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【職場向け】入退室管理システムとは?できることや選定ポイントを解説

SECURE AI Office Base

「新しい働き方に備えるために、オフィスの入退室管理を強化したい……」
「withコロナ時代でも使える入退室管理システムには、どんな機能が必要なんだろう……」
「働き方改革を進めるために、入退室管理システムを活用した効率化も考えないと……」
と思うことはありませんか?

これまでの入退室管理では、「セキュリティ対策」をすれば問題ありませんでした。しかしwithコロナ時代では、「コロナ感染の疑いのある人をオフィスにいれない」といったコロナ対策が必要不可欠です。

また、働き方改革を並行して進める必要があることも。このような場合に有効なのが、「入退室管理システム」の導入です。

そこで今回は、「オフィス向け入退室管理システムの特徴やできること」について解説します!

導入後の効果に直結する「入退室管理システムを選ぶときの7つのポイント」も紹介しているので、入退室管理システム選びで失敗したくない方はご一読ください。

なお、入退室管理は重要ですが、それだけでは今後のBCP対策(事業継続計画)に大きく影響が出てしまう可能性も。オフィスで求められる対策について「職場の3密対策虎の巻」でまとめているので、ご一読ください。

目次

オフィス向けの入退室管理システムとは?

まずは、入退室管理システムの概要について見ていきましょう。入退室管理システムは簡単に言うと、入退室時のセキュリティ対策となるシステムのこと。

具体的に言うと、次の2つのセキュリティ対策が可能です。

■入退室管理システムでできるセキュリティ対策の例
  • 【不正入室の防止】ICカード(社員証)などで認証し、入退室を確認できる
  • 【情報漏えいの対策】入退室情報を管理し、機密情報を扱う部屋の入退室を確認できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

【不正入室の防止】ICカード(社員証)などで認証し、入退室を確認する

オフィス向けの入退室管理システムで必須となる機能が、「入退室時のチェック機能」です。社員証一体型の「ICカード」などを使って、入退室している方も多いのではないでしょうか。

入退室時のチェック機能では、「登録されている従業員の情報」とICカードの情報をチェックして不正入室を防ぎます。ただ、大切なデータを守るには「入退室時のチェック機能」だけでは足りません。

なぜなら入退室の権限を設定するだけでは、不正を防ぎきることが難しいからです。その理由と具体的な対策について、詳しく見ていきましょう。

【情報漏えいの対策】入退室情報を管理し、機密情報を扱う部屋の入退室を確認する

入退室時のチェック機能を利用すれば、設定した権限による入退室の制限はできます。しかし機密情報を扱う部屋では、「いつ、誰が入退室したのか?」といった情報の管理をしないとセキュリティ事故につながってしまう可能性も。

たとえば機密情報を扱うサーバー室で、USBを利用してファイルがダウンロードされたとします。このときサーバーにセキュリティ対策がされていれば、「ダウンロードされた事実」には気づけるかもしれません。

しかし、入退室情報の確認ができなければ「誰がUSBを持っているか」がわからず、USBの特定に時間がかかってしまいます。確認が遅れてしまうと、甚大な被害につながってしまう可能性も。

入退室管理システムには、このような不正を防ぐための「入退室情報を管理する機能」があります。従業員ごとに「いつ、どこで、誰が入退室をしたのか」を確認できる機能です。

このように、入退室管理システムにはセキュリティ対策に有効な機能が豊富にあります。

ただ、ここで紹介した2つの機能以外にも、入退室管理システムでできることは多いです。事前に知っておくと導入後の効果がイメージしやすくなるので、詳しく見ていきましょう。

オフィス向け入退室管理システムでできる3つのこと

オフィス向け入退室管理システムでできることは、次の3つ。

  1. セキュリティ対策
  2. 新型コロナウイルス対策
  3. 勤怠管理の効率化

生産性向上につながる「勤怠管理の効率化」や、withコロナ時代で重要な「新型コロナウイルス対策」が気になる方は多いのではないでしょうか。1つずつ詳しく見ていきましょう。

①セキュリティ対策:不正入室と情報漏えいの防止

先ほどお伝えした通り、オフィス向け入退室管理システムでは、次の2つのセキュリティ対策が可能です。

■入退室管理システムでできるセキュリティ対策の例
  • 【不正入室の防止】ICカード(社員証)などで認証し、入退室を確認できる
  • 【情報漏えいの対策】入退室情報を管理し、機密情報を扱う部屋の入退室を確認できる

社員証一体型の「ICカード」で入退室をしている人も多いと思いますが、実は他にも認証方法がいろいろあります。たとえば、顔認証システムを利用して入退室できる場合も。

顔認証システムとは、文字通り従業員の「顔」が「鍵」となって認識できる仕組みです。顔認証システムで入退室管理を行う場合は、次のようなメリットもあります。

■顔認証システムを入退室で利用する3つのメリット
  1. 「盗難」や「偽造」の心配が少なく、セキュリティ上のリスクが低い
  2. 「紛失」や「損傷」などによる再発行が不要なので、無駄な時間がかからない
  3. 「測温」が同時にできるケースもあり、withコロナ時代に対応しやすい

盗難や偽造によるセキュリティ上のリスクが少なく、非接触(タッチレス)で認証できるためコロナ対策にもなります。顔認証システムについては以下で詳しく解説しているので、ご一読ください。

参考:【マスク着用時もOK】オフィスに顔認証システムを導入すべき3つの理由

またwithコロナ時代では、「入退室時のコロナ対策」も重要です。具体的な対策について見ていきましょう。

②新型コロナウイルス対策:非接触の認証や検知が可能

入退室管理システムでは、次の2つの新型コロナウイルス対策が可能です。

  1. オフィス内のコロナ感染を防ぐ
  2. コロナ感染者の被害を最小限に抑える

たとえば入退室管理システムが導入できる『SECURE AI Office Base』では、次のようなコロナ感染を防ぐ仕組みがあります。

■『SECURE AI Office Base』のコロナ感染を防ぐ仕組み
  • 顔認証システムで入退室できるため、非接触で入退室が可能
    ⇒非接触なので、入退室時に感染してしまうリスクが減る!
  • 入退室時に「測温」し、コロナ感染の疑いがあると入退室を制御
    ⇒オフィス内にコロナ感染者が発生するリスクを減らせる!

これらの機能を駆使して、新型コロナウイルスの感染を防ぎます。ただ、入退室時の測温だけでは、「高熱の症状が出ていない新型コロナウイルス感染者」を検知できません。

しかし『SECURE AI Office Base』には、仮にコロナ感染者が発生した場合でも「被害を最小限に抑える仕組み」があります。

■『SECURE AI Office Base』のコロナ感染者の被害を最小限に抑える仕組み
  • マスク着用有無を確認できるため、咳やくしゃみによる感染を防ぎやすい
    ⇒オフィス内で感染者が増えるリスクを減らせる!
  • オフィスの混雑状況を可視化できるため、3密を避けて働ける
    ⇒「オフィスでも混雑を避ける」を前提に働くことで、感染者を減らせる
  • 入退室記録や在籍管理情報から、コロナ感染者の接触者リストを作りやすい
    ⇒コロナ感染者発生後も迅速な対応が可能となり、被害を抑えることが可能に

①オフィス内のコロナ感染を防ぐ
②コロナ感染者の被害を最小限に抑える
の2段構えで新型コロナウイルス対策をしたい方は、SECURE AI Office Baseがおすすめです。SECURE AI Office Baseの詳しい機能について知りたい方は、以下をご確認ください。

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また入退室管理システムでは、働き方改革の「生産性向上」に直結する「勤怠管理の効率化」も可能です。次に、「勤怠管理の効率化」について詳しく見ていきましょう。

③勤怠管理の効率化:出退勤時間や会議室利用時間を可視化

入退室管理システムでは、「いつ、どこで、だれが入退室したのか」といった以下の情報を管理しています。

■入退室管理システムで管理できる情報の例
  • 入退室した従業員の情報
  • 入退室場所
  • 入退室時刻

そして入退室情報は、ただ確認ができるだけではありません。上手く活用して業務効率化につなげることも可能です。たとえば出社時刻と退社時刻がわかれば、次のように勤務時間を自動計算できます。

■勤務時間の計算方法
(退社時刻 - 出社時刻) - 休憩時間

■勤務時間の計算例
18:00(退社時刻) - 9:00(出社時刻) - 1時間(休憩時間)
=9時間(退社時刻 - 出社時刻) - 1時間(休憩時間)
=8時間

「これまで1日に働いた時間を自分で入力していた」という場合は作業自体がなくなり、「従業員数 × 作業工数」の管理にかかっていた時間を削減可能です。

またサテライトオフィス(本社と別の場所にあるオフィス)などオフィスが複数ある場合は、より効果が上がることも。たとえば普段はサテライトオフィスで働いていて、重要な会議があるときだけメインオフィス(本社)に移動していたとします。

このような場合、通常は「外出申請」と呼ばれる申請が別途必要となり、事務手続きに時間がかかります。しかし「入退室管理システムのデータ」から自動で外出申請できれば、外出申請そのものがなくなる可能性もあるからです。

さらに、入退室管理システムのデータをうまく活用すれば、「会議室を利用している時間」を確認できることも。無駄な会議を減らして業務改善するキッカケが作れるため、より効率化が見込めるかもしれません。

まとめると入退室管理システムには、

  • 出退勤時間の入力を自動化
  • 外出申請などの作業を削減
  • 会議に使っている時間の見える化

といった「生産性向上につながる仕組みを導入できる可能性もある」というわけです。

ただ注意点として、「勤怠管理を効率化する機能」がない入退室管理システムもあるので注意が必要です。勤怠管理ができる入退室管理システムをお探しなら、『SECURE AI Office Base』がおすすめです。

以下で詳しい機能について紹介しているので、まずはご確認ください。

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ここまで読んで、「入退室管理システムの導入」を考えている方もいるかもしれません。ただ実際に入退室管理システムを調べてみると、以下のように悩んでしまうことも。

  • 入退室管理システムが多すぎて、どれを選べばいいかわからない……
  • システム選定時に確認すべきポイントが、よくわからない……

そこで、「オフィス向け入退室管理システムを選ぶときの7つのポイント」をご紹介します。

【失敗しない!】オフィス向け入退室管理システムを選ぶときに見るべき7つのポイント

入退室管理システム選ぶときのポイントは、次の7つ。

  1. 賃貸契約しているオフィスでも導入可能か?
  2. 導入までにかかる時間や工事費用は?
  3. 入退室のデータは管理しやすいか?
  4. 顔認証システムなどの非接触型になっているか?
  5. オフィス内の混雑状況の確認や在籍管理は可能か?
  6. 来訪者(ゲスト)の登録がしやすいか?
  7. 勤怠管理などの業務効率化に繋がる機能はあるか?

1つずつ詳しく見ていきましょう。

【ポイント1】賃貸契約しているオフィスでも導入可能か?

入退室管理システムを導入するとき、入退室の認証システム(ICカードや顔認証など)の機器を取り付ける工事が必要となるケースもあります。まずは、「賃貸契約しているオフィスでも導入可能か」を確認しましょう。

問題ないと確認できた場合は、退去時にかかる費用も確認しておくのがおすすめです。具体的に言うと、オフィス解約時にかかる「原状回復費(元の状態に戻すための費用)」を確認しておきましょう。

【ポイント2】導入までにかかる時間や工事費用は?

入退室管理システムによっては、導入までに時間がかかるケースも。また導入にかかる費用も、入退室管理システムによって変わります。

そのため、以下2点を確認しておくのがおすすめです。

  • 導入までにかかる時間
  • 導入にかかる費用

入退室管理システムの候補をいくつか選んだタイミングで、見積り依頼して比較しておきましょう。

【ポイント3】入退室のデータは管理しやすいか?

入退室管理システムで重要なのは、「データ管理のしやすさ」です。理由は、次のような問題が発生しても、迅速に対応できるからです。

■入退室管理システムで「データ管理のしやすさ」が重要な理由
①不正入室が見つかった場合
 ⇒気づくのが遅れて、セキュリティ事故につながってしまう可能性がある

②コロナ感染者が発生した場合
 ⇒入退室記録が見づらく、「コロナ感染者の接触者リスト」の作成に時間がかかる

企業の大切な情報や、従業員を守れないと意味がありません。可能であれば、見積り依頼時に「管理画面の使い勝手が確認できる情報」がないか相談してみましょう。

【ポイント4】顔認証システムなどの非接触型になっているか?

withコロナ時代の対策として有効なのが、「非接触(タッチレス)の認証方式を採用した、入退室管理システム」です。非接触で認証できるか確認しておきましょう。

またコロナ対策として「測温」や「マスク着用の有無」が確認できると、より効果的です。

【ポイント5】オフィス内の混雑状況の確認や在籍管理は可能か?

withコロナ時代では、「3密」を避けたり「ソーシャルディスタンス」を保ったりする働き方が求められます。このとき対策として効果的なのが、オフィス内の混雑状況を確認する仕組みの導入です。

たとえばクラウド型オフィス管理サービス『SECURE AI Office Base』では、以下のように入退室の履歴や在室者の確認が可能です!

▲入退室履歴や在室者の確認ができる画面のイメージ

混雑状況を確認できれば、働く場所を従業員自身が変えて「リスクを避けつつ働くこと」が可能となります。オフィス内の混雑状況を確認できる機能があるか、確認しておきましょう。

またコロナ感染者発生後に必要となる、「接触者リストが作成しやすい機能」も重要です。具体的に言うと、「いつ、どこに、誰がいたのか」がわかる「在籍管理」機能があるか確認しておきましょう。

【ポイント6】来訪者(ゲスト)の登録がしやすいか?

クライアントなどが出社する際、来訪者登録が必要となります。しかし入退室管理システムによっては、来訪者の登録やICカードなどを渡すために出社が必要となってしまうことも。

withコロナ時代では特に、不要な出社はなるべく避けるのが望ましいです。そのため、リモートでも簡単に来訪者の登録ができるか確認しておくのがおすすめです!

【ポイント7】勤怠管理などの業務効率化に繋がる機能はあるか?

入退室管理システムによっては、入退室情報を利用して業務効率化ができるケースもあります。工数入力や勤怠申請など、事務手続きの作業が大幅に削減できる可能性もあるので、機能がないか確認しておきましょう。

入退室管理システムのホームページで機能が見つけられない場合は、お問い合わせするのがおすすめです。

ここまでの内容を、一度まとめます。

  1. 賃貸契約しているオフィスでも導入可能か?
  2. 導入までにかかる時間や工事費用は?
  3. 入退室のデータは管理しやすいか?
  4. 顔認証システムなどの非接触型になっているか?
  5. オフィス内の混雑状況の確認や在籍管理は可能か?
  6. 来訪者(ゲスト)の登録がしやすいか?
  7. 勤怠管理などの業務効率化に繋がる機能はあるか?

の以上7つが、入退室管理システムを選ぶときに見るべきポイントでした。

ただ、
「1から調べてシステム選定するのは、工数がかかりそう……」
「7つのポイントで優れている入退室管理システムはないかな?」
と思った方もいるのではないでしょうか。

そんな方に向けて、おすすめのオフィス向け入退室管理システムを3つご紹介します!

おすすめのオフィス向け入退室管理システム3選

オフィスにおすすめの入退室管理システムは、次の3つ。

システム名特徴
SECURE AI Office Base・顔認証で入退室できるため、なりすましが防止できる
・測温やマスク着用有無の検知も可能なので、コロナ対策に効果的
・入退室履歴やオフィスの混雑状況も見やすく、管理しやすい
Akerun・スマートフォン・ICカードなどで入退室できる
・扉に貼り付けるだけなので、導入しやすい・クラウド上で鍵権限の設定ができる
bitlock Starter Kit・スマートフォン・ICカードで入退室できる・扉にシールを貼り付けるだけなので、導入しやすい

特に『SECURE AI Office Base』は、「入退室管理システムを選ぶ5つのポイント」で紹介した点を網羅しているのでおすすめです。

■『SECURE AI Office Base』が5つの点を網羅している理由
1.賃貸契約しているオフィスでも導入可能か?
⇒賃貸契約しているオフィスでも導入可能。オフィス解約時にかかる原状回復費用も、最小限に抑えられる。

2.導入までにかかる時間や工事費用は?
・導入までにかかる時間:約2週間
・工事費用:月額費用:2万円~
 ※別途、初期費用あり(管理する扉の数などにより変動)3.入退室のデータは管理しやすいか?⇒パソコンやスマホなどでも見やすい。入退室履歴の確認、オフィス内の混雑状況の確認、従業員の在籍管理などが可能。


4.顔認証システムなどの非接触型になっているか?
⇒顔認証システムで入退室でき、「測温」や「マスク着用有無のチェック」も同時に可能。コロナ対策に効果的。

5.オフィス内の混雑状況の確認や在籍管理は可能か?
⇒入退室記録から、混雑状況の確認が可能。また、在籍管理も可能なので、誰がどこで仕事をしているか確認しやすい!


6.来訪者(ゲスト)の登録がしやすいか?
⇒スマホで名前、メールアドレス、顔写真などをアップロードするだけで、簡単にゲスト登録が可能。来訪者登録の対応で出社する必要なし!


7.入退室情報を業務効率化にも活用できるか?⇒入退室情報を利用した勤怠の変化を確認できるため、勤怠管理がしやすい。

『SECURE AI Office Base』の具体的な機能について気になる方は、以下からお気軽にお問い合わせください。

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入退室管理システムの導入が不安な時は、プロに相談するのも1つの手

入退室管理システムの選定が終わったタイミングで悩むのが、「自社で導入するための稟議を通す準備」ではないでしょうか。また導入イメージを具体化するために、「実際に導入されたオフィスを見たい」といったケースもあるでしょう。

そんなときは、以下どちらかの対応がおすすめです。

①入退室管理システムの担当者に導入相談
⇒入退室管理システムの導入に必要な準備や、導入までの流れを相談可能

②入退出管理システムが導入されたショールームの見学
⇒実際に導入するイメージを具体化しつつ、詳細について確認可能

『SECURE AI Office Base』では、以下から簡単に「お問い合わせ + ショールームの見学」が可能です。まずは、お気軽にお問い合わせください。

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オフィスのセキュリティ対策には、入退室管理システムの導入がおすすめ!

今回は、オフィス向け入退室管理システムの特徴やできること、選定のポイントなどについて解説しました。最後にここまでの情報をまとめます。

  • 入退室管理システムでは、次の3つの対策が可能
    1. セキュリティ対策
    2. 勤怠管理の効率化
    3. 新型コロナウイルス対策
  • 入退室管理システムを選ぶときに確認するポイントは、次の7つ
    1. 賃貸契約しているオフィスでも導入可能か?
    2. 導入までにかかる時間や工事費用は?
    3. 入退室のデータは管理しやすいか?
    4. 顔認証システムなどの非接触型になっているか?
    5. オフィス内の混雑状況の確認や在籍管理は可能か?
    6. 来訪者(ゲスト)の登録がしやすいか?
    7. 勤怠管理などの業務効率化に繋がる機能はあるか?
  • 導入の相談をしたい場合は、お問い合わせするのがおすすめ!

入退室管理システムの導入を考えている場合は、「セキュリティ対策 + 勤怠管理の効率化 + コロナ対策」ができる『SECURE AI Office Base』がおすすめです。導入の相談も可能なので、一度以下からお問い合わせしてみてはいかがでしょうか。

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