オフィスを移転して拠点を集約させると、他部署との連携が取りやすくなり作業効率が上がったり、賃料や備品のコストカットにつながったりとさまざまなメリットがあります。
しかし、オフィスの移転は社員への情報共有や事前準備などが必要となり、大きな負担もかかるものです。

今回はオフィス移転で拠点を集約させる際に理解しておきたい、以下の内容を解説します。

• オフィス移転で拠点を集約させるメリット・デメリット
• オフィス移転で拠点を集約させるまでの流れ
• オフィス移転で拠点を集約させる際の注意点

オフィスを移転して拠点を集約させるか検討する際に、本記事をお役立てください。

なおオフィス移転で拠点を集約させるときに、顔認証で入退室管理ができるクラウドサービスを導入するのがおすすめです。セキュリティや密対策などにも役立ちます。

無料で資料をダウンロードできるので、是非ご覧ください。

SECURE AI Office Baseの詳細はこちら

オフィス移転で拠点を集約させるメリット4つ

働き方改革やリモート勤務の浸透にともない、働く環境の見直しが改めて注目されています。オフィスを移転して拠点を集約させるとどのようなメリットがあるのでしょうか。

メリットとしてあげられるのは、以下の4つです。

1. 他部署との連携が取りやすくなり業務を効率化できる
2. 賃料を削減して備品も共有できるためコストカットにつながる
3. 顔を合わせる機会が増えて社員間のコミュニケーションが向上する
4. 拠点を集約することでオフィス環境を見直すきっかけになる

オフィスを移転させて拠点を集約させると、他部署との連携が取りやすくなったり、賃料や備品のコストカットにつながったりとさまざまなメリットがあります。

まずは、オフィス移転で拠点を集約させるメリットをそれぞれ解説します。

【メリット1】他部署との連携が取りやすくなり業務を効率化できる

オフィスを移転して集約させると他部署や他事業との連携が取りやすくなり、作業の効率アップが見込めます。

たとえば、これまで他部署と連携してプロジェクトを進めていた場合は、連携が取りやすくなったことで確認事項や承認などの意思決定のスピードが上がります。

また部署や事業所が離れていると顔を合わせる機会が少なく、メールやオンライン会議などでのやり取りが中心となりがちです。

しかし顔を合わせる機会が増えると持っている知識やノウハウを共有できるようになり、アイデアを出し合う時間も増えるため、シナジー効果が生まれやすくなります。

【メリット2】賃料を削減して備品も共有できるためコストカットにつながる

拠点を集約させると固定費を削減することができます。

拠点を1つにするとオフィスの使用面積が減り、これまで事業所やフロアごとに掛かっていた賃料を減らすことが可能です。

さらにコピー機や電話機、プリンターなど共有して使う備品の数を減らせるため、コストカットにもつながります。

オフィスを移転して拠点を集約させることは、固定費を削減できるので、リモート勤務する社員が増えて社内で働く社員数が減ってきた場合などにも大きなメリットとなるでしょう。

【メリット3】顔を合わせる機会が増えて社員間のコミュニケーションが向上する

拠点やフロアを集約させると顔を合わせる機会が増えるため、社員同士のコミュニケーションが活性化されます。

たとえば、ワンフロアで働いていれば喫煙所やリフレッシュスペースなどで雑談したり、普段仕事で関わらない人と話す機会を持てたりと、コミュニケーションを取るきっかけが機会が生まれやすくなるでしょう。

オンラインでは雑談などのコミュニケーションを取るのが難しいですが、顔を合わせる機会が増えることで雑談や仕事の相談もしやすくなり、社員間のコミュニケーション向上につながります。

またコミュニケーションが取れるようになり状況を把握しやすくなれば、社員の不満や意見を吸い上げやすくなるでしょう。

そのためオフィスを移転して拠点を集約することは、社員同士のコミュニケーションを向上させ、会社の組織力をアップさせたい際にも役立ちます。

【メリット4】拠点を集約することでオフィス環境を見直すきっかけになる

拠点を集約させるとオフィス環境を見直して、働きやすい環境作りができます。

たとえば自席を作らずに自由な席で仕事ができるフリーアドレス制を導入したり、社員同士で交流しやすいラウンジスペースを設けたりすることも可能です。

またオフィス環境の見直しは、入退室管理システムや防犯カメラの設置などオフィスのセキュリティ対策を見直すきっかけにもなります。

たとえば顔認証システムが搭載されているクラウド型入退室管理システムを導入すれば、リモートで社内の混雑状況や勤怠管理ができたり、体温を測定して社員の体調を確認したりすることもできます。

顔認証で入退室管理ができるクラウドサービスに興味を持たれた方は、以下から無料で資料をダウンロードできるので是非ご覧ください。

SECURE AI Office Baseの詳細はこちら

オフィス移転で拠点を集約させるデメリット3つ

固定費を削減できたり、社員間のコミュニケーションが活発になったりとメリットが多いオフィスの集約化ですが、一方でデメリットもあります。

オフィス移転で拠点を集約させるデメリットは、以下の3つです。

1. 拠点が1つになるため社員の働き方が制限されてしまう
2. 出張や配送など移動のためのコストがかかる
3. オフィスを集約するため社内が密になりやすい

拠点を集約させると社内が密になりやすく、コロナ禍では密を避けるための対策が必要となります。

それでは、デメリットをひとつずつ解説します。

【デメリット1】拠点が1つになるため社員の働き方が制限されてしまう

拠点を集約させ1つにするデメリットは、通勤できる範囲がこれまでに比べて狭まってしまい、社員の働き方を制限してしまうことです。

通勤できる範囲の人材を採用するため、地方や郊外などに拠点を置いている場合は人材確保が難しくなることも考えられます。

ただしリモート勤務を積極的に取り入れれば、社員の働き方の選択肢を増やして解決につなげられるでしょう。

【デメリット2】出張や配送など移動のためのコストがかかる

取引先や販売先など商圏が広い場合は、出張や商品の配送などの移動コストが増えてしまい、負担が大きくなります。

さらに取引できる対応範囲が変わるため、商圏を狭めてしまうおそれもあります。

オフィスを移転する前に、商圏や移動に関わるコストを確認し、どの程度の影響があるのか把握しておく必要があるでしょう。

【デメリット3】オフィスを集約するため社内が密になりやすい

オフィスを集約させると社員がワンフロアに集まり、社内が密になりやすくなります。

社内が密になってしまうとウイルスが蔓延してしまうリスクが高まるので、密を避けるための対策が必要です。

たとえば、社員の時間差通勤やリモート勤務、入退室管理システムの導入などで密にならないように管理して対策することが考えられます。

入退室管理システムを活用して対策を検討したい場合は、以下からお気軽にお問い合わせください。