オフィスの入退室に必要な2つのセキュリティ対策とは?認証方式の違いも解説
「入退室のセキュリティを強化するには、どうすればいいんだろう……」
「入退室時の認証システムには、何を採用すればいいのかな……」
と思うことはありませんか?
セキュリティ対策されていないと「不正入室」となり、「情報漏えい」などのセキュリティ事故につながる可能性もあります。
しかし認証システム1つとってもいろいろありますし、「入退室時のセキュリティ対策」といった広い視点で見ると、何から対策すればいいのか悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、「オフィスの入退室に必要なセキュリティ対策」について解説します!
入退室時のセキュリティ対策に差が出る「4つの認証方式の違い」についても解説しているので、まずはご一読ください。
なお、入退室時のセキュリティ対策は重要ですが、それだけでは今後のBCP対策(事業継続計画)に大きく影響が出てしまう可能性も。オフィスで求められる対策について「職場の3密対策虎の巻」でまとめているので、ご一読ください。
目次
オフィスの入退室時にすべきセキュリティ対策とは?2つの対策が必要!
まず、オフィスの入退室時にすべきセキュリティ対策は、主に次の2つ。
- 認証システムを利用した入退室チェック
- 入退室のログ管理と定期的なチェック
それぞれ具体的な対策について見ていきましょう。
【対策1】認証システムを利用した入退室チェック
1つ目の対策は、「認証システムを利用した入退室チェック」です。入退室時のセキュリティは、認証システムによって大きく変わります。
既に社員証一体型のICカードを利用して、入退室を行っている方もいるのではないでしょうか。入退室時の認証システムには、主に次の4つの認証方式があります。
- 暗証番号
- ICカード
- スマートフォン
- 生体認証(指紋認証、顔認証など)
これらの認証システムを導入し、不正入室を防ぐのが入退室時のセキュリティ対策の基本です。4つの認証方式の違いについては、後述します。
また入退室時だけでなく、「入退室の記録を確認・管理すること」も重要です。その理由や詳細について、詳しく見ていきましょう。
【対策2】入退室のログ管理と定期的なチェック
2つ目の対策は、「入退室のログ管理と定期的なチェック」です。入退室時の認証システムは、以下2つの前提があって初めて機能します。
- 正常に入退室時の認証システムが動くこと
- 利用された認証が「なりすまし」や「不正アカウント」でないこと
つまり、「認証システム」や「認証に利用したアカウント」が正常であることを前提としています。そのため以下のようなケースでは、不正入室されてしまう可能性も。
- 過去に契約していた派遣社員の権限が残っており、不正入室を許してしまった ⇒派遣社員を含めた、入退室権限の定期的なチェックが必要
- そもそも入退室の認証システムが正常に動作していなかった ⇒認証システムの機器が停止・切断されていないか確認が必要
- 入退室できたアカウントが、不正アカウントだった ⇒不正アカウントによる認証となっていないか確認が必要
このような「権限の設定ミス」や「なりすまし」などによる不正入室の対策として有効なのが、入退室管理システムの導入です。
- 入退室記録(ログ)の確認
- アカウントの管理
- 認証システムに使う機器の状態チェック
たとえばクラウド型オフィス管理サービス『SECURE AI Office Base』では、次のように「入退室記録(ログ)の確認」や「認証システムの状態チェック」などが可能です。
■SECURE AI Office Baseの機能の例 ・入退室記録を確認できる機能の例 ・認証システムの状態をチェックできる機能の例 |
SECURE AI Office Baseの詳しい機能については以下で紹介しているので、ご一読ください。
また入退室管理システムについては、別の記事でも詳しく解説しています。詳しく知りたい方は、以下をご一読ください。
参考:【職場向け】入退室管理システムとは?できることや選定ポイントを解説
ここまで、オフィスの入退室にすべき2つのセキュリティ対策について解説しました。オフィスの入退室では、認証システムを利用したセキュリティ対策が基本です。
しかし認証システムの認証方式によって、セキュリティ対策に大きく差が出てしまうことも。そこで、「4つの認証方式の違い」について見ていきましょう。
入退室管理システムの4つの認証方式とは?それぞれ解説!
入退室管理システムに導入できる認証方式は、主に次の4つ。
- 暗証番号
- ICカード
- スマートフォン
- 生体認証(指紋認証、顔認証など)
それぞれ特徴、メリット・デメリットなどについて見ていきましょう。
【①暗証番号】安価に導入できるが、不正入室のリスクは高い
1つ目の認証方式は、「暗証番号」です。ドアに暗証番号(数字の入力)で解除できる機器を取り付け、入退室の認証を行う方法です。
オフィスの入退室に暗証番号の認証を導入するメリットは、次の3つ。
- 暗証番号さえ伝えれば、だれでも入退室が可能に
- システムによっては、暗証番号の管理をパソコンで出来る場合も
- 工事にかかる費用も、他の認証システムと比べて安価な場合が多い
比較的安価に導入しやすく、鍵の管理もしやすいのがメリットです。一方で、次のようなデメリットもあります。
- 番号が知られてしまうと、不正入室される可能性がある
- 仮に不正入室された場合に、どんな人が入ってきたかわからない
- 暗証番号を必ず押す必要があり、新型コロナウイルス対策に不安が残る
暗証番号が知られてしまうと、不正入室されるリスクがあります。そして暗証番号だけでは、「不正入室された事実」や「不正入室した人がいた場所」の特定が難しいため、心配な方も多いのではないでしょうか。
また暗証番号の機器に直接触れる必要があり、新型コロナウイルス対策としてもやや不安が残ります。withコロナ時代では新型コロナウイルスの対策が必須となるため、こちらは避けたいところです。
ちなみにオフィスの新型コロナウイルス対策を強化するなら、入退室以外の対策も必要です。具体的に必要な対策については「職場の3密対策虎の巻」でまとめているので、ご一読ください。
【②ICカード】導入企業は多いが、紛失やなりすましのリスクがある
2つ目の認証方式は、「ICカード」です。既に社員証一体型のICカードで入退室をしている方もいるのではないでしょうか。
オフィスの入退室にICカードの認証を導入するメリットは、次の2つ。
- 社員証(ICカード)をかざすだけなので、入退室がとてもスムーズ
- 既に導入している企業も多く、追加で準備が不要なケースも
社員証一体型のICカードを使っている場合、入退室がスムーズなのは便利ですね。一方で、ICカードの認証には次のようなデメリットも。
- 「盗難」や「偽造」などにより、不正入室される可能性がある
- 「紛失」や「損傷」などで、再発行が必要となるケースも
- クライアントと打ち合わせをする際、来訪者登録でICカードの準備が必要
ICカードさえあれば認証できてしまうため、盗難により不正入室されるリスクがあります。またICチップが入っているため偽造は難しいとはいえ、完全に防ぎきれるものではありません。
また紛失で再発行が必要になったり、来訪者登録でICカードを準備したりと、運用に手間や時間がかかります。こういった業務効率化の観点で見ても、少し不安が残ります。
【③スマートフォン】専用のアプリを利用して導入しやすいが、電池の管理が必要となる
3つ目の認証方式は、「スマートフォン」です。まだ導入している企業は多くありませんが、普段持ち歩ているスマートフォンが入退室の鍵として利用できます。
オフィスの入退室にスマートフォンの認証を導入するメリットは、次の3つ。
- 専用のアプリを入れるだけで、簡単に導入ができる
- スマートフォンをかざすだけで、簡単に入退室できる
- アプリをアップデートして、機能を追加できることも
ドアに機器さえ設置すれば、専用のアプリをダウンロードしてすぐに認証システムを導入できます。アプリで入退室を行うため、機能の追加もしやすいでしょう。
一方で、スマートフォンでの認証には次のようなデメリットも。
- スマートフォンで入退室できる認証システムが限られている
- 故障や電池切れなどにより、入退室ができなくなるケースも
スマートフォンを利用した認証システムは、あまり多くありません。そのため導入するシステムが絞られてしまい、相見積もりなどで比較しづらくなってしまう可能性も。
またスマートフォンが必須となるため、スマートフォンの電池が切れていると入退室できません。便利ではありますが、こういった電池切れや故障などで入退室できないケースを考慮しておく必要があります。
【④生体認証】何も持たずに認証できて、リスクも少ない
4つ目の認証方式は、「生体認証」です。生体認証とは指で認証する「指紋認証」や、顔で認証する「顔認証」などを使って認証する方法のこと。
withコロナ時代では、生体認証の中でも「非接触認証」ができる「顔認証」がおすすめです。オフィスの入退室に生体認証(顔認証)を導入するメリットは、次の3つ。
- 顔さえあれば入退室できるため、手ぶらで入退室が可能
- 電池切れや紛失などによる、入退室で悩む心配がない
- なりすましなどによる、不正入室される心配も少ない
盗難や紛失などの心配がなく、セキュリティ対策としてとても効果的です。さらに、手ぶらで入退室できるため、スムーズな入退室が可能となります。
一方で、生体認証(顔認証)には次のようなデメリットも。
- 顔認証ができる機器の設置が必要となる
- 従業員の顔情報の登録が必要となる
顔認証システムを導入する場合、顔認証が可能な機器を設置する必要があります。ただ他の認証システムでも鍵の上に機械を取り付けることとなるため、大きなデメリットではないでしょう。
また事前に従業員の顔を、画像などで登録しておく必要があります。ただスマホで簡単に顔写真を登録できるシステムも出てきているので、こちらもそこまでデメリットにはならないかもしれません。
まとめると、
- 暗証番号
- ICカード
- スマートフォン
- 生体認証(指紋認証、顔認証など)
の以上4つが、入退室時の認証方式でした。
なかでも顔認証による認証方式は、以下3つの点で優れています。
- 「顔」が鍵となるため、「盗難」や「偽造」などにより不正入室される心配が少ない
- 非接触認証(タッチレス)なので、コロナ感染を防止しやすい
- 「測温」や「マスク着用チェック」ができる場合もあり、コロナ対策がしやすい
顔認証システムの導入をお考えなら、セキュリティ対策やコロナ対策も可能な『SECURE AI Office Base』がおすすめです。次に『SECURE AI Office Base』の詳細を見てみましょう。
顔認証システムをスピーディーに導入できる「AI Office Base」とは?社員の健康管理やコロナ禍におけるクラスター対策も可能!
SECURE AI Office Baseは、「顔認証システムによる入退室管理を含めた、オフィス管理ができるサービス」です。データをクラウドで管理できるため、自社に専用のサーバーなどを用意する必要がなく、機器を設置してデータを登録するだけですぐに導入できます。
また、これまでお伝えしたオフィスの入退室で有効な「顔認証システム」や「入退室の履歴(ログ)が確認可能です。
さらに、以下のようなコロナ対策に有効な機能も。
- 入退室の認証時に「測温」が可能 ⇒【コロナ対策1】コロナ感染の疑いがある人を、オフィスに入れない
- 入退室時に、「マスク着用チェック」が可能 ⇒【コロナ対策2】マスク着用を機械がチェック
- 警告できる・オフィス内の混雑状況が確認可能 ⇒【コロナ対策3】3密となりそうなエリアを避けて働くことができる
『SECURE AI Office Base』では、以下から簡単に「お問い合わせ + ショールームの見学」が可能です。まずは、お気軽にお問い合わせください。
まとめ:入退室管理システムを導入して、自社のセキュリティ対策を進めよう
今回は、オフィスの入退室ですべきセキュリティ対策や認証方式の違いなどについて解説しました。最後にここまでの情報をまとめます。
- オフィスの入退室では、以下2つのセキュリティ対策が重要
- 認証システムを利用した入退室チェック
- 入退室のログ管理と定期的なチェック
- 入退室の認証方式の中でも、以下3つの理由で顔認証がおすすめ!
- 「盗難」や「偽造」などにより不正入室される心配が少ない
- 非接触認証なので、コロナ感染を防止しやすい
- 「測温」や「マスク着用チェック」ができる場合もあり、コロナ対策しやすい
- 顔認証システムの導入をしたいなら、『SECURE AI Office Base』がおすすめ!
入退室管理システムの導入を考えている場合は、「セキュリティ対策 + コロナ対策」ができる『SECURE AI Office Base』がおすすめです。導入の相談も可能なので、一度以下からお問い合わせください。