登降園・登下校通知システムの役割とは？選ぶポイント4つを解説

「うちの園・塾にちゃんと通っていることを保護者に通知できれば、安心させられるのでは？」
「登降園の記録をチェックできると楽なんだけど、なんかいい方法ないかな？」

上記のようなお悩みを持っている保育園・塾の経営者はいらっしゃるのではないでしょうか。

子どもたちが保育園や塾に通っていることを管理するシステムを導入すれば、到着した時点で保護者へ通知が届くようになります。「何らかの事故に遭っていないか」「ちゃんと通っているか」などの心配が減り、保護者は安心して子どもを送り出せるでしょう。

また、管理システムには子どもたちの登降園・登下校の時間を記録する機能が搭載されているので、従業員の事務作業の短縮も期待できます。この記事では登降園・登下校通知システムについて、以下の内容を解説しています。

• 登降園・登下校通知システムの特徴
• システムを導入するメリットと課題
• 登降園・登下校通知システムの選び方

当社が提供する登降園・登下校通知システム「みまもるよん」では、保護者が安心して子どもを預けられるシステムを搭載しています。資料は以下のページよりダウンロードできるので、ぜひご覧ください。

登降園・登下校通知システムの特徴3つ

登降園・登下校通知システムには、以下3つの特徴があります。

1. 登降園・登下校したタイミングで保護者に通知できる
2. 登降園・登下校時間が正確に記録される
3. 集計結果を出力できる

1つずつ見ていきましょう。

【特徴1】登降園・登下校したタイミングで保護者に通知できる

登降園・登下校通知システムには、子どもが登降園・登下校したタイミングで保護者へ通知する機能を搭載しています。保護者を幼稚園・保育園や学習塾へ送り出す際に懸念していることが「登校・登園時にトラブルに巻き込まれていないか」です。

仮に通っていないことが発覚した場合は、早急に捜索などの手を打てるでしょう。登降園・登下校通知システムであれば登降園・登下校を確認できたら即通知が行くようになっているので、安心して子どもを送り出せます。

【特徴2】登降園・登下校時間が正確に記録される

登降園・登下校通知システムは、登降園・登下校した時間が正確に記録されます。システムによっては敷地内に入った時点で記録してくれるものもあるので、打刻忘れの心配もありません。

【特徴3】集計結果を出力できる

登降園・登下校通知システムによっては、記録した登降園・登下校時間を表計算ファイルへのエクスポート機能も搭載されています。特に幼稚園・保育園の場合、延長保育時間の算出に手間がかかってしまいます。

上手く活用すれば事務作業を効率化できるので、従業員にとってもメリットのあるシステムです。

登降園・登下校通知システムを導入するメリット3つ

登降園・登下校通知システムを導入することで、以下3つのメリットがあります。

• コスト削減につながる
• 事務作業を効率化できる
• 仕事中でも子どもが登降園・登下校していることがわかる

立場によって感じられるメリットが異なるので、ぜひご一読ください。

【園・施設のメリット】コスト削減につながる

園・施設側のメリットは、人件費を始めとしたコストの削減に繋がることです。登降園・登下校通知システムには記録したデータを表計算ソフトへエクスポートできる機能が備わっています。

一からデータを入力する必要がないので、先生・従業員が抱える事務作業の効率化が期待できます。

また、系列園や複数拠点を構えている事業者のメリットとして、一元管理が可能であることも挙げられます。別拠点であってもシステムが同じであれば、従業員や先生が異動になったとしても操作方法を一から覚える必要はありません。

事務作業を効率化できると人件費の削減が見込めるので、安定した経営が可能になるでしょう。

【先生・従業員のメリット】事務作業を効率化できる

登降園・登下校通知システムを活用すれば事務作業を効率化できるので、先生や従業員の労働時間を短縮できます。幼稚園・保育園の場合、特に大変なのは預かり保育の時間の算出です。

登降園・登下校通知システムで記録された子どもたちの入退室時間のデータを表計算ソフトへエクスポートすれば、すぐに計算できます。事務作業を効率化できれば他の仕事に着手したり、早めに帰宅したりできるので、労働環境の改善に繋がります。

【保護者のメリット】仕事中でも子どもが登降園・登下校していることがわかる

保護者側が感じられるメリットは、子どもが園や塾に通っているか・帰宅したのかが、仕事中や家を空けているときでもわかることです。特に保護者が送迎をしない学習塾の場合、子どもがちゃんと通っているのか心配になるものです。

登降園・登下校通知システムの通知は登降園・登下校したタイミングで保護者へ送られるので、子どもの行動を正確に把握できます。

登降園・登下校通知システムを導入する際の課題2つ

登降園・登下校通知システムの導入は、経営者・先生・保護者それぞれにメリットがあります。一方で、登降園・登下校通知システムを導入する際は、以下2つのことを考えなければいけません。

• 保護者からの反対を受ける可能性がある
• 導入に費用がかかる

1つずつ解説します。

【課題1】保護者からの反対を受ける可能性がある

登降園・登下校通知システムは多少なりとも保護者の協力も必要になるので、面倒に感じて反対を受けることが考えられます。登降園・登下校通知システムによって生じる保護者の負担の1つが、専用端末を子どもへ持たせることです。

手間が増えることを理由に保護者から反対を受けた場合は、子どもがしっかり通っていることがわかる旨をしっかり伝える必要があります。また、保護者にとって手間の少ないシステムを選ぶことも、導入のハードルを下げるポイントになるでしょう。

【課題2】導入に費用がかかる

登降園・登下校通知システムは、導入する際に費用がかかることも考慮するべきです。多くのシステムは月額数千円程度ですが、ギリギリの予算で運営している幼稚園・保育園は財務面に影響を及ぼす可能性があります。

費用面が導入のハードルになっているのであれば、厚生労働省が実施している「ICT化推進等事業」を適用しましょう。1施設につき最大10万円が支給されるので、ぜひ活用してみてください。

登降園・登下校通知システムの選び方4つ

登降園・登下校通知システムを選ぶ際のポイントは、以下の4つです。

1. 非接触で打刻できるか
2. 登降園時間に合わせて延長保育料を集計できるか
3. 直感的な操作が可能であるか
4. サポート体制が整っているか

順番に見ていきましょう。

【選び方1】非接触で打刻ができるか

子どもが操作しやすいことを考慮して、非接触で打刻できるシステムがおすすめです。非接触型であればコロナ禍のリスクを最小限に抑えられることも、メリットと言えます。

ただし、子どもが認証する場合は顔認証以外の方法を選びましょう。子どもの顔はまだまだデータベースが少ない傾向にあるので、顔認証では読み取れない可能性があります。

【選び方2】登降園時間に合わせて延長保育料を集計できるか

先生や従業員が効率よく作業できるように、登降園時間から延長保育料を集計できる機能を搭載しているシステムがおすすめです。システムにより自動計算できれば計算ミスがなくなり、延滞保育料の過請求を防げるようになります。

延長保育料の集計機能によって正確な金額を算出できれば、従業員や先生の負担が減るだけでなく、保護者に迷惑をかけずに済みます。

【選び方3】直感的な操作が可能であるか

作業を滞りなく進めるために、直感的な操作が可能なシステムがおすすめです。特にIT機器の操作が苦手な先生や従業員がいると、業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。

また、保護者に操作を求めるシステムの場合、扱い方が難しいと運用に協力してもらえないことも考えられます。現場で扱うことになる従業員や先生、そして保護者のためにも、直感的で簡単に操作できるシステムを選びましょう。

【選び方4】サポート体制が整っているか

マニュアルやカスタマーサポートなどのサポート体制が整っていることも、選ぶ上で重要なポイントです。システムを導入すると、必ずと言っていいほど不明点が出てきます。

不明点が出てきたときに問い合わせ窓口に繋がらなかったり、マニュアルに不備があったりすると、業務が滞ってしまう恐れがあります。特に登降園・登下校通知システムの導入が初めての学習塾や幼稚園・保育園は、サポート体制の充実度を重視しましょう。

登降園・登下校の通知には「みまもるよん」がおすすめ！

登降園・登下校を通知できるシステムはいくつかありますが、当社が提供している「みまもるよん」には、以下の特徴があります。

• 保護者へ入退室情報の通知
• 複数拠点で記録した情報の一元管理
• 従業員の入退室管理・勤怠管理も可能

子どもの入退室を記録したらリアルタイムで保護者へ通知してくれるので、安心して家で待っていられます。

また、複数拠点・系列園を持っている学習塾や保育園は、各施設の情報の一元管理が可能です。一元管理ができれば従業員や先生の事務作業を短縮できるので、業務全体の効率化を測れます。

さらに、子どもだけでなく従業員の入退室管理、勤怠管理も可能です。従業員の残業時間軽減などで悩んでいる方にもおすすめです。

「みまもるよん」については、以下から資料ダウンロードのうえご確認ください。

まとめ：登降園・登下校通知システムは施設・従業員・保護者それぞれにメリットがある

登降園・登下校通知システムで学習塾や幼稚園・保育園での子どもの入退室を管理することで、以下のようなメリットがあります。

• 園・施設
  ⇒コストを削減できて経営を安定化させられる
• 先生・従業員
  ⇒事務作業を短縮化でき、業務の効率化に繋がる
• 保護者
  ⇒子どもがちゃんと塾に行っていることを確認できる

ただし、登降園・登下校通知システムは導入時に費用がかかるので、削減が見込める金額も踏まえて試算してみましょう。また、直感的に操作できるシステムを選ばないと、IT機器に苦手意識のある先生や従業員の作業が滞ってしまう恐れもあります。

そのため、園や施設だけでなく従業員や先生、保護者など関わる人全員が使いやすいと思えるシステムを選ぶことが大切です。