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【担当者必見】ABWの費用対効果の考え方は?導入費用と削減費用を解説

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「ABWを自社に導入するとき、コストはどれくらいかかるの?」
「導入後に削減できる費用には、どのようなものがあるのだろう?」
と、疑問を感じていませんか?

ABW導入前に費用対効果を見ておかないと、「予想以上に費用や時間がかかってしまった…..」「ABW導入後の効率化の準備ができず、経費削減が思ったように進まなかった……」といったことにもなりかねません。

そこで、ABW導入後の費用対効果について解説します。費用対効果の考え方や具体的な費用の計算方法もお伝えするので、スムーズな計画立案や社内の稟議に活用したい人はご一読ください。

>>ABWの特徴やフリーアドレスとの違いを事前に知りたい方はこちらをクリック

ABWを導入すると、生産性や従業員満足度の向上が見込めます。しかし環境の変化により、「オフィス管理」に対策が必要になることも。「オフィスのセキュリシステム会社が考えた安心できるオフィスのガイドライン『職場の3密対策虎の巻』でまとめているので、ご一読ください。

ABW導入時の費用対効果の考え方は?まずはざっくり解説!

ABWの費用対効果は、次の2つの費用から計算できます。

  1. ABW導入にかかる費用を洗い出す
  2. ABW導入で削減できる費用を洗い出す

まず、ABW導入にかかる費用を洗い出しましょう。企業によっては、ABW導入に合わせて「新オフィスへの移転」を検討しているところもあるのではないでしょうか。

その際、「賃貸契約にかかる費用」や「引越し費用」などをあらかじめ見積もっておく必要があります。また、ABW導入後に削減が期待できる費用もあります。

たとえば、「オフィス面積の縮小に伴う賃料」や、「ペーパーレス化による印刷コスト」の削減など。ABW導入にかかる費用と削減できる費用を比較すれば、費用対効果は考えやすくなります。

では、具体的な費用のの例と計算方法について見ていきましょう。

ABW導入にかかる費用と削減できる費用の例とは?計算方法も解説!

ここからは、以下の2つの費用に分けて「ABW導入時の費用対効果」を解説します。

  • ABWのオフィス導入にかかる費用
  • ABWの導入で削減できる費用

それぞれの費用の例と計算方法を見ていきましょう。

ABWのオフィス導入にかかる費用の例と計算方法

ABWのオフィスを導入するために、移転を計画している企業もあるのではないでしょうか。移転する可能性も踏まえて、費用の例を以下に挙げてみました。

  • 賃貸契約にかかる費用
  • リース契約などの解約費用
  • 廃棄物の処理費用
  • 原状回復費用
  • 内装工事費用
  • IT・通信設備の工事
  • IT機器の購入・設置費用
  • 新しいオフィス家具の購入費用
  • 新オフィスに移転するための引越し費用
  • テレワークなどの新しい働き方に伴う人件費

それぞれ詳しく見ていきましょう。

賃貸契約にかかる費用

ABWの導入では、「新オフィスの賃貸契約」に最も費用がかかります。具体的な費用の例を見てみましょう。

賃貸契約にかかる費用の例詳細
敷金・保証金賃料の12ヶ月分
仲介手数料賃料の1ヶ月分
保証委託料駐車場や共益費などを含めた月額固定費の1ヶ月分
前家賃賃料・共益費の前払い(入居月・入居翌月まで請求されることも)
火災保険料保証内容により異なる相場は年間1.5万円
(参考:オフィスを借りる際の初期費用と内訳

新オフィスにかかる「月額賃料のおおよそ15ヶ月分」が、賃貸契約に必要となります。ただ、「そもそも新しいオフィスの賃料はどれくらいなの?」と思った方もいるでしょう。

立地や周辺環境などによって賃料は異なりますが、事業用不動産サービスを手がけるCBRE(シービーアールイー株式会社)によると、東京都心部の月額賃料は1坪あたり2.5~5.5万円程度と言われています。
(参考:オフィス移転費用は – CBRE

好立地でオフィス面積が広くなるほど費用が高くなるため、ABWを導入するときのオフィス環境を設計して面積が確認出来たタイミングで、費用を見積りしておくと良いかもしれません。

現オフィスで契約しているリース契約などの解約費用

ABWの新オフィス移転時は、必要となるパソコン、プリンター、複合機などの数が変わることも。そのため、ABWの新オフィスで必要になるものと、不要になるものを洗い出しておきましょう。リース解約する場合は費用がかかることもあるため、早めに確認しておくことをおすすめします。

廃棄物の処理費用

ABWのオフィスで固定席の撤廃やペーパーレス化を推進することによって、不要になる機器や什器などが出てくるはずです。

たとえば、以下が不要になることも。

  • パソコン
  • プリンター
  • デスク・椅子
  • キャビネット
  • タイルカーペット
  • パーティション

オフィスから出た不要物は、「産業廃棄物」として処理しなくてはなりません。適切な処理が必要となるため、産業廃棄物の許可を得ている業者に依頼するのが良いでしょう。

業者に依頼する場合の費用の目安は、以下のとおりです。

  • 廃棄物の処理費用=4トン車1台あたり10万円程度

また業者によっては、一部買取してくれることも。廃棄物が多い場合は、複数業者に相見積もりを依頼すると、処理費用を抑えられるかもしれません。

原状回復費用

原状回復費用は、現オフィスを借りた状態まで戻すための費用のこと。フロアの間仕切りやドア、床のカーペットなどを元に戻さなくてはなりません。

費用の目安は、以下の計算で求められます。

  • 原状回復費用 = 現賃借面積坪あたりの単価×現オフィスの坪数
  • 単価の目安:小規模オフィスで3~5万円、大規模オフィスで5~10万円程度

(参考:三鬼商事 移転コスト計算式

原状回復は、ビルのオーナーや管理会社が指定した業者に工事を依頼する場合が多いです。早めに連絡して見積もりをしてもらいましょう。

また、現オフィスの契約期間内に原状回復まで終わらせる必要があります。契約期間ギリギリにならないよう、早めに移転スケジュールを計画しておきましょう。

内装工事費用

内装工事とは、新オフィスでABWに適したフロアづくりや環境整備に必要な工事のこと。工事の項目としては、以下のものが挙げられます。

  • 床や壁の工事
  • ドアの設置
  • 空調
  • 火災や地震などの防災対策
  • 電気工事

具体的な費用で言うと、内装工事にかかる費用の目安は以下の通りです。

  • 内装工事にかかる費用 = 20~35万円 × 新オフィスの坪数

オフィスの環境は、従業員の生産性に直結します。従業員が働きやすい環境が作れるよう、内装工事に必要な費用も洗い出しておきましょう。

IT・通信設備の工事

インターネットや電話回線、FAXなどの通信設備の工事が必要です。目安費用の計算式は以下のようになっています。

  • IT・通信設備の工事 = 5~15万円 × 新オフィスの坪数

オフィスのどこにいても繋がる快適なインターネット環境は必須となりますが、固定席撤廃により「固定電話」は無くなるかもしれません。固定電話がなくなる場合「スマートフォン」などの準備が必要となることもあるため、必要となる費用を洗い出しておきましょう。

IT機器の購入・設置費用

パソコンやモバイル機器など、業務を円滑にするために必要になる費用です。たとえば、パソコンを購入する場合、設置が必要な席数を洗い出し、どの程度のスペックの機器が必要か検討しなくてはなりません。

  • パソコンの購入費用:5~30万円 × 設置が必要な座席数

プリンターや複合機などの周辺機器も、ABWのレイアウトやパソコンの数に合わせて検討しておきましょう。新たに購入するのではなく、リースにするのもコストを抑える有効な手段です。

また、ABWの導入によって新しい「システムの導入」が必要になる場合も。たとえば、従業員が自由に場所を選んで仕事をするようになると、勤怠管理や労務管理など、管理の面でやや不安が残ります。

このような場合は、ABW導入後の管理面の不安が減らせる『SECURE AI Office Base』などのサービスを導入する必要があるかもしれません。SECURE AI Office Baseで出来ることについては以下で紹介しているので、ご一読ください。

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新しいオフィス家具の購入費用

ABWのフロアに合わせたデスクや椅子、ソファーなどのオフィス家具が必要です。

  • 新しいオフィス家具の購入費用 = 10~30万円 × 必要な座席数

どのような空間にしたら生産性が高まるかを考えて、適切な家具を配置しましょう。

新オフィスに移転するための引越し費用

新オフィスへのの引越し費用も忘れてはなりません。一般的な引越し費用は、以下のように計算できます。

  • 新オフィスに移転するための引越し費用 = 2万円~5万円 × 社員の人数

とはいえデスクやキャビネットなど、移転に合わせて処分するものもあるでしょう。実際の費用は持っていく物の数などによっても変わるため、早めに見積もりをしておくのがおすすめです。

また、オフィス移転の繁忙期は1月~3月、9月~12月と言われています。

繁忙期(1月~3月、9月~12月)は引越しにかかる「人件費」や「トラック代」などが高く設定されている場合があるので、閑散期(4月~8月)に合わせて引越しをするのをおすすめします。

ここまで現オフィスと新オフィスに必要な費用を紹介しましたが、人材確保の観点で用意しておきたい費用もあります。次に、テレワークの導入にかかる費用を見てみましょう。

テレワークなどの新しい働き方に伴う人件費

新しい働き方を推進するために、在宅で働く人に向けて手当を用意することも。たとえばテレワークを導入している企業では、以下のような手当を用意しています。

企業名詳細
富士通・在宅勤務者に月5,000円
ヤフー・どこでもオフィス手当:4,000円
・通信補助:3,000円
note・正社員・契約社員:毎月1万円
・アルバイト:毎月5,000円
GMOペパボ・光熱費・通信費の補助
・デスクやモニター購入費用の補助

定期代などの通勤手当を廃止し、テレワークをする人に手厚い補助を用意している企業が増えています。

また、企業にとって新しい人材の確保は重要な課題です。

すでにABWを取り入れているCBREによる「CBRE ワークプレイス360 入居後満足度調査」によると、「現在のオフィス環境は、採用活動に有効なツールである」と回答した社員が91%もいました。

ABW導入後に注目が集まり、入社希望者が増える可能性がありますので、あらかじめ人件費の増加分を予算立てしておくのもおすすめです。

ここまで、ABW導入にかかる例を紹介しました。「予想以上に費用がかかる」と感じた人もいるでしょう。

けれども、ABW導入後に削減できる費用もあります。削減できる費用も知っておくことで、導入時にかかった費用の回収も計画的に実行できるようになります。

次に、ABWの導入で削減できる費用について見ていきましょう。

ABWの導入で削減できる費用の例と計算方法

ABWの導入後に削減できる費用を以下にまとめました。

  • オフィス面積の縮小に伴う「月額賃料」の削減
  • テレワークの導入による「通勤手当」の削減
  • ペーパーレス化による「印刷にかかる時間」や「コスト」の削減

こちらも1つずつ見ていきましょう。

オフィス面積の縮小に伴う「月額賃料」の削減

ABWでは、働く環境がオフィスにとどまりません。カフェや在宅でも働けるようになるため、オフィスの縮小による「月額賃料」の削減が可能です。

CBRBが発表した「ABW導入オフィス移転事例」によると、オフィス面積を減らしたことで月額賃料のコストダウンが実現できています。

オフィス面積坪単価合計金額
旧オフィス1,250坪2.9万円3,625万円
新オフィス1,000坪3.5万円3,500万円
参考:ABW導入オフィス移転事例

上記の例ではオフィスの移転で坪単価は高くなっていますが、面積が縮小しているため、月額125万円の賃料削減しています。なんと、年間にすると1,500万円ものコスト削減です。

またここには書いていませんが、少なくなった250坪分の電気代も削減できます。このように、ABWの導入と共にオフィス面積を縮小することで、月額賃料や電気代の削減が可能です。

テレワークの導入による「通勤手当」の削減

テレワークをメインとする場合、通勤手当を無くせることも。しかし、在宅勤務をすることでかかる費用(Wi-Fiの準備、電気代など)はあるため、社員が損しない仕組み作りも必要となります。

  • 出社する場合は、別途通勤手当を精算する
  • 在宅勤務者に向けて、テレワーク手当や通信費の補助などを新設

一方的に通勤手当を廃止するだけではなく、従業員が納得のいくように対話しながら進めていくことが重要です。

また、通勤手当の支給について就業規則に記載されている場合、改定が必要になることがあります。通勤手当の廃止やテレワーク手当を新設するときは、会社の社会保険労務士などに相談するようにしましょう。

ペーパーレス化による「印刷にかかる時間」や「コスト」の削減

ABWの導入では、固定席が撤廃されることでペーパーレス化が進みます。その結果、以下のような進め方が可能となり、印刷にかかる時間やコストの削減ができることも。

  • 会議資料はPDFで配布する
  • 日報や勤怠管理もクラウド上で行う
  • 社員への回覧文書はメールやチャットで送る

印刷にかかる用紙代やインク代、プリンターの電気代などが削減できます。

またペーパーレス化によって、電子承認が可能となるケースも。これまで書類に印鑑していた業務が電子データで承認可能となり、承認フローが効率化できます。その結果、大幅な工数削減が見込めるかもしれません。

ABWを導入するときは、ペーパーレス化による効率化も視野に入れて計画するのがおすすめです。

ここまで、ABWの導入にかかる費用と削減できる費用について解説しました。ただ、「ABW導入の費用対効果は期待できそうだけど、費用以外の効果としては何があるのかな?」と疑問に思った方もいるのではないでしょうか。

そこで、ABW導入後に生産性が上がる理由や効果について解説します。

ABW導入後に「生産性」が上がる理由や具体的な効果は?

ABWを導入すると、コストの削減以外に「生産性の向上」も可能となります。具体例は以下のとおりです。

  • 会議室を減らし、オープンなミーティングスペースにすることでコミュニケーションが活発になる
  • ペーパーレス化で印刷をする手間がなくなるため、ほかの業務に時間を充てられる
  • 静かに通話ができる電話ブースに固定電話を設置することで、営業の電話に集中できる
  • 社員が最大のパフォーマンスを発揮して仕事ができるように計画を立てるので、残業代の削減が期待できる

このように、ABW導入でコスト削減と生産性向上の両立が可能です。ABW導入後に生産性を高めるコツは、以下の記事で解説しています。ABWを取り入れたオフィス移転で失敗したくない方は、ご一読ください。

参考:【人気の秘訣】ABWの導入で生産性が上がる5つの理由とは?事例も紹介!

ABWを導入したオフィスは、コスト削減や生産性向上を実現できます。しかし、導入さえすれば必ずしも効果が上がるものではありません。

勤怠管理が複雑になったり、より強固なセキュリティ対策が必要になったりと、新たな課題も生まれるでしょう。そこで、ABWの費用対効果をさらに高めるための仕組みについて解説します。

【効果が変わる】ABW導入後の費用対効果は、運用しやすい仕組みが決め手

ABWを導入すると、働き方が大きく変わります。そのため、これまでなかった次のような問題が出てくることも。

  • 上司・部下が、オフィス内のどこで働いているのかわからない
  • 働いている場所がわかりづらいため、勤怠管理や労務管理が複雑化する
  • 生産性を上げるために働く場所を移動したら、既に別の従業員が使っていた

つまり、従業員の居場所がわかりづらくなることで、生産性が落ちてしまう可能性があるのです。そのため、従業員の場所をすぐに確認出来たり、勤怠管理・労務管理などがしやすい仕組みの導入が必要となります。

ABW導入後の管理面を強化したいなら、クラウド型オフィス管理サービス『SECURE AI Office Base』がおすすめです。SECURE AI Office Baseでは、ABW導入後の課題となる「従業員の居場所確認」や「勤怠管理」が可能となります。

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まとめ:ABWは費用対効果を計算するだけでなく、運用時の効率化も検討するのがおすすめ!

ABWの費用対効果について解説してきました。ABWの費用対効果を検討するときに知っておきたいポイントは以下のとおりです。

  • ABWの導入には、新オフィスの賃貸契約や内装費用などの費用が必要になる
  • しかし、オフィスの賃料や印刷代など導入後に削減できる費用もある
  • 同時に生産性向上にも期待できるので費用対効果が見込める
  • 必要な費用と削減できる費用を計算した上で、費用対効果を見極めるのがおすすめ

費用対効果を計算して計画を立てて終わりではありません。導入後にどのようにしてオフィスを運用していくかも検討することが大切です。

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