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イベントの入場管理をスムーズするには?注意すべきポイントを解説!

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「イベントの入場管理をスムーズにする方法はないかな?」
「クラスター感染なども避けたい……」

これらはイベント主催者にとって、頭の痛いお悩みではないでしょうか?

そこで、イベントの入場管理と混雑を回避するポイントを以下の順で解説します。

  • イベントの入場管理で起きやすい課題
  • 入口での入場管理をスムーズに行うには?
  • コロナ禍のイベント開催で注意すべきポイント

また、イベント受付の効率化や混雑対策に役立つツールも紹介しているので、ぜひ最後までご一読ください。

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イベントの入場管理で起きる2つの課題

大勢の方に来場してもらいたい一方、イベント会場が過度に混みあうことは避けたいのが主催者の本音です。まずは、イベント会場の入口と施設が混み合うことでおきる以下の問題について解説していきます。

  • 受付で混雑が起き、来客のイベント満足度が低下
  • イベント会場内の混雑度が把握できず、感染症対策が難しい

それでは、実際の状況を想像しながら見てみましょう。

【課題1】受付で混雑が起き、イベントへの満足度が低下する

イベントを開催する時、最も人で混み合う場所が受付です。入口ゲートのオープン前から顧客が外で並んでいることもあり、開場と同時に人が集まりやすくなります。入口ではスタッフによる迅速な対応が求められますが、来場者を待たせてしまうことが少なくありません。

実際イベント受付スタッフの仕事は、以下のようにとても多いです。

■イベント受付スタッフの仕事の例

  • 入退場時の顧客の検温
  • 受付待ちの人の行列間隔の維持
  • 来場者情報の登録
  • 正しいマスク着用の確認や指示
  • アルコール消毒の使用のアナウンス

また、来場者数をカウントし、会場の収容可能人数をこえた場合は入場制限も必要です。加えて体温が37.5℃をこえる方や、体調不良を訴える方の対応もしなければなりません。

とはいえこれらの作業に時間がかかって顧客がストレスを感じると、イベントそのものの満足度低下につながってしまいます。次のイベント集客時に悪循環となる可能性もあるので、避けたいところです。

【課題2】イベント会場内の混雑度が把握できず、感染症対策が難しい

コロナ禍においては、会場内の混雑状況の把握も重要です。来場者がいつどこに密集しやすいのかを予測できない場合、「気付いたら3密となっていた」といった状況が起こりうるからです。

「トイレや売店前は混雑しやすい」などある程度の目星はつけられますが、混む時間帯や利用者層の傾向を知るには分析が必要になります。誰が感染してもおかしくないコロナ禍では、イベント主催者が来客を適切に誘導し、人と人の距離を守ることが防疫義務と言えるでしょう。

会場内でクラスター感染を引き起こしてしまうと、イベント中止はもちろん次のイベント開催にも影響が出てしまいます。感染対策の不備を指摘されることがあれば、企業の信用失墜につながってしまう可能性も。

そのため、イベント会場内の混雑度を把握したうえでの徹底した感染対策が必要になってきます。

とはいえ、実際に何をすればいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。そこで次に、イベントの入場管理や混雑対策をスムーズに行うためするべきことを解説していきます。

イベントの入場管理をスムーズにする2つの方法

イベントの入場管理をスムーズにする方法としてこちらの2つをご紹介します。

  • 検温システムを導入し、受付時間を短くする
  • 人数カウントシステムを導入し、イベント会場内の混雑度を把握する

それでは具体的に見てみましょう。

【方法1】検温システムを導入し、受付時間を短くする

コロナ禍では、建物やイベント会場のゲートで検温することがスタッフの通常業務になりました。しかし、短い時間でも来客1人1人に体温計をあてる作業は、スムーズな入場の妨げになるだけでなく飛沫・接触感染のリスクも高めます。

そこで、健康な人を少しでもスムーズに受付するために測温システムが役立ちます。たとえばクラウド型入退室管理システム「SECURE AI Office Base」なら、顔認証と同時に測温できます。

マスクの着用有無や、マスクをしたまま顔認証もできるため、イベント会場での感染対策におすすめです。SECURE AI Office Baseの詳細については、以下をご確認ください!

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【方法2】人数カウントシステムを導入し、イベント会場内の混雑度を把握する

来場者状況をはかる人数カウントシステムも、イベント会場の3密対策として効果的です。

混みやすい場所とその傾向を分析できれば、人が集まりすぎないように施設内のレイアウトを変えたり、混雑ポイントのそばに抜け道や広場を設置したりできるからです。来場者にもマスク着用と手洗い・手消毒や「3密回避」を喚起し、混雑を避けるように促すことができます。

施設の混み具合がわかるセキュアの「混雑カウント」は、入口などのイベント会場内に設置のセンサーカメラで来館者数を計測し、5段階のアイコン表示で混雑状況を表示。混雑ポイントの確認はもちろん、スタッフが顧客対応に使った時間も計測できるため、人手が必要な場所に人を配置してスムーズな対応が可能です。

また、クラウドサーバーでデータを保存・分析できるためデータ管理を効率化し、システム導入にかかる負担も抑えられます。

混雑状況を可視化することで密を減らし、スタッフの顧客対応にかかる工数も抑えたい方は以下からお問い合わせください。

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ここまで、イベントの入場管理をスムーズにする方法とおすすめのシステムをご紹介しました。「ほかに気をつけるべきことは?」という方のために、コロナ禍におけるイベント管理で注意すべき点を解説していきます。

コロナ禍におけるイベントの管理で注意すべき3つのポイントとは?

コロナ禍のイベント管理で気をつけるべきことは多いですが、特に注意すべきポイントを以下の3つに絞って解説します。

  1. お金のやりとりはキャッシュレス決済を導入する
  2. 体調不良者への対応マニュアルを作成する
  3. 会場設営も密にならないよう配慮する

1つずつ詳しく見ていきましょう。

【ポイント1】お金のやりとりはキャッシュレス決済を導入する

イベントや施設内での物販や飲食の支払いなどお金のやりとりは、キャッシュレス決済に対応することをおすすめします。店舗での支払いをより円滑にし、レジ前の列などの混雑対策になるからです。

一般的なキャッシュレス決済は以下の通りです。

  • クレジットカード:VISA、Master、JCBなど
  • デビットカード決済:VISA、Master、JCB など
  • スマホアプリ決済:PayPay、LINE Pay、楽天ペイ、Googleペイ など
  • 電子マネー決済(アプリ以外):nanaco、WAON、Suica など

キャッシュレス決済ならお釣りを渡す必要がないので会計がスムーズになり、時間の短縮に有効です。しかも顧客は買い物でポイント割引が使えたり、スマホアプリの場合携帯電話1つで簡単に決済できたりします。

スマホアプリ決済について「電波やシステム不具合が不安」という声も聞かれますが、世界的に普及し始めている支払方法です。3密対策と顧客の利便性を考えてもメリットが大きいため、まだの方はスマホアプリにも対応したキャッシュレス決済を導入してみてはいかがでしょうか。

【ポイント2】体調不良者への対応マニュアルを作成する

受付で来客の発熱を確認したり会場内で体調不良者が出たりした場合に備えて、対応マニュアルを作成し、スタッフに配布することも重要です。そして、実際の場面で焦らないために、スタッフの接客研修で体調不良者への処置も練習しておくことをおすすめします。

マニュアルには具体的な対応手順はもちろん、管轄の保健所や感染相談センターの連絡先も記しておくと安心です。また、イベント主催側だけでなく出展者など関係者にもマニュアルを配布しておくと、問題が起きたときの対応がスムーズになります。

なお、イベントでの感染対策についてはこちらの記事で更に詳しく解説しています。ぜひご一読ください。

参考:イベント開催時の感染対策7つ!感染発生後の対応もあわせて紹介!

【ポイント3】会場設営も密にならないよう配慮する

イベント会場でどんなに感染対策をしても、症状の浅いコロナ感染者の入場を完全に防ぐことは難しいです。そのため、コロナウィルスの感染者が入場した場合でも、クラスター感染をひきおこさない対策が求められます。

そこで、「密」を避ける会場設営に役立つ情報をまとめました!

  • 誘致企業のイベントブースの間隔を広く設定する
  • 展示ホール内の通路の幅は規定値以上(3m~)にする
  • トイレや受付の待ち列は1~2m間隔で床面シールを貼る
  • 観覧席の間隔をあける
  • 対面ブースはアクリル板など仕切りを設置する
  • 搬入出口やドアを開放して換気する

このように会場設営で細部まで気を配ることで、顧客の安全を守れるのはもちろん、イベント開催する企業の信用も守れるのではないでしょうか。

まとめ:イベント入場管理は密を避ける対策から!

イベント会場での入場管理や施設内の混雑対策には、人々が1か所に集まりすぎないように密を避ける以下の対応をおすすめします。

  • 無人の検温システムを導入して入場受付を効率化
  • 混雑度を把握するシステムを導入して「密」対策を練る
  • 会計業務はできるだけキャッシュレス決済に対応
  • 体調不良者への対応マニュアルの作成と共有、スタッフ教育をしておく
  • 密集、密接、密閉を避けるレイアウトを設営

これら1つ1つが顧客の安心安全と「行って良かった」と思われる満足度の向上につながります。検温システムや混雑の見える化ツールは、一度導入しておけば今後も有効活用が可能です。オフラインイベントや施設運営にお悩みの方は、検討されてみてはいかがでしょうか。

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