オフィスはこれからクラウド管理に！オフィス外から業務効率化につながる管理が可能なクラウドサービスとは？
新しい働き方が浸透していく中、オフィスにいなくてもオフィス管理をすることが求められています。
この管理を可能にする、クラウドサービスをご紹介いたします。
目次
クラウドサービスとは？
クラウド（クラウド・コンピューティング）は、コンピューターの利用形態の1つです。
インターネットなどのネットワークに接続されたコンピューター（サーバー）が提供するサービスを、利用者はネットワーク経由で手元のパソコンやスマートフォンで使います。
クラウドの特徴の1つは、利用にあたって、コンピューター（サーバー）の所在地が意識されない点です。
喩えるならば、雲（クラウド）の中にあるコンピューターを地上から利用しているようなイメージです。
そして、クラウドの形態で提供されるサービスを「クラウドサービス」と言います。
従来のコンピューターの利用形態では、利用者は手元のパソコンの中にあるソフトウェアやデータを利用していました。
しかしクラウドサービスでは、ネットワークを経由し、雲（クラウド）の中にあるソフトウェアやデータをサービスの形でつかうのです。
クラウドサービスのメリット
1.導入が容易
導入が容易でリスクが少ないことが、業務用クラウドサービスを使うもっとも大きなメリットかもしれません。
これまでの業務用ソフトウエアは、会社のコンピュータ（サーバー）の中に入れて使うものでした。
そして、これらのソフトウエアは会社が購入するものであったため、新しいソフトウエアを導入するまでに、慎重に吟味する必要がありました。
新しいシステムを導入したが、十分に使いこなせず、無駄にしてしまったという例も、少なくないでしょう。
その点、クラウドサービスは、サービス提供会社が保持し管理するサービスをネットワーク経由で利用するため、利用者側はソフトウエアを購入したり、独自に開発する必要がありません。
そのため、導入の際に大きな投資をしたりする必要もなく、使えないシステムを購入してしまうリスクなどもありません。
まずは試しに利用してみて、良ければ使い続けるという手軽さがクラウドサービスは優れています。
2.運用が楽
クラウドでは、ハードウエアも、それを置くスペースや動かすための電力も、すべてをサービス提供会社が保持し管理します。
また、業務用のアプリケーションや基本的なOSソフトなどの維持管理も、すべてサービス提供会社が行います。
そのために、社内に持ったハードやソフトを維持管理するための人手や電気代、ハードウエアの置き場にかかる家賃、セキュリティ対策費用など、運用コストが大幅に削減でき、会社にとって大きなメリットになります。
また、利用できるソフトウエアは常に最新のものが提供されます。
このため、これまでは手動で行っていたバージョンアップ等の作業も不要になります。
3.「月額いくら」「1ユーザいくら」という従量課金で使える
「サービスを利用する」というスタイルのクラウドでは、使っていないときには、費用が発生しないというメリットがあります。
そのため、例えば年度末の繁忙期1ヶ月間には、複数の人が入力作業のために使用するが、それ以外のシーズンは管理用に1人が使えればよい…というような利用方法も可能です。
「月額いくら」「1ユーザいくら」という従量課金のクラウドサービスは、必要な時に必要な分だけ利用して、サービスの利用料を支払います。
必要最小限のサービス利用で無駄を省けます。
クラウドサービスの利用の注意点
1.カスタマイズが苦手
これは、自社独自のシステムを開発して所有した場合との比較です。
良くも、悪くもクラウドサービスは既製品です。
何から何まで、自分の会社の都合に合わせてシステムを構築することと比較すれば、ぴったりこないこともあります。
ただし、例えば会計ソフトのクラウドサービスなどは、個々の会社の状況に合わせて設定できる項目を多く備えていますので、不自由極まりないといったことはありません。
2.サービス継続の不安
サービスを提供している会社が、倒産などでサービスを中止してしまったり、ネットワーク障害やサイバー攻撃等でサービスを継続できなくなったりすることもあり得ます。
無料のクラウドサービスなどでは、このようなことがしばしばありますが、業務用の有料サービスでは、あまりありません。
とはいえ、起こらないことではありませんので、できるだけしっかりした会社から提供されているサービスを選ぶことは大切でしょう。
サービスの内容が企業向けか個人向けかを見極めること、サービスレベルや約款に留意することが必要です。
3.セキュリティ性
クラウドは、社内のサーバーではなく外部サーバーにデータを保存し、インターネットを介してアクセスする仕組みのため、第三者からの攻撃に対する対策を十分に行う必要があります。
また業務上、多くのユーザーがアクセスし、同じデータを共有することになるため、権限のない不正なユーザーにアクセスされる可能性や、誤操作によるデータ消失などのリスクにも備えることが必要です。
オフィスのクラウド化とは？
従業員の「働き方」や「行動様式」はコロナウイルスの出現により見直されることとなりました。
今や企業のテレワーク導入は珍しいものではなくなり、優秀な人材確保のためにリモートワークは必須条件となりつつあります。
また、ABW「Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」と呼ばれる、働く人が作業をするために最適な場所を自分で選ぶことができるワークスタイルも浸透しつつあります。
その中で、従来の「オフィスに出社し、決められた席で働く」というスタイルが変わることにより、オフィスにいなくてもオフィス管理をする必要が出てきました。この「オフィスにいなくてもオフィス管理をする」ことがオフィスのクラウド化です。
オフィス管理のクラウドサービス3選
オフィスのクラウド化を促進させる、おススメツールを3つご紹介いたします。
クラウド入退室管理システム「SECURE AI Office Base」
効率良くオフィスや社員の管理をしていくためには、勤怠管理や居場所の確認ができる『AI Office Base』がおすすめです。
入室時の測温やマスクチェックなども自動で行うため、コロナ対策にも役立ちます。
また、クラウドで一括管理するため、オフィスの管理者がどこにいても、全てのオフィスを管理する事ができます。
社員が出社していない事も増える中、オフィス環境のセキュリティを守るのは難しくなってきています。
クラウドシステムを利用することにより、解決することができます。
ワークプレイス統合ソフトウエア「WorkstyleOS」
WorkstyleOSはアプリケーションやIoT、外部サービスを相互連携させることで、さまざまなワークスペースとモノ、行動、そして人をつなげ、どこでも安全・安心・快適なはたらき方を実現します。
WorkstyleOSを基盤とし、アプリケーションやIoT、外部サービスを相互連携することで、
ワーカーの行動履歴・評価・環境情報を分析・可視化し、AIによる自動化・ファシリテート・レコメンドを行います。
WorkstyleOSでは、主に以下のことが実現可能です。
〇会議室チェックイン
・クラウドカレンダー上で予定作成・会議室予約・ゲストの招待までが１画面で完結。
・管理画面で会議室の利用状況が一望。
〇入退室チェックイン
・QRコード認証や顔認証など、さまざまな認証方法でセキュアに入館。
・ゲート連携で入館時の手続きや取り次ぎを省約。
・ゲストは招待メールのQRコードだけで入館処理とゲートの解錠が完了。
〇受付チェックイン
・iPadの受付アプリでスマートに受付対応。
クラウドオフィスツール「Sococo」
Sococoは、仮想オフィス空間で音声、ビデオ、チャット、画面共有することにより、遠隔地にいる社員の方とも、あたかも傍にいるかのような一体感を持って業務に取り組むことが可能になります。
〇離れていても気軽に声をかけ合える
どの社員が何をしているかが一目で分かるので、テレワーク中のコミュニケーションの取りにくさが解消されます。
アバターで自分の状況を知らせ、実際のオフィスのように気軽に声をかけ合うことが可能。
他の社員の会話も聞こえるので一体感が生まれます。
〇オフィスでも在宅勤務でも『一緒に仕事』ができるクラウドオフィスツール
職場と在宅勤務中のスタッフ、さらに他の事務所や店舗、営業先など、同じ空間に居ない社員同士が、声を掛けあったり、会議に呼び出したり…と、文字や声、映像で、簡単にコミュニケーションをとることができます。
タブレット端末やスマートフォン等を持って外出先でも利用可能。
自分のアバターを操作し、文字や声、映像で、場所が離れていても簡単にコミュニケーションをとることができます。
〇いまお使いのWEB会議ツールと連携可能
すでに使用しているWEB会議ツール（Googleハングアウト・Zoom・Webex・Teams）と併用可能。
思いついたらSococoからワンクリックで会議を立ち上げられます。会議への招待も、同僚のアバターをタッチするだけです。
まとめ
働き方が大きく変動する中、社内の管理体制やシステムも柔軟に対応する必要があります。システムをうまく活用すれば、業務効率を大幅に改善することも可能です。
社内外関係なく、スムーズに仕事を進めるためにもクラウドシステムの導入を検討されてはいかがでしょうか。
