読ください。

参考:コロナ禍で社内コミュニケーション不足に!問題点や不足する理由とは?

また、オフィスのコロナ対策を強化するために新たな業務が発生し、担当者の負担が増える可能性もあります。詳しく見ていきましょう。

【理由4】オフィスのコロナ対策を強化するため、新たな業務が発生

オフィスのコロナ対策を強化すると、以下のような業務が追加される可能性も。

  • マスクの着用チェックと未着用時の指導
  • 出社時の検温と記録
  • 従業員の行動歴管理

特にマスク着用チェックや検温は、コロナ禍以前はやらなくても良かったものです。場合によっては、マスク未着用や検温を徹底しない従業員に直接指導をしなくてはならないことも。

また、オフィスでコロナ感染者やクラスターが発生してしまったときを想定し、どのように対処すべきか準備しておかなくてはなりません。

たとえばオフィスでコロナ感染者が出た場合は接触者リストの提出を求められるため、いつ、どこで、誰が接触していたかリストアップする業務が発生します。さらに、オフィスの消毒作業も必要となり、担当者の負担は増えてしまうでしょう。

万が一のときでも通常業務が停止することのないよう、事前に準備と対策を練っておくことが重要です。しかし、日々の業務を進めながら対策を調べてまとめるのは時間がかかります。

そこで、日々の業務で忙しくて手が回らない人のために、オフィスでのコロナ対策をまとめた記事を用意しています。自社のコロナ対策を強化していきたい人はご一読ください。

参考:【保存版】withコロナ時代にオフィスでやるべき5つの対策を解説!

また、オフィスのクラスター発生を防ぐ対策についても、以下でまとめています。合わせてご一読ください。

参考:職場に求められるクラスター対策とは?4つのポイントを解説!

ここまで、

  • テレワークの導入で生産性低下を感じる人が増えている
  • 労務管理や健康管理の複雑化、コロナ対策の強化のために担当者の負担が増える
  • 社内で従業員同士が対面できる機会が減り、コミュニケーション不足が加速している

といったポイントから、コロナ禍で生産性が低下する理由を解説しました。続いて、コロナ禍でも生産性の低下を防ぐための具体的な対策を解説します。

コロナ禍による生産性の低下を防ぐために何をすべきか?

従業員の生産性低下を防ぐには、以下の3つの対策が効果的です。

  1. 働き方の変化への対応
  2. コミュニケーション不足の解消
  3. オフィスのコロナ対策の効率化

それぞれの対策について見てみましょう。

【対策1】働き方の変化への対応

これまでお伝えした通り、

  • テレワーク
  • 時差出勤
  • サテライトオフィス

など、働き方が多様化しています。生産性の低下を防ぐためにも、これらの働き方の変化に合わせた管理(労務管理・健康管理)を効率化できる仕組みが必要です。

たとえば、クラウド型のオフィス管理サービス『SECURE AI Office Base』なら、顔認証で従業員の入退室を記録し、勤怠情報と連携できます。従業員の働く時間帯や場所に左右されずに労働時間の把握・管理ができるため、働き方が変わっても手間が増えることはありません。

また、SECURE AI Office Baseは、オフィスのコロナ対策の強化ができるのもポイント。コロナ対策で必須となる、「マスク着用チェック」と「自動測温(体温測定)」を顔認証と同時に行います。

マスク未着用や発熱している場合は、アラートを鳴らして知らせることが可能です。そのため、担当者が直接指導する必要はありません。さらに、従業員ごとに体温のデータを自動で蓄積するため、個別に検温を依頼して結果を記録するなどの負担も減らせます。

SECURE AI Office Baseなら、働き方が多様化しても従業員ごとの労務管理や健康管理の負担を抑えられます。業務の効率化に役立つ、SECURE AI Office Baseの詳しい機能は以下をご確認ください。

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【対策2】コミュニケーション不足の解消

従業員が自ら働く場所や時間を選ぶようになったことで、オフィスに出社しても誰がどこで働いているのかわかりづらくなっています。出社時は対面でコミュニケーションが取れる貴重な機会であるにもかかわらず、話すきっかけがないまま時間が過ぎてしまう場合も。

また、プロジェクトチームや上司と仕事の話をするときにも、「どこの場所で働いているか」といった情報が重要となります。

これらの悩みを解決する手助けとなるのが「出社管理機能」です。たとえば、SECURE AI Office Baseなら、従業員ごとに働いている場所を簡単に確認できます。

出社管理機能を使えば、上司や同僚がどこで働いているのかすぐに確認が可能。そのため、上司の居場所を探して質問をしに行ったり、同僚を探してチーム内業務のすり合わせをしたりするなど、対面でのコミュニケーションのきっかけ作りに役立ちます。

コロナ禍では、オフィスにおいても感染拡大を防ぐ対策が必要です。しかし、対策の強化のために従業員同士の接触を避け続けていると、コミュニケーションは活性化しません。

詳しい機能について知りたい方は、以下からお問い合わせください。

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【対策3】オフィスのコロナ対策の効率化

オフィスで業務をする場合、以下のようなコロナ対策が重要となります。

  • マスク着用の徹底
  • コロナに感染している疑いのある人を入室させない
  • オフィス内の3密対策として、ソーシャルディスタンスを確保する
  • 取引先などの来訪者の管理

特にオフィスの3密対策は、オフィスの混雑状況を把握した働き方が必要となります。とはいえなるべく混雑を避けた場所で仕事しても、「集中していて、気づいたときには混雑していた」といったケースも。

このように3密対策は、従業員の個々人に任せるだけでは心配が残ります。そのため、混雑状況を可視化できる仕組みが重要です。

たとえばクラウド型のオフィス管理サービス『SECURE AI Office Base』では、以下のように複数のオフィスの混雑状況をリアルタイムに確認できます。

また室内が混雑すると、次のようにアラートを出して通知できる機能も。

また、取引先の来訪予定に合わせて担当者の出社が必要になることも。しかし、テレワーク中に来訪者対応のためだけに出社するのは、効率的とは言えません。

来訪者登録についても、テレワークで対応できる仕組みを準備するのがおすすめです。

ここまで紹介したコロナ禍で生産性低下を防ぐ対策をまとめると、

  1. 働き方の変化による対応
  2. コミュニケーション不足の解消
  3. オフィスのコロナ対策の効率化

といった対策が重要です。上記3つの対策を進めるときにおすすめなのが、クラウド型オフィス管理サービスの『SECURE AI Office Base』。

SECURE AI Office Baseをおすすめできる理由について見ていきましょう。

働き方の変化やコロナ対策が強化可能な、『SECURE AI Office Base』とは?

SECURE AI Office Baseでは、働き方の変化に合わせた労務管理や健康管理が可能です。さらに、生産性を低下させずにコロナ対策の強化ができる機能も搭載されています。

■【対策1】働き方の変化による対応
・【機能1】働き方が変わっても勤怠管理に手間がかからない
 ⇒円滑な労務管理が可能
・【機能2】測温データを蓄積し、従業員ごとに体調管理が容易に  ⇒体調の変化にも気づきやすい
■【対策2】コミュニケーション不足の解消
・出社管理機能で、オフィス内の上司や同僚の居場所を探しやすい
 ⇒出社の機会を無駄にせず、対面コミュニケーションの促進が可能
■【対策3】オフィスのコロナ対策の効率化
・【機能1】オフィスの混雑状況の見える化して3密回避
 ⇒支社やサテライトオフィスの状況も把握して対策に活かせる・【機能2】過去のデータからオフィス内の混雑時間と傾向の予想も!
 ⇒オフィスの3密対策も立てやすい・【機能3】室内の混雑度が高くなると、アラートで通知
・【機能4】来訪者登録もスマホやパソコンがあればリモートでOK
 ⇒来訪者の対応だけに出社する必要がなくなる

SECURE AI Office Baseなら、働き方が変化しても生産性を低下させずに従業員の労務管理や健康管理が可能。クラウド上から管理できるため、担当者がリモートワークをしていても問題ありません。

オフィス内の管理と同時にコロナ対策の強化もできる、SECURE AI Office Baseの詳しい機能については以下をご覧ください。

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まとめ:コロナ禍による生産性の低下の対策として、新たな働き方に対応できる仕組みが重要

コロナ禍で働き方が多様化したことで、従業員の生産性低下を招く恐れがあります。労務管理が複雑になったり、コロナ対策を強化するための負担が増加したりするなど、本来の業務とは別に時間を取られてしまう場合も。

重要なのは、「多様な働き方となっても、生産性を低下させずに働ける仕組み」です。

■コロナ禍で生産性低下を防ぐ仕組みの例
  • オフィスが分散しても、従業員の労務管理や健康管理ができるようにしておく
  • 出社するときは、上司や同僚の居場所を確認して積極的に会話する
  • オフィスでのマスク着用の徹底や3密回避対策がリモート環境でもできるようにする

これらの仕組みを実現するなら、SECURE AI Office Baseがおすすめです。

■SECURE AI Office Baseでできること
  • 顔認証で従業員ごとの入退室管理と健康管理が可能
    ⇒リモート環境からでも管理と確認ができる
  • 出社管理機能が使える
    ⇒従業員の居場所を確認してコミュニケーション活性化のきっかけ作りに
  • オフィスのコロナ対策も効率的に強化できる
    ⇒マスク着用チェックや測温を自動で行う
    ⇒オフィス内の混雑状況を可視化し、3密対策が可能

「もう少し詳しく機能を知りたい」「自社に導入できるか確認したい」という方は、以下からお問い合わせください。

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