Case
株式会社GA technologies
時間を生み出す
セキュリティ
株式会社GA technologies
| 事業内容 | 中古不動産総合プラットフォーム開発・運営 |
|---|---|
| 所在地 | 東京都港区 |
| 導入商品 | SECURE AC |
| 導入年月 | 2019年 2月 |
Point
- カードキーによる入退出管理と勤怠管理を連携、社員の業務負担を大幅軽減
- クライアントの実情や社内ルールにあわせて既存システムをカスタマイズ
- 人事異動・組織変更・就業規則の改善などにもシステムで一元処理が可能に
成長する中で細分化・複雑化した勤怠管理を、
入退出システムと連携させ一元管理
GAテクノロジーズさまとセキュアは、2017年のオフィス移転の際にお取り引きをスタートしました。当時はまもなく社員数が50名を超えるというタイミング。オフィスの面積も200坪と広くなり、またIPOも視野に入れてセキュリティを強化するためにカードキーを使った入退出管理を導入されました。そこから成長がさらに加速し、2018年にはグループ会社2社を統合し、現在では6社に増加。グループ関連社員が約400名に（2020年3月時点）。今回は、昨年2月に実施した現在のオフィスへの移転プロジェクトを中心にお話をうかがいました。
GAテクノロジーズさまは多様な不動産テックサービスを提供されています。不動産エージェント、エンジニア、設計士と職種も様々で、また関連会社ごとに休日が異なり、また就業規則もシフト制やフレックス制と業種や業務で異なります。成長著しい企業によくあるように、企業の成長ステージに合わせて社内の組織や規則も頻繁に変更されます。そこで課題となったのが、勤怠管理。社員一人ひとりが自社のルールを把握して、勤怠記入することも大変ですが、それを管理する上長や総務部の作業はより煩雑に。グループ全体で毎月の勤怠記入ではのべ175～350分、まとめるのに2～3日もの時間を取られる計算になるとのこと。確認や修正に手間を取られて、本来の業務に集中できない時期が、毎月どうしても出てくるのです。そういった課題を解決するため、オフィス移転のタイミングで、カードキーによる入退出管理と勤怠管理を連携させることを決定されたのです。
「前オフィスでトライアルを行い、現在の六本木オフィスへの移転後に全社的に入退出管理と勤怠管理の連携を施行しました。現場は複雑な勤怠管理からやっと解放されました。勤怠の一元管理をスタートしたことで、給与計算の業務効率も大幅にアップしました」
クライアントの実情に合わせて、
既存システムを柔軟にカスタマイズ
「GAテクノロジーズは、自社の不動産業務改善ツールを内製するなど、社内の効率性にこだわって日々の業務に取り組んでいます。今回の移転に伴う勤怠管理の一元化は、バックオフィス業務の効率性とコンパクト化や各社員の業務効率化をねらったものです。ただ、入退出システムとの連携に自社のパワーを割いてしまうと、本業が圧迫されてしまいます。そこでセキュアにシステムのカスタマイズを依頼して、修正を繰り返しながら本施行を目指しました」と竹村さま。
セキュアには、入退出管理と勤怠管理を連携させるサービスはすでに存在していました。ですが、それをそのまま導入して問題なく運営できるかというと、そうではありません。
クライアントの入退室の特性や勤怠管理の特徴に合わせて仕様を最適に変更しなければなりません。
GAテクノロジーズさまの場合は、前述のとおり、3社が合併してひとつの会社になったものの、まだ業種や業務で就業規則が異なる状況。その実態に合わせて、カスタマイズする必要があったのです。
GAテクノロジーズさまとミーティングし、セキュアが提案。トライアルを行い、不具合の修正、出退勤のずれの自動調整やフレックスへの対応などを行い、またトライアルを実施する。その繰り返しで、GAテクノロジーズさまに最も合致したシステムを構築していきました。
「先ほどの竹村の言葉通り、システムが完成して現場は勤怠管理から開放されました。GAテクノロジーズはまだまだ成長していきます。そのため、社員の部署異動は頻発していますし、組織変更や就業規則の変更なども定期的に行われています。その際でも、一元管理を行っているため、管理ツール上の変更だけで大幅に業務を短縮できます。現場の人の手を煩わせないことで、時間を大きく省け、またミスも少なくなります。 社内が随分変わったと感じていますね」と橋本さまも話されます。
成長スピードをより加速させる、
次のセキュリティ提案に期待
「現状のシステムには満足しているが、これが完成形ではありません。GAテクノロジーズはとても成長のスピードが早く、それに合わせて大きく変化もします。システムはPDCAを回し、今後もGAテクノロジーズの状況に最適化していくべきだと考えています。今回勤怠連携の部分で業務を改善することができたセキュアのサービスですが、さらなる改善を一緒に目指していきたいです。ヒアリングでこちらの課題を把握し、社内で解決策を話し合い、提案をまとめて持って来てくれる、そのスピードをアップさせてくれるとありがたい」
と竹村さまはセキュアへの期待込めて話してくださいました。
「GAテクノロジーズでは、オフィスにお客さまを招いて様々なイベントを開催しています。また、冒頭にお話しした通り、週7日オープンしているオフィスです。今後はよりセキュリティを高めるための提案も欲しいですね。顔認証や動線管理などがあれば、よりセキュリティも高まり、イベントをはじめもっと効果的なコミュニケーション施策ができるのではと思っています。ご提案お待ちしています」
と橋本さまからもお話をいただけました。
入退出と勤怠の連携で、業務を効率化し、大きな時間を生み出したセキュア。今後もさらにGAテクノロジーズさまの成長に貢献できる提案を行いたいと考えています。
Profile
インタビュー対象者
株式会社GA technologies
People ＆ Culture
People Tech Enablement Team
竹村 太志 さま
People & Culture
Corporate Affaires Team
橋本 瑞希 さま
SECURE AC
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