入退室管理システム導入ガイド｜認証方法の違いや失敗しないポイントを解説
近年、不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティ問題が増加している中、多くの企業が入退室管理システムの導入を検討し始めています。入退室管理システムは、施設への不正侵入を防ぐ目的以外にも社員の勤怠管理や危機管理対策などにも有用です。
本記事では、顔認証などの最新の認証方法を用いた入退室管理システムの導入メリットや失敗しないポイントなどを詳しく解説します。また、入退室管理システムの「担当営業者に聞いた導入の際のポイント」も紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
入退室管理システムとは？近年導入が広がる理由
入退室管理システムは、施設への出入りを管理したり記録に残せたりするセキュリティシステムの一種です。ICカードや生体認証を用いて、建物や特定の部屋へのアクセスを許可された人物のみに限定することで、不法侵入を防ぎ安全性を高めます。
近年、この入退室管理システムは単なる鍵の役割にとどまらず、企業の多様なニーズに応える最適なツールへと進化しました。勤怠管理との連携による業務効率化、セキュリティ強化、入室履歴の正確な記録など、かつては個別に対応していた課題を統合的に解決します。
組織体制の強化やコスト削減などにも有用なことから、ビジネスに不可欠なシステムとして導入が進んできました。株式会社富士経済が行なった2023年のセキュリティ関連市場の調査によると、入退室管理システム（アクセスコントロール）の需要は拡大傾向にあり、2027年には815億円にも上ると予想されています。これは、2022年度比で142.5％の増加です。
参考：セキュリティ関連の国内市場を調査 ｜ プレスリリース ｜ 富士経済グループ
また、セキュアがサービス利用者を対象に実施した調査では、2023年から2025年にかけてICカードに代わり、顔認証やモバイルアクセス、QRコード認証が増加していることがわかりました。この変化は、より便利で高度なセキュリティ対策への移行を示唆していると考えられます。
導入先もオフィス・会員制施設・工場・物流施設・金融機関・大学など幅広く、今後も入退室管理システムの導入企業は拡大していくと予想されます。
入退室管理システム導入の主な4つのメリット
本章では、入退室管理システムの導入で得られるメリットを4つ紹介します。
一つずつ見ていきましょう。
メリット1. セキュリティレベルの向上
入退室管理システムの導入は、施設や企業全体のセキュリティレベルを引き上げ、安心・安全な職場環境の実現に大きく貢献します。例えば下記のような場面で役立ちます。
| 【入退室管理システムでセキュリティ向上が期待できる場面】 ・部門ごとに異なるアクセス権限を設定し、必要な情報や場所にしかアクセスできないようにできる ・時間帯によってアクセスできる場所を制限し、夜間や休日における不正アクセスを防げる ・「誰が・いつ・どこに入室・退室したのか」がログとして残るため、内部不正の抑止効果につながる ・トラブルが発生した際も入退室者を特定できるため、社員の潔白を立証できる ・生体認証ができるシステムでは、なりすましも防げる |
さらに、入退室管理システムのログ管理に監視カメラの映像監視を加えることで、より高度なセキュリティ環境を構築できます。
企業が監視カメラでセキュリティを強化するメリットなどの詳細は、下記の記事でも解説しています。ぜひチェックしてみてください。
メリット2. 勤怠管理・労務管理の効率化
入退室管理システムが勤怠管理と連動できるサービスの場合、勤怠・労務管理の効率化をサポートできるのもメリットの一つです。システムを通過するだけで出退勤の記録が可能なため、勤怠データの正確性が向上するとともに、人事担当者の作業負担も軽減されます。
また、自社の仕様に合わせて最適化できるシステムならば、事業拡大や移転などの将来的な変化にも柔軟に対応することが可能です。例えばセキュアの入退室管理システムは、業種や業務でルールが異なる企業でも、実態に合わせてシステムをカスタマイズしてトライアルできるケースもあります。
さらに、企業の成長とともに組織変更や就業規則の変更にも、一元管理のため管理ツール上の変更だけで対応可能です。
下記はセキュアの入退室管理システムを導入していただいている企業の事例です。企業の成長とともに、入退室管理システムを柔軟に既存システムにカスタマイズし、コスト削減を実現している様子を紹介しているので、併せてチェックしてみてください。
メリット3. コスト削減
入退室管理システムの導入は、コスト削減の効果ももたらします。まず、物理的な鍵の購入や交換・管理などのコストを削減することができます。
また、人による監視業務の代替も可能です。従来、出入り口の監視には警備員を配置する必要があり、相当な人件費がかかっていました。しかし、入退室管理システムの導入により、この人件費のコストも大きく抑えることができます。
さらに、このシステムは複数のオフィスを一元管理できるため、従業員の増減にも迅速に対応でき、運用コストの抑制にも有用です。
メリット4. 緊急時の危機管理
入退室管理システムは、日常的なセキュリティ管理だけでなく、緊急事態や災害時においても有効です。システムを通じて建物内の人員をリアルタイムで把握できるため、迅速な避難誘導や救助活動を行うための情報提供が可能になります。
また、災害後の安全確認プロセスも大幅に簡素化される点もメリットです。システムのログを確認することで、誰が建物から無事に脱出したか、あるいは誰がまだ中にいる可能性があるかを迅速に判断できます。これにより、状況把握と対応が格段に速やかになるでしょう。
このように、入退室管理システムは組織全体の安全管理を強化し、緊急時の対応能力を大幅に向上させます。
入退室管理システムの認証方法4選
入退室管理システムの主な認証方法は、「生体認証」「ICカード」「テンキー」「スマートフォン」の4つです。
それぞれの利便性や安全性の評価を表にまとめました。
| 認証速度 | 安全性 | 紛失リスク | 利便性 | 衛生面 | ||
| 生体認証 | 顔認証 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 指紋認証 | 〇 | 〇 | 〇 | △ | ✖️ | |
| 静脈認証 | 〇 | 〇 | 〇 | △ | ✖️ | |
| ICカード | 〇 | ✖️ | ✖️ | 〇 | △ | |
| テンキー | ✖️ | ✖️ | △ | 〇 | ✖️ | |
| スマートフォン | 〇 | △ | △ | △ | 〇 | |
認証方法の選択は、求めたいセキュリティレベルによっても異なります。下表を参考に検討してみてください。
次項から、それぞれの認証方法の特徴やメリット・デメリットを紹介していきます。
方法1. 生体認証
生体認証は、指紋・顔・静脈などの個人の生体情報を用いて認証する方法です。生体によって注意点や利便性が異なります。
生体認証を用いたそれぞれの認証の特徴と、メリット・デメリットは下記の通りです。
【生体認証の特徴】
| 認証速度 | 安全性 | 紛失リスク | 利便性 | 衛生面 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 顔認証 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 指紋認証 | 〇 | 〇 | 〇 | △ | ✖️ |
| 静脈認証 | 〇 | 〇 | 〇 | △ | ✖️ |
【生体認証のメリット・デメリット】
| メリット | カードや暗証番号を忘れる心配がないセキュリティレベルが非常に高い顔認証の場合、非接触型のため衛生的 |
| デメリット | 比較的導入コストが高い指紋認証など、個人情報に関わるため従業員の同意が必要 （ただし認証方式により異なる） |
生体認証は、偽造や盗難のリスクが極めて低いため、高いセキュリティレベルを実現できるのが特徴です。より高度な入退室管理が求められる金融機関や重要機密を取り扱う企業・公共・ライフライン施設・食品工場などで使用されます。
方法2. ICカード
ICカードは、認証用のICチップが埋め込まれているカードで、磁気カードよりも高いセキュリティを提供します。
ICカードを用いた認証の特徴と、メリット・デメリットは下記の通りです。
【ICカード認証の特徴】
| 認証速度 | 安全性 | 紛失リスク | 利便性 | 衛生面 | |
|---|---|---|---|---|---|
| ICカード | 〇 | ✖️ | ✖️ | 〇 | △ |
【ICカードのメリット・デメリット】
| メリット | 比較的安価で導入しやすい紛失した場合でも、再発行が容易非接触型は衛生的で便利 |
| デメリット | カードを紛失・盗難された場合、不正利用されるリスクがあるカードの破損や磁気不良によるトラブルが発生するおそれがある |
ICカードは、使用者はカードをリーダーにかざすだけで簡単に認証が完了し、入退室できる点が大きなメリットだといえます。
方法3. テンキー（暗証番号）
テンキー方式（暗証番号）は、特定の数字コードを入力することで扉を解錠する認証方法です。
テンキー方式を用いた認証の特徴を下表にまとめました。
【テンキー方式の特徴】
| 認証速度 | 安全性 | 紛失リスク | 利便性 | 衛生面 | |
|---|---|---|---|---|---|
| テンキー | ✖️ | ✖️ | △ | 〇 | ✖️ |
【テンキー方式のメリット・デメリット】
| メリット | カードやデバイスを持ち歩く必要がないため、手軽に利用できるシステムトラブルや通信障害の影響を受けにくい |
| デメリット | 覗き見などによる不正利用のリスクがある複雑なパスワードを設定すると、従業員が覚えにくくなる多くのユーザーが同じ入力デバイスに触れるため、ウイルスや細菌が付着しやすく、接触感染のリスクが高まる |
テンキー方式の場合、ICカードや生体認証に比べてセキュリティレベルは低くなりがちですが、小規模オフィスや個人事務所には十分なセキュリティを提供します。
方法4. スマートフォン
Bluetoothや専用のアプリをインストールして行う場合が多いのが、スマートフォンを用いた認証です。
スマートフォンを用いた認証の特徴とメリット・デメリットは下記の通りです。
【スマートフォン認証の特徴】
| 認証速度 | 安全性 | 紛失リスク | 利便性 | 衛生面 | |
|---|---|---|---|---|---|
| スマートフォン | 〇 | △ | △ | △ | 〇 |
【スマートフォン認証のメリット・デメリット】
| メリット | 会社支給のスマートフォンを有効活用することで、追加のデバイスを購入せずに導入コストを抑えられるアプリによる多様な機能拡張が可能位置情報を利用した勤怠管理や、非接触型決済サービスとの連携も可能 |
| デメリット | スマートフォンのバッテリー残量や通信状況に依存するため、トラブルが発生するリスクがある企業によっては、私用と業務用のスマートフォンを分ける必要がある |
スマートフォンを支給している会社は多いため、追加の認証デバイスを必要とせず、備品を有効活用できます。
入退室管理システムの導入7つのステップ
次に、入退室管理システム導入までの7ステップを紹介します。
さっそく見ていきましょう。
ステップ1. 導入・リプレイス目的の明確化
まず、自社が入退室管理システムを導入・リプレイスしたい目的を明確にします。
「どのような問題を解決したいのか」「どのようなメリットを期待しているのか」を考えましょう。例えば、よくある導入・リプレイスの目的は下記のとおりです。
| 【導入・リプレイス目的の例】 ・セキュリティ強化 ・勤怠管理の自動化 ・コスト削減 ・新社屋でのセキュリティ対策 ・保守切れや耐用年数を超えたシステムからの置き換え など |
ステップ2. 現場の課題分析
次に、現場で発生しているセキュリティの問題点や運用上の課題を細かくリストアップし、どのような機能が必要かを分析します。
例えば、下記のような課題が例として挙げられます。
| セキュリティ面 | 鍵の紛失・不正入室・監視カメラの死角で など |
| 勤怠管理面 | 手作業での勤怠記録・タイムカードの不正利用・残業時間の把握 など |
| 業務効率面 | 鍵の貸し出しの手間・入退室記録の確認作業の煩雑さ など |
同時に、「現時点では、どのような運用をしているか」を洗い出すのもおすすめです。
リプレイスしても引き続き運用できるかどうかは、ベンダー選定の際のポイントの一つになるため、現時点で運用している項目を把握しておきましょう。
ステップ3. システム要件の設定
ステップ2で洗い出した課題に対し、システムにどのような機能が必要なのかを具体的に定義しましょう。
例えば、下表のようにシステム要件を設定できます。
| 基本機能 | 入退室記録・アクセス権限管理・異常検知など、最低限必要な機能 |
| 付加機能 | 顔認証・スマートフォンによる認証・勤怠管理システムとの連携・在室管理など、あれば便利な機能 |
| セキュリティ | ネットワークセキュリティ・データの暗号化・不正アクセス対策など、セキュリティに関する要件 |
必要な要件を明確にしておくと、ベンダー選定の際に比較検討がしやすくなります。
ステップ4. ベンダーの比較・検討
次に、複数のベンダーから提案を受け、自社の要件に最も合うシステムを選択します。比較検討する際のチェック項目の一例を下記にまとめました。
| 機能比較 | 自社の要件を満たす機能があるかどうか |
| 導入実績 | 同業他社の導入実績や、導入後の評判はどうか |
| 価格 | 初期費用・ランニングコスト・カスタマイズ費用などはどの程度か |
| サポート体制 | コールセンターの有無や導入後のサポート体制が充実しているかどうか |
商談前には、以下の項目について自社で確認しておくことをおすすめします。
- 使用は屋内か屋外か
- 入退室での管理か、入室のみの管理か
- 扉の形状や数の把握
- 電源の数と場所
- 制御する設備を置く場所
- 図面の用意
見積もり時に情報のズレを防ぐためには、商談前のしっかりとした準備が欠かせません。準備をしておくことでベンダーが入れ替え工事に必要な作業を弾き出しやすくなり、導入時のイメージを細やかに描くことができます。
ステップ5. 導入・設定
導入するサービスの決定後は、選定したベンダーと協力してシステムの導入と設定を行います。現場のインフラとの互換性確認や、自社の業務に合わせてシステムをカスタマイズする作業も忘れてはなりません。
また、システムの設定時にはセキュリティ対策やアクセス権限の管理を徹底し、情報漏洩を防ぐ体制を整えましょう。
導入初期には、テスト運用を行いシステムの安定性を確認することが望ましいです。
ステップ6. 従業員に周知し、運用開始
システム導入後は、従業員に運用ルールや使い方を周知し、スムーズな運用ができるように準備します。
スムーズな運用のために必要な作業の一例は、下記のとおりです。
| ・わかりやすい操作マニュアルを作成し、従業員に配布する ・システムの使い方を説明する説明会を開催する ・従業員からの質問に迅速に対応できるよう、ヘルプデスクを設置する |
従業員にこうした周知やサポートをすることで、システムへの理解が深まり、スムーズに運用を開始することができます。
ステップ7. 定期的な見直し
システム導入後の定期的な見直しは大切です。下記の例を参考に見直し、改善を続けていきましょう。
| 【定期的な見直しの例】 ・システムの利用状況を定期的に確認し、問題点があれば改善する ・新しい機能が追加された場合、システムをアップデートする ・最新のセキュリティで対策を強化し、情報漏洩を防ぐ など |
なお、セキュアの入退室管理ソリューションサービスは、導入後のサポートも充実しています。
自社コールセンターの設置や全国に広がるサポートネットワークにより、お客様からの問い合わせに迅速に対応できるため、問題が発生した際も「常にサポートを受けられる」という安心感を持っていただけます。お客様からは「フットワークが軽い」と喜びの言葉もいただいています。
また、入退室管理システムの見直しの検討に役立つ資料も無料で配布しています。ご興味のある方は、お気軽に下記からダウンロードしてみてください。
入退室管理システム導入に失敗しないための3つのポイント
入退室管理システム導入に失敗しないための主なポイントを、表にまとめました。
自社に導入する際の検討材料として、ぜひご活用ください。
| 自社が求める機能があるか | 「前のサービスではできていたのに」ということがないように、隅々までイメージしてみるのがポイント 「ある部屋は特定の時間だけ解放したい」 「出入り口はお昼休みだけ開放したままにしたい」 「顔認証を自動で登録したい」 など自社なりの細かい運用をクリアにしておく |
| 既存のシステムと連携できるか | 人事システムやセキュリティシステムなどの、既存システムとの連携性を考慮する 「APIが提供されているか」 「データ連携によるセキュリティリスクがないか」 などもチェック |
| サポート体制はどうなっているか | 下記のようなサポート体制を把握しておく ・トラブルシューティング ・定期的なメンテナンス ・アップデートサポート ・サポートのレスポンス時間 ・オンサイトでの技術支援の可否 ・遠隔サポートの質など |
考える際のポイントとして、今後扉数が増える・拠点が増えるなど、5年後・10年後の自社の姿をイメージするのがおすすめです。
例えば、初期費用の安さから簡易的なカードで入退室できる機械を入れたものの、従業員が増えて管理が煩雑化し、結果的に別のシステムに移行せざるを得なくなったケースもあります。
このような事態を避けるためには、初期導入時に将来的な拡張性や柔軟性を考慮し、長期的に対応可能なシステムを選定することが大切です。
入退室管理システムに関するよくあるQ&A
最後に、入退室管理システムに関するよくある質問を集めました。気になるものがあれば、チェックしてみてください。
なお、回答の基準はセキュアが提供する入退室管理システムをもとにしています。
Q1. 導入費用はどのくらいかかりますか？
現時点での費用は、大きく下記のとおりです。
| カード・顔認証 | 80万〜150万 |
| カード・テンキー認証（電気錠） | 50〜70万 |
| カード・テンキー認証（電池錠） | 20万円前後 |
Q2. 運用開始までの期間はどれくらいですか？
発注から納品までの期間は、およそ1ヵ月〜1ヵ月半です。
運用開始日の、1ヵ月〜1ヵ月半くらい前までに発注をいただけるとスムーズに導入までのサポートが実施できます。
Q3. 事務所の移転や拡大には対応できますか？
事務所の移転や拡大に、対応が可能です。過去にも企業の移転・拡大にともなうセキュリティシステム導入を支援し、スムーズな業務移行を実現してきました。
次の記事は、移転を機に勤怠管理と入退出管理を連携させるシステムを導入し、バックオフィス業務の効率が向上・業務負担が軽減された企業の事例です。
事業拡大や移転の際に、セキュリティシステムがどのように適応し、進化していくかを示しているのでぜひチェックしてみてください。
まとめ：入退室管理システムの導入前の準備を徹底しよう
入退室管理システムは、セキュリティ強化はもちろん社員の勤怠管理の効率化や危機管理対策など、さまざまな価値を提供します。
導入を成功させるためには、下記の点に注目してシステムを選定してみてください。
| ・自社が求める機能があるか（目先だけでなく10年後も見据える） ・既存のシステムと連携できるか ・サポート体制はどうなっているか |
入退室管理システムの特徴やメリットを理解して、自社に適したシステムを導入することが大切です。導入の際には、扉の形状の確認や図面の用意などの事前準備をしておくとスムーズでしょう。
セキュアでは認証速度0.2秒以下を実現し、認証における待ち時間のストレスを軽減する入退室管理システムを提供しています。豊富な導入実績と現場の知見を活かし、業界特有の課題やニーズの的確な把握で、お客様の課題解決をサポートします。入退室管理システムの導入をご検討の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
