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サテライトオフィスとフリーアドレスの違いを解説!導入するメリットや失敗例とは?

フリーアドレスとは、社員が自分の席を持たず、自由に席を選択して働くスタイルです。

固定席が決まっていないため、デスクをシェアすることによりスペース効率の向上や社員間でのコミュニケーションの促進など、企業にとっても嬉しいメリットがあります。

一方、サテライトオフィスは、最低限の設備で仕事ができる場所であり、一般的なオフィスと同様に固定席を採用している企業も多いです。

実は、サテライトオフィスにも、自席を持たないフリーアドレスを導入する動きも増加。

この記事では、サテライトオフィスとフリーアドレスの違いや導入するメリットや失敗例も合わせて紹介します。

サテライトオフィスのフリーアドレス化を検討されている方は、知っておいて損はない内容ですのでぜひ、ご一読ください。

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サテライトオフィスとフリーアドレスの違い

サテライトオフィスとフリーアドレスの大きな違いは、社員の固定席の有無です。

サテライトオフィスと言えば、出勤する社員の固定席を設けて、部署ごとに部屋を分けたオフィスをイメージされる方も多いでしょう。

フリーアドレスは、社員の固定席を設けず、作業スペースだけが設けられているものです。

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、本社や営業所とは別の場所に設置されたオフィスのことです。

都心部にある本社よりも通勤しやすい郊外に設置するなど、社員の働きやすさが重要視されます。

例えば、新型コロナウイルスの影響により、テレワークや在宅勤務を導入した企業も増えましたが、「自宅で仕事ができない」と訴える社員も少なくありませんでした。

社員の働きやすさや生産性を向上させる目的で、郊外にサテライトオフィスを設置した企業も増えています。

サテライトオフィスの詳しい説明は、下記の記事からご確認ください。

参考:サテライトオフィスとは?企業の課題解決につながるメリットとデメリットを解説!

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、従来のように社員の個人専用デスクを設置せず、自由に席を選んで働くスタイルのことです。

オフィス以外や働く場所を自由に選べる「ABW」とは、意味合いが少し異なります。

フリーアドレスのオフィスには作業用の長デスクと椅子、休憩スペースが設置されており、社員が自由に席を選択。

従来のオフィスのイメージよりは、カフェのような雰囲気に近く、部署を超えた社内のコミュニケーションが活性化するなどのメリットも。

PCやスマホを活用したモバイルワークがメインの職場との相性が良いでしょう。

最近耳にすることが多い「AWB」とは

先ほどの項目で出てきた「ABW」とは、アクティビティ・ベースド・ワーキングの略であり、働く人が最適な場所を自分で選べるワークスタイルのことです。

仕事内容の変化に対応する為、「仕事をする環境を自分で選ぶ」という考え方に基づいた、ワークスタイル。

例えば、資料作成が中心の日は集中できる自宅で作業を行い、アイデアが必要なときはカフェやオフィスで仕事をしたり、自分の仕事内容に合わせて働く場所を変えていく働き方です。

ABWの特徴やフリーアドレスとの違いなどの詳細は、以下記事をご一読ください!

参考:【生産性が上がる】ABWとは?特徴やフリーアドレスとの違いを解説!

「AWB」とフリーアドレスの違い

AWBはオフィス以外の場所を選ぶことも可能な働き方であるのに対して、フリーアドレスはオフィス内で座席を自由に選ぶスタイルです。

AWBはオフィスの席に限らず、自宅やカフェ、コワーキングスペース、シェアオフィス、サテライトオフィスなど、自分で働く場所を選べます。

フリーアドレスはオフィス内で働くことが前提の考え方なので、ABWとは考え方に違いがあるのです。

フリーアドレスの導入が増加している背景

新型コロナウイルスの影響により、テレワークや在宅勤務、サテライトオフィスの設置など、働き方の多様性への対応が求められています。

フリーアドレスは、オフィスでの新しい働き方の1つの方法として注目され、社員の働き方を改善する目的で導入する企業も増加。

サテライトオフィスなどをフリーアドレス化することで、固定席にかかる設備のコストを削減に繋がり、テレワークと併用ができるなどの理由もあります。

全員がオフィスに出社しなくても仕事ができる時代に対応するために、社員の固定席を設けず、スペースを有効活用できるフリーアドレス化を採用する企業も増えているのです。

フリーアドレスを導入するメリット

サテライトオフィスにフリーアドレスを導入することで、社員の働きやすさや生産性の向上にも繋がります。

ここでは、フリーアドレスを導入するメリットについて、詳しく解説していきます。

部署を超えたコミュニケーションが広がる

固定席のないフリーアドレスでは、他部署の人と関わる機会も多いため、組織の縦の壁が減り、横の繋がりが増えます。

サテライトオフィスの中には、部屋を部署ごとに設置するものもありますが、フリーアドレス化によって、部署を越えたコミュニケーションが生まれるでしょう。

自分の部署以外の社員と関わることで、多方面からのアイデアや刺激によって、新しい創造にも繋がります。

備品の数が減るためコスト削減と生産性向上につながる

サテライトオフィスで社員の固定席を設置する場合、社員の数だけ机や椅子、その他の備品などが必要になります。

フリーアドレスになると社員分のデスクの設置は不要になり、備品も共有になるため、設備と備品にかかるコストの削減に。

備品に関するコスト削減だけでなく、他部署と一緒にチームで仕事をする場合、メンバー同士が近くの席に座って作業を行うため、作業効率と生産性の向上にも繋がります。

固定席が決まったオフィスの場合は、他部署との打ち合わせに会議室を予約したり、決まった時間でしか打ち合わせができないなど、非効率な場面も多いです。

フリーアドレス化することで、チームで取り組むプロジェクトの進行が円滑になり、業務の効率化を図ることができるでしょう。

ハラスメントを防止することができる

企業にとっても深刻な問題であるハラスメント。パワハラやセクハラなどのハラスメントは閉鎖的な空間で起こりやすい特徴があります。

オフィスがフリーアドレス化されて、他部署の人たちにも見えやすい環境になることで、ハラスメントを防止することが可能です。

また、自席を自由に選べるため、ハラスメントをする社員と距離をおいて仕事ができるため、社員の心身の健康を守ることにも繋がります。

本社の目が届きにくいサテライトオフィスなどでは、ハラスメントの実態などを把握しにくい状況もあるでしょう。

フリーアドレス化することにより、社員にとって働きやすいオフィス環境を作ることができます。

オフィス環境の美化につながる

従来のような固定席の場合、作業に不要な書類や荷物なども置きっぱなしになりがちです。

フリーアドレスの場合は、作業に必要な書類や荷物だけを持ってデスクで仕事をするため、デスクには最低限のものだけが残る状態になります。

作業が終われば、自分の荷物は全て片付けて席を立つので、オフィス環境の美化にもつながるでしょう。

書類をデスクに置きっぱなしにすることも少ないため、セキュリティー面の強化にも。

オフィス全体が美化され、社員にとっても過ごしやすい環境になります。

フリーアドレスを導入するデメリットと失敗例

フリーアドレス化によって、社員の生産性の向上などのメリットもありますが、座席の固定化や全体のマネジメントが難しくなるなどのデメリットもあります。

ここでは、フリーアドレス化のデメリットと失敗例をご紹介します。

導入に向いている部署と適さない部署がある

サテライトオフィスの中でもフリーアドレス化には適さない部署もあります。

  • 在籍率が高い職場
  • 電話対応が多い事務職
  • デスクトップが必要なクリエイターなどの部署
  • 受電が多い職種
  • 持ち出せない機密性の高いデータを扱っている部署

在籍率の高い職場や電話対応がメインの部署などは、フリーアドレス化には適さないでしょう。

在籍率が低く、電話業務などがなく、働き方が比較的自由な部署は、フリーアドレスとの相性良いため、業務内容と部署を考慮して導入を検討することがお勧めです。

座席が固定化されてしまう

座席を自由に選べるフリーアドレスですが、中には決まった場所に座り続ける社員もいるでしょう。

座席の固定化を防ぐためには、業務に集中しやすいスペースや共同で作業ができる席、気軽に移動がしやすい席などのように、ワークスペースを分けて設置することも方法の一つです。

ワークスペースを分ける他に、固定席に座らないルールを設けたり、机に私物を置きっぱなしにしないなどのルールを決めておくことも大切になります。

集中して作業に取り組みにくい

フリーアドレスを導入しているオフィスで働く社員の中には、「自席が固定化されていないことによって、作業に集中できない」などの意見もあります。

また、ミーティングの会話などが気になり、作業効率が落ちてしまうとの声も。

集中できない社員のために、ブース型デスクやミーティングスペースを設置したり、共有デスクでの会話は最小限にするなどの促しも必要になります。

全体のマネジメントが難しくなる

毎日座る席が変わるため、上司と部下のコミュニケーションが減ってしまい、全体のマネジメントが難しくなる可能性もあります。

固定席がないため、「上司や部下がオフィスに来ているのかも把握できない」「どこに座っているのかが分からない」などの問題が起こることも考えられるでしょう。

上司と部下がしっかり連絡が取れるようビジネ向けのチャットなどのコミュニケーションツールを導入したり、お互いの居場所が把握できるようなソリューションシステムを採用するなどの対応が求められます。

社員の在籍が把握しにくくなる

社員の座席が固定化されたサテライトオフィスであれば、座席で社員の出勤などの在籍状況を把握することが可能です。

一方では、座席が自由なフリーアドレスを導入することにより、社員の在籍が管理しにくくなる可能性があります。

固定席があれば、「席を外しているのか在籍しているのか」が一目で把握できますが、フリーアドレスになるとすぐに把握ができません。

社員の勤怠管理や全体のマネジメントと合わせて、社員の在籍を把握できる仕組みを整えることが重要になるでしょう。

フリーアドレスの在籍管理はAI Ofiiece Baseなどのソリューションで解決できる

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サテライトオフィスのフリーアドレス化のデメリットである、社員の在籍管理はAI Ofiiece Baseなどのソリューションで解決することが可能です。
誰がどの部屋にいるのかを目視化できるので、部屋を回って探しに行く手間もかかりません。

フリーアドレスの導入に活用できるAI Ofiiece Baseとは

フリーアドレスの導入に活用できる「AI Ofiiece Base」とは、新しいオフィスの運用を円滑にするソリューションシステムです。

AI Ofiiece Baseでは、

  • 非接触の顔認証システムによる入退室管理の実施
  • 出社状況などの確認がリモートでできる
  • 自動でマスク検知と側音で健康管理の実施
  • 勤怠管理と在籍管理が自動でできる

など、社員の入退出に関するセキュリティだけではなく、社員の居場所が目視化できる在籍管理や健康管理も同時に実施。全てクラウドで管理できるので、リモートで対応が可能です。

サテライトオフィスやフリーアドレスにAI Ofiiece Baseを導入するメリット

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サテライトオフィスやフリーアドレスにAI Ofiiece Baseを導入するメリットとしては、下記の通りです。

  • 誰がどのオフィスにいるのかが即時に把握できる
  • オフィスの混雑状況と稼働率が可視化できる
  • 顔認証時にマスク着用検知機能でマスク着用も促せる

オフィスの入退出を管理するセキュリティシステムは他にもありますが、オフィス内の居場所まで把握できるものは多くありません。

「誰がどのオフィスにいるのか」が即時に把握できるため、お互いを探し合うなどの社員同士のストレスも軽減できるでしょう。

また、オフィスの混雑状況と稼働率を可視化できるので、必要に応じてデスクを増やしたり、ブースを作るなどの改善も可能です。

そして、顔認証システムのマスク着用検知機能により、マスクの着用も促せるため、フリーアドレス化に合わせて新型コロナウイルスの感染拡大防止対策として取り組むことができます。

フリーアドレス化するとオフィスに一体感が生まれますが、接触する人も不特定多数になるため、今までよりも感染防止の対策が求められるでしょう。

サテライトオフィスにフリーアドレスを導入するならAI Ofiiece Baseがおすすめ

新しい働き方としてテレワークやABW、サテライトオフィスの設置など、オフィスの新しい在り方が注目されています。

オフィスの新しい形としてのフリーアドレスは、社員の生産性向上やコミュニケーションの促進などのメリットもあり、社員が働きやすい環境作りの一つの考え方です。

オフィス内で社員が自由に働くフリーアドレスには、在籍管理やマネジメントの難しさなどのデメリットや課題もありますが、AI Ofiiece Baseを活用することで解決することができます。

サテライトオフィスのフリーアドレス化を計画されている方は、ぜひAI Ofiiece Baseの導入も合わせてご検討ください。

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