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クラウド入退室管理システムとは?特徴や導入費用、選び方全まとめ!

Young officer woman holding a key card to lock and unlock door for access entry. Door access control. Back view.

SECURE AI Office Base

「クラウド入退室管理システムは、どんなことができるの?」
「クラウド入退室管理システムは、どうやって選べばいいの?」
とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

クラウド入退室管理システムとは、インターネット上でオフィスの入退室履歴を管理できるシステムのこと。オフィスのセキュリティ向上はもちろん、出社せずに勤怠管理できるため、総務部のリモートワーク促進にも役立ちます。

一方で「クラウド入退室管理システムに興味はあるけれど、導入するために何をすれば良いのかわからない」と悩んでいる方もいるでしょう。そこで以下の点を中心に、クラウド入退室管理システムについて詳しく解説します。

  • クラウド入退室管理システムの3つの特徴
  • クラウド入退室管理システムの4つの選び方
  • おすすめのクラウド入退室管理システム
  • クラウド入退室管理システムのよくある3つの疑問

「クラウド入退室管理システムの導入を考えている」という方は、ご一読ください。

なお、「クラウド入退室管理システムについて、実際に色々質問したい!」という方は、『AI Office Base』にお問い合わせください。「ICカードと顔認証システムどちらで入退室をすべきか」などの質問にも、お答えいたします。

クラウド入退室管理システムとは?サービス内容や費用感を紹介!

まずは、クラウド入退室管理システムの概要や導入費用などについてご紹介します。

クラウド入退室管理システムとは?

クラウド入退室管理システムとは、インターネット上で入退室管理を行うシステムのことです。事前に登録した人以外は入退室できないため、職場のセキュリティ向上が期待できます。

また入退室時間を自動で記録できるため、外部システムと連携して「勤怠管理の効率化」も可能です。オフィスのセキュリティ向上だけでなく、業務効率化も推進できます。

さらにクラウド入退室管理システムなら、インターネット上で入退室履歴をチェック可能。テレワーク中でも、職場の入退室管理をスムーズに実施できます。

  • オフィスの入退室管理を徹底したい方
  • テレワークでも入退室管理がしたい方
  • オフィスの勤怠管理業務を効率化したい方

などに、クラウド入退室管理システムはおすすめです!

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続いて、クラウド入退室管理システムの費用感について見ていきましょう。

クラウド入退室管理システムの費用感

システム導入を検討するとき気になるのが、費用の面です。なぜなら費用によって社内で導入可能か、おおよその目安が立つからです。

クラウド入退室管理システムの相場は、

  • 導入する入退室管理システム
  • 入退室管理システムのゲートを設置する箇所

などによって大きく変動するもの。参考までに『SECURE AI Office Base』の月額料金をお伝えすると、月々10,000円からとなっています。(初期費用を除く)

他にも、以下の3つの要素が費用に大きくかかわってきます。

  1. 設置台数や従業員数
  2. 顔認証システムのタイプ
  3. サービスの契約方法

クラウド入退室管理システムの費用相場や影響する3つの要素の詳細について方は、以下記事をご一読ください。

参考:顔認証システムの費用相場は?自社に最適な予算・機能で導入するコツも解説

ここまで、クラウド入退室管理システムの概要と費用相場について紹介しました。次に、クラウド入退室管理システムの特徴についてご紹介します。

クラウド入退室管理システムの3つの特徴

ここからは、クラウド入退室管理システムの3つの特徴についてご紹介します。

  1. 低コストで導入・運用しやすい
  2. オフィスのセキュリティ向上につながる
  3. テレワーク中でも労務管理しやすい

どういうことか、詳しく見ていきましょう。

【特徴1】コストを抑えて導入しやすい

クラウド入退室管理システムの特徴は、導入・運用コストが安いことです。

自社独自の入退室管理システムを開発・運営をする場合、システムを一から開発したり、導入するのに専用の機器を設置したりとお金や時間がかかるもの。システムを開発するのに数百万円以上かかったり、開発に数ヶ月~数年かかることもあります。

一方で外部企業が保守・運用しているクラウド入退室管理システムであれば、すでにあるシステムや機器を利用するため、安価かつスピーディーに利用開始できます。

たとえばクラウド入退室管理システム『SECURE AI Office Base』の月額料金は、月々10,000円から(初期費用を除く)。導入期間も2週間から1ヶ月ほどが目安となります。

【特徴2】入退室履歴を確認しやすく、セキュリティ向上につながる

オフィスの入退室履歴を確認しやすいのも、クラウド入退室管理システムの特徴です。

誰が・いつ・どのオフィスにいたのか客観的に把握できるため、より正確な勤怠管理を実施可能。またデータ上であらかじめ登録した人以外の入室を受け付けつけないため、オフィスのセキュリティの向上にもつながります。

たとえばクラウド入退室管理システム『SECURE AI Office Base』を利用する場合、以下のような画面を操作します。

▲『SECURE AI Office Base』の利用イメージ

すぐに入退室履歴を確認できるのはもちろん、データを視覚的に確認可能。もちろん登録していない人は入室できないため、オフィスのセキュリティ向上にもつながります。

【特徴3】テレワークなどでも労務管理できる

クラウド入退室管理システムの最大の特徴は、オフィスに出社しなくても労務管理を行えることです。

インターネット上で入退室履歴をチェックできるため、自宅やサテライトオフィスなどからリモートで労務管理を実施可能。オフィスに出社する必要がないため、人事部・総務部のリモートワーク促進にも役立ちます。

たとえばクラウド入退室管理システム『SECURE AI Office Base』なら、入退室を管理できるだけでなく、従業員の労務管理を実施したり外部の労務管理システムと連携したりできます。

▲勤怠情報が確認できる機能の例

「入退室管理と労務管理の効率化を同時に行いたい」と考えている方は、この機会に導入を検討してみませんか。

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ここまで、クラウド入退室管理システムの特徴を3つ紹介しました。次は、システムの選び方のポイントを4つ紹介します。

クラウド入退室管理システムはどう選ぶ?選び方のポイントを4つ紹介!

ここからは、クラウド入退室管理システムの選び方を紹介します。

  1. 認証方法はセキュリティ面で優れているか
  2. 入退室情報を確認しやすいか
  3. 屋外で利用できるか
  4. 業務効率化につながる機能はあるか

どういうことか、詳しく見てみましょう。

【ポイント1】認証方法はセキュリティ面で優れているか

クラウド入退室管理システムを選ぶときは、セキュリティ面で優れた認証方法を採用しているかどうか確認しましょう。入退室管理システムの認証方法は、主に以下のようなものがあります。

  • 暗証番号:安価に導入できるが、不正入室のリスクは高い
  • ICカード:導入企業は多いが、紛失やなりすましのリスクがある
  • スマートフォン:専用のアプリを利用して導入しやすいが、電池の管理が必要となる
  • 生体認証:何も持たずに認証できて、リスクも少ない

認証方法とセキュリティに関しては、こちらで詳しく解説しています。

参考:オフィスの入退室に必要な2つのセキュリティ対策とは?認証方式の違いも解説

【ポイント2】入退室管理の情報は確認しやすいか

クラウド入退室管理システムを選ぶときは、情報を確認しやすいかどうかチェックしましょう。セキュリティが高く安価で導入できたとしても、利用画面が分かりにくく、業務効率が落ちるようでは扱いにくいですよね。

公式サイトなどを確認してもイメージしづらい場合は、実際にお問い合わせしてみることをおすすめします。

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【ポイント3】屋外などでも利用できるか

ビルやテナントの入り口など屋外に入退室管理システムの認証端末(顔認証など)を設置する予定の方は、そもそも認証端末が屋外利用に対応しているかどうか確認しましょう。

例えば屋内向けのクラウド入退室管理システムの場合、直射日光や逆光の当たる場所では利用できません。屋外でクラウド入退室管理システムを利用する予定のある方は、屋外利用できるシステムを選びましょう。

ちなみにセキュリティ対策に強い認証方式には「顔認証」もありますが、屋外で設置できない端末も。屋外に顔認証システムを設置するときの2つの課題と対策については、以下をご一読ください。

参考:顔認証システムの屋外設置の課題や注意ポイントと対応サービスを紹介!

【ポイント4】勤怠管理などの業務効率化に繋がる機能はあるか

クラウド入退室管理システムを選ぶ場合は、業務効率化につながる機能が搭載されているかどうか確認しましょう。

例えばクラウド入退室管理システムを労務管理システムと連携すれば、従業員の出社時間や退社時間を自動で記録可能。勤怠管理を自動化できるため、労務管理の効率化につながります。

ここまでクラウド入退室管理システムの選び方について解説しました。次は、おすすめのクラウド入退室管理システムを紹介します。

クラウド入退室管理システムのおすすめ3選!

ここからは、クラウド入退室管理システムのおすすめを3つ紹介します。

  1. SECURE AI Office Base
  2. iDoors
  3. Akerun

ここからは、各クラウド入退室管理システムの特徴を紹介します。とはいえ詳細な仕様や金額感については、実際にお問い合わせしないと分かりにくいものです。

自社でも利用できそうなクラウド入退室管理システムが見つかった場合は、お問い合わせして機能や費用感を比較してみることをおすすめします。

【おすすめ1】SECURE AI Office Base

出典元:https://secureinc.co.jp/aioffice/

これまでに紹介した「選び方の4つのポイントを全て満たしたクラウド入退室管理システムを知りたい」という方は、SECURE AI Office Baseがおすすめです。

・【ポイント1】
認証方法はセキュリティ面で優れているかICカードや指紋認証と比較して「なりすまし」や「不正アクセス」のリスクが低い、「顔認証」を利用したゲートの設置が可能

・【ポイント2】
入退室管理の情報を確認しやすいかクラウド上で、入退室管理情報を簡単に確認できる
▼利用イメージ


・【ポイント3】
屋外利用できるか屋外利用に対応した顔認証端末もあり、粉塵・防水対策もばっちり

・【ポイント4】
業務効率化に繋がる機能はあるか勤怠管理システムなど様々な外部システムと連携可能!
▼システム連携のイメージ

SECURE AI Office Baseの特徴を一言でまとめると、「セキュリティと利便性が非常に高い、おすすめのオフィス向けクラウド入退室管理システム」です。

「セキュリティに強いクラウド入退室管理システムを利用したい」
「業務効率化も進めやすいクラウド入退室管理システムを導入したい」
と考えている方は、ぜひ以下からお問い合わせしてみませんか。

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【おすすめ2】iDoors

出典元:https://idoors.jp/

iDoorsは、指紋認証や顔認証などに対応したクラウド入退室管理システムです。

【iDoorsの特徴】
  • パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも入退室管理できる
  • 遠隔からドアを解錠したり、機能を制限したりできる
  • 入退室情報を管理者へメール通知できる(Slack連携など、外部システムとの連携も可能)
  • サポートセンターでは24時間監視を実施しており、セキュリティが高い

「Slack連携による入退室の自動通知」や「スマホ・タブレットからの操作も可能」といった点が魅力的なポイントといえます。「外出先でパソコンを開けない状態でも、すぐに入退室管理を行いたい」という方に、iDoorsはおすすめのクラウド入退室管理システムです。

【おすすめ3】Akerun

出典:https://akerun.com/

Akerunは、初期費用0円かつ工事不要で利用できるクラウド入退室管理システムです。

【Akerunの特徴】
  • ドアに機器を貼り付けるだけで導入可能
  • 初期費用0円、工事不要電気制御のドアや錠も管理可能(簡易的な取り付け工事が必要)
  • スマートフォン、社員証、交通系ICカードを活用して入退室できる

ドアに機器を貼り付けるだけで入退室管理できるため、手軽かつ安価に利用できる点が魅力的です。「とにかくコストを抑えたい」「工事不要で利用したい」という方に、クラウド入退室管理システム「Akerun」はおすすめです。

ここまで、おすすめのクラウド入退室管理システムを紹介しました。次は、クラウド入退室管理システムのよくある疑問について解説します。

クラウド入退室管理システムのよくある3つの疑問

ここからは、クラウド入退室管理システムを選ぶときによくある3つの疑問を紹介します。

  1. 顔認証とICカード、どちらに対応したシステムを導入すべきか?
  2. クラウド入退室管理システムのセキュリティは大丈夫か?
  3. クラウド入退室管理システムの導入事例はあるのか?

どういうことか、詳しく見てみましょう。

1.顔認証とICカード、どちらに対応したシステムを導入すべき?

クラウド入退室管理システムを導入するなら、顔認証に対応したシステムがおすすめです。

【顔認証がおすすめの理由】
  • 紛失リスクがない
  • 両手が塞がっていても認証できる
  • 盗難によるセキュリティリスクがない

例えば社員証やICカードで入退室を行う場合、カードを紛失するとオフィスに入退室できなくなります。また落としたカードを第三者が拾うと、本人になりすましたオフィスに侵入する可能性も。

一方で顔認証の場合、カードのように落とすことがないため、紛失や盗難リスクがありません。また顔認証なら、両手がふさがっている状態でも顔パスで入室できるため便利です。

これからクラウド入退室管理システムを導入するなら、顔認証対応のものを検討してはいかがでしょうか。

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2.クラウド入退室管理システムのセキュリティは大丈夫?

クラウド入退室管理システムには、セキュリティが施されています。ただし、100%の安全を保証するものではありません。

クラウド入退室管理システムを利用するときは、以下のような注意点があることを覚えておきましょう。

  • 「なりすまし」や「不正アクセス」で、不正入室される可能性がある
  • システムエラーや停電時に利用できなくなる

セキュリティ対策について詳しく知りたい方は、以下をご一読ください。

参考:オフィスの入退室に必要な2つのセキュリティ対策とは?認証方式の違いも解説

3.クラウド入退室管理システムを導入した企業事例はある?

クラウド入退室管理システムを導入した企業の事例は、多くあります。ここではどのような企業がSECURE AI Office Baseを利用しているのか、いくつか実際に導入した企業を紹介します。

【導入企業】
株式会社テス・デザインさま
ダイヤモンド経営者倶楽部さま
株式会社ブロードバンドタワーさま

クラウド入退室管理システムは、様々な業種のオフィスや店舗で利用されています。クラウド入退室管理システム「SECURE AI Office Base」の詳細な導入事例については、以下からお問い合わせください。

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まとめ:オフィスへのクラウド入退室管理システム導入はおすすめ!

ここでは、クラウド入退室管理システムについて解説しました。ここで、これまで紹介した内容についてまとめます。

クラウド入退室管理システムの特徴は2つ
  • 「なりすまし」や「不正アクセス」で、不正入室される可能性がある
  • システムエラーや停電時に利用できなくなる
クラウド入退室管理システムの特徴は3つ
  • 【特徴1】導入・運用コストが安い
  • 【特徴2】入退室履歴を後から確認しやすく、セキュリティ向上に繋がる
  • 【特徴3】テレワーク中でも労務管理できる
クラウド入退室管理システムの選び方は4つ
  • 1.認証方法はセキュリティ面で優れているか?
  • 2.入退室管理の情報は確認しやすいか?
  • 3.屋外でもシステムを利用できるか?
  • 4.勤怠管理など業務効率化に繋がる仕組みはあるか?
よくある疑問と回答
  • 顔認証とICカード、どちらを選ぶべき?
  • ⇒セキュリティの高い「顔認証」がおすすめ!
  • クラウド入退室管理システムは、セキュリティ面で大丈夫?
  • ⇒顔認証対応のクラウド入退室管理システムなら、セキュリティは比較的高い
  • クラウド入退室管理システムの導入事例はある?
  • ⇒多くの導入事例があり、お客様からも好評

入退室管理システムの導入は、オフィスのセキュリティ向上だけでなく、勤怠管理などの業務効率改善にも効果が期待できます。

さらにクラウド入退室管理システムなら、インターネット上で情報を確認したりシステムを操作したりできるため、リモートワーク促進にも役立ちます。

「オフィスのセキュリティ向上と業務効率化を同時に実現したい」とお考えの方は、この機会にクラウド入退室管理システムの導入を検討してみませんか。

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