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オフィスの縮小・分散を検討している企業の思わぬ落とし穴とは?

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2020年のコロナショックを経て、世界全体の働き方や商習慣が今までにないスピードで日々変わっていくなか、日本に於いてもテレワークが進み、企業によっては完全テレワーク移行を掲げる企業も出てきました。

2021年、住たい街ランキングでは、例年トップランクインしていた都心周辺の人気エリアが軒並みランクダウンし、準近郊・郊外の人気が高まっているという結果も、わずか1年で我々の生活様式が変わった一つの指標と言えるのかもしれません。

企業という観点で目を向けてみると、失業率は11年ぶりに悪化をし、コロナ関連倒産は1000社を超える状況です。
働き方の多様化に伴うオフィス分散化、企業の経営改善のためのオフィス縮小化、経営者は今までの経験を活かすことのできない大きな決断を求められています。

その様な中、オフィスの分散化と縮小のメリットやポイントを解説したサイトも増えてきましたが、そのほとんどが、オフィス面積と生産性の観点からしか語られていません。

生産性とは、そのような一元的な考えだけでなく、設備など附帯ツールも踏まえ、多元的に考えていく必要があります。ここでは、オフィスの分散化と縮小を成功させる為にセキュリティという観点からポイントも加えて解説します。

オフィス縮小の落とし穴とは?

オフィス縮小は単純にコスト削減の観点からオフィス面積を縮小する考え方が一般的かと思います。
オフィス縮小を行う場合は、以下の2つの情報が最低でも必要不可欠です。
・今後もテレワークで働いていく部門/仕事内容の定義が済んでいる
・オフィスの稼働状況を収集し、論理的に必要床面積を算出できている

単に今の出社率を50%に抑えているから、オフィス面積も50%にしよう等の考え方は、落とし穴にはまります。

繁忙期、閑散期、1ヵ月の中で出社率を上げる必要のあるタイミング、また更にフォーカスするのであれば、1日でも時間によりオフィスの稼働率は変化します。

これらを感覚や十分なデータがないまま実施すると、繁忙期にオフィスの面積が足りず、「3密になってしまう」「業務効率が下がり固定費削減の為の縮小が返って業績にインパクトを与えてしまう」「マネージャーのマネジメント不良が起き、従業員の心は一層会社から離れていく」このような事態に陥りかねません。

また、縮小するということは、オフィスで働かないという選択肢を従業員に与えることになるため、オフィス運営も遠隔で行えるような対策を整えずに実施すると、「いつも出社しないといけない社員」「常に出社しない社員」との二極化が進み、社員の満足度は低下、結果生産性の低下、最悪の場合離職につながります。失業率が上がっているとはいえ、このような重要な社員は他社でも引く手数多です。

▼オフィスの稼働状況分析や多拠点管理なら「SECURE AI Office Base」

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オフィス分散の落とし穴とは?

それでは分散はどうでしょうか。

テレワークが進む中、やはり対面で話すからこそ生まれる発想や、生産性もあるという観点から、オフィスは無くせないと結論付けた企業は多いかと思います。
とは言え、今までの様に一か所に集中して勤務することは難しい。そこで生み出されたのが、テレワーク、サテライトオフィス、サードプレイス、セントラルオフィス(本社)をフレキシブルに活用するABWになります。

ABWの特徴やフリーアドレスとの違いなどの詳細は、以下記事をご一読ください!

参考:【生産性が上がる】ABWとは?特徴やフリーアドレスとの違いを解説!

またサテライトオフィスについても、以下で詳しく解説しています。あわせてご一読ください。

参考:サテライトオフィスとは?企業の課題解決につながるメリットとデメリットを解説!

多くの企業が、このABWの考え方を主軸に、オフィス運営をはじめていますが、多様的なこの考えにも、落とし穴があります。それは、働く場所にフォーカスしている為、その環境を蔑ろにすると、例えばセキュリティやITインフラ面でセントラルオフィスとあまりにも格差があり、生産性低下、情報漏洩リスクをもたらしていることなどが挙げられます。

セキュリティ面だけをとっても、「セントラルオフィス以外で働いている社員の体調面や出勤状況などが把握できなくなっている」「施設ごとにセキュリティを任せてしまっているので、拠点ごとに異なるICカードを配布し、使い勝手が悪くなってしまっている」など、運用の課題を抱えているお客様は多いです。

たとえばクラウド型オフィス管理サービス『SECURE AI Office Base』では、顔認証での入退室管理に加え従業員の体調管理や複数拠点の統合管理、各オフィスの稼働状況を把握する事が可能です。

顔認証でオフィスの稼働状況と多拠点管理、従業員の体調管理を実現する『SECURE AI Office Base』とは?

▼オフィスの稼働状況ダッシュボード

『SECURE AI Office Base』では、複数オフィスでも次のような稼働状況の把握やセキュリティ対策が可能です。

さらに勤怠打刻管理、在籍管理についても、次のような機能で対策が可能となります。

■オフィス分散でも勤怠打刻管理、在籍管理ができる機能の例
・【勤怠打刻管理】従業員ごとの出退勤の情報を確認できる

・【在籍管理】オフィスのエリアごとに、在室者がいつでも確認可能!

また、「盗難」や「偽造」がしにくい顔認証システムを採用しており、入退室時のセキュリティが強化できます。また、入退室履歴に異常がないか一目で確認できるため、早急に対応が可能です。

■オフィス分散でもセキュリティ対策ができる機能の例
・【セキュリティ対策1】顔認証システムによる、セキュアな認証の利用
・【セキュリティ対策2】入退室履歴の確認や管理ができる

・【セキュリティ対策3】入退室時のエラー情報の確認や管理ができる

さらに、顔認証とサーマルカメラを組み合わせて従業員の検温とマスクの有無を把握する事が可能で、従業員の健康管理や感染症対策が行えます。

■顔認証で検温とマスク有無の確認ができる機能の例
・【検温+マスク有無】顔認証毎に従業員の検温とマスク有無の確認が可能

このように、オフィス縮小・分散で課題になっていた、「稼働状況の把握+セキュリティ対策 +従業員体調管理の強化」ができます。さらに、以下のような新型コロナウイルス対策も可能です。

■新型コロナウイルス対策ができる機能の例
・【コロナ対策1】混雑しているオフィスの確認が可能

・【コロナ対策2】入退室データを利用した、混雑時間の予想が可能

オフィスの縮小・分散をサポートする『SECURE AI Office Base』の詳しい機能について知りたい方は、以下からお気軽にお問い合わせください。

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