入退室管理システム刷新により運用効率を大幅改善

フリュー株式会社様の記事については、渋谷本社オフィスと開発拠点の京都オフィスの２拠点での導入事例をご紹介します

老朽化と管理負担が入退室システム切り替え検討のきっかけ

プリントシール機の開発からスタートしたフリュー様は現在、プリントシール機関連事業とキャラクター・マーチャンダイジング事業を主軸に、ゲーム・アニメなど幅広いエンタテインメント事業を展開しています。メーカーとして製品開発の設計段階から情報を適切に管理する責任を担うとともに、版権ビジネスを扱う事業特性からも、高度なセキュリティ体制が求められています。こうした背景を踏まえて 今回、複数の拠点において入退室管理システムを刷新しました。

――従来の入退室管理システムにはどのような課題がありましたか。

小寺様：渋谷オフィスができた頃に導入したシステムで、すでにだいぶ年数が経過していたので、運用面の負担が大きい状況でした。電話回線を経由する仕様で、新たな入館カードを発行しようと情報をシステムに登録しても、すぐには反映されず、実際に入退室を利用できるようになるのが翌日になることもありました。その結果、限られたスケジュールの中で勤務を始める短期スタッフの入館対応に間に合わず、臨時の貸し出し用カードを用意するなど、手間を要する場面も少なくありませんでした。

山本様：システムの管理画面の操作性にも課題がありました。ユーザーの追加などの操作の都度画面の再読み込みが必要のため、処理に時間がかかってしまっていたのです。扱いやすいものとは言えず、色々と手間がかかり運用上の課題を感じていました。

―入退室用カードの仕組みにも、課題があったそうですね。

小寺様：本来であればビル入館用とフロア入退室用で二枚のカードが必要でしたが、社員の利便性を考え、ビルの入館カードにフロア入退室用のICチップが入ったシールを貼り、一枚にまとめていました。ところが、時間の経過とともにシールの磁気反応が弱まり、社員は角度を変えてかざしたり、少し間をおいて再度試したり、工夫しながら利用していました。
定期的にシールを貼り替えていましたが、粘着力が強くて余計な作業時間がかかってしまい、ストレスと負担が大きい状況が続いていました。

山本様：この運用は長年続けておりましたが、入退室管理システムの老朽化が進み、現行のメーカーからも製造を終了する話が出ていたことから、切り替えを決断しました。

急な増床にもスムーズに対応

――今回セキュアを選んでくださったのはなぜでしょうか。

小寺様：導入の決め手は、営業担当の方の対応力とシステムの将来性です。セキュアさんを知ったきっかけはインターネットでの情報収集でしたが、ビルの警備会社にも相談したところ、同じくセキュアさんを紹介いただき、ますます信頼できる会社なのだと感じました。他社にも問い合わせましたが、セキュアさんの営業担当の方は技術的な知識が豊富で、私たちの疑問にもすぐ答えてくださったことを覚えています。

カタログの文章や写真だけでは理解しきれないことも多い中、セキュアさんは初回の打ち合わせからデモ機を用意してくれ、具体的にどのように運用が変わるのか示してくれた点も印象的でした。

山本様：また、見た目についても、セキュリティ機器特有の威圧感を避けたいと考えており、コンパクトなサイズや落ち着いた色調がオフィスの景観を損なわないことが大きな魅力だと感じています。

――導入工程はスムーズでしたか。

小寺様：2024年3月から2025年7月にかけて、渋谷本社、本社サテライトオフィス、さらに京都の拠点でも順次導入を進めました。特にサテライトオフィスでは急な増床が決まり、既存フロアのシステムの入れ替えに加えて、新フロアは新設対応が同時に必要となりました。レイアウトが決まったのも入居直前で、導入準備はかなりタイトな日程でした。

山本様：スケジュール的には厳しかったと思いますが、セキュアさんは事前にしっかりと準備を整えてくださっており、施工や設定もスムーズに進めていただけました。結果として予定通り稼働を開始でき、安心して運用を始められました。

スピーディーな認証とシンプルな運用を実現

――導入後、どのような効果を感じていますか。

小寺様：最も実感しているのは、入退室カードをかざした時の反応の速さです。新カードリーダーの導入後はすぐに認証されるようになり、社員からも「ストレスがなくなった」という声が上がっています。

山本様：入退室の各社員の設定工数が大幅に削減されました。初期設定時は社員ごとの権限をCSVファイルにて一括取り込みが可能でしたので、500名規模の登録も短期間で完了し、スムーズに運用を開始することができました。

また、版権ビジネスを扱う事業特性上、ハイレベルなセキュリティを必要とするエリアもあります。今回のシステムでは、弊社が求めるきめ細やかな入室制限の設定が可能になりました。また防犯カメラシステムの導入に関しても、強固なセキュリティ環境の実現に役立っています。

近年は豪雨など自然災害が頻発しており、渋谷と京都片一方の拠点が営業不可能となった際、もう一方の状況がわからないことがリスクとなっていました。そこで今回セキュア様には渋谷・京都全体のカメラ映像を統合してモニタリングできるように設定いただきました。これにより、入室ログとカメラ映像によってどちらの拠点からでも社員の在席確認が可能となりました。

――今後、セキュリティシステムに期待する機能や構想はありますか。

山本様：人事システムも古くなっているため、将来は勤怠管理システムとの連携を検討しています。入退室の記録を人事システムと連携することで、業務効率化や勤怠管理の精度向上につながると考えています。

＜担当営業から＞

既存のシステムが少し古いとのお話でしたが、活用できる回線をうまく活用し、更新にかかる費用を抑えるご提案をしたところお喜びいただけました。特にサテライトオフィスの運用開始にあたっては、時間が限られていたことからレイアウトの確定より前から工事の準備を手配するなど、特別な対応をとったことで早期の工事完了が実現できたと思います。快適な運用を実現できているとのことで、大変嬉しく思っております。

フリュー株式会社様：開発拠点の京都オフィスの導入事例記事も合わせてご覧ください。

<京都事例記事URL>
https://secureinc.co.jp/case/case96/

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入退室管理システム(Xpass 2), 監視カメラシステム

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